Principales plataformas para trabajo colaborativo en 2021

El software de colaboración en línea hace que sea simple y fácil para los equipos trabajar juntos en una amplia gama de tareas generales y especializadas.

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La colaboración es la nueva normalidad en el lugar de trabajo, y ya no se espera que los colaboradores trabajen separados unos de otros. Este enfoque en la colaboración debería significar una mayor eficiencia y una mayor productividad, pero solo se puede lograr si tienes las mejores herramientas.

Las principales plataformas de trabajo colaborativo que encontrarás aquí pueden ofrecer todo, desde el almacenamiento de documentos en la nube para administrar las tareas diarias, hasta videoconferencias para reuniones en línea, y todo funciona igual de bien en dispositivos móviles, así como en computadoras de escritorio y portátiles.

Por encima de todo, deben ser fáciles de entender, de usar y reducir los malentendidos. Todos los colaboradores deben estar capacitados para poder hablar con la persona adecuada, en cualquier lugar de la empresa, para abordar el mismo problema. Y luego resolver ese problema dentro de un flujo de trabajo aceptable.

En este artículo, te presentamos a continuación las principales plataformas de trabajo colaborativo que seleccionamos para aprovechar al máximo en tus equipos y ganar en productividad y eficiencia.

1. Monday.com.

Monday es una plataforma de gestión de trabajo en la nube personalizable que ayuda a las empresas a integrar sus aplicaciones y software de administración de proyectos. Funciona desde 2014 y en junio de 2021 comenzó a cotizar en bolsa. Esta herramienta permite a los equipos y organizaciones mejorar la eficiencia operacional a través del seguimiento de proyectos y flujos de trabajo, trabajo colaborativo y visualización de datos. 

Admite capacidades de automatización y soporta integraciones con otras aplicaciones de trabajo. En 2020 se integró a Microsoft Teams y luego con Adobe Creative Cloud.

A través de esta plataforma, puedes gestionar todos tus procesos y tener una vista de todo lo que ocurre en tu organización. Asimismo, puedes visualizar todas las actividades de tus equipos en tiempo real y en la misma plataforma. 

Esto es posible gracias a los tableros que posee, los cuales son muy similares a las planillas de Excel. Poseen columnas preestablecidas por el usuario y cada una puede contener un proyecto, proceso, tarea o lista de tareas, o cualquier actividad medible en una empresa.  

Existen 3 tipos de tableros en monday.com: 

• Tableros principales: pueden ser visualizados por cualquier miembro de la empresa. En ellos se asignan las actividades generales.
• Tableros privados: pueden ser visualizados solo por usuarios específicos. Son tableros para invitar a personas específicas de la empresa para realizar tareas colaborativas.
• Tableros compartidos: son para compartir con otras personas ajenas a la empresa (clientes, trabajadores freelance, proveedores, etc.)

Entre las ventajas más destacadas de esta plataforma podemos mencionar que es de fácil acceso, se adapta a las necesidades de los equipos, permite monitorear las actividades de los colaboradores, presenta análisis e informes, se integra con otras herramientas y es colaborativa.

2. Asana.

Asana existe desde 2008, lo que la convierte en una veterana en el ámbito de la colaboración, y empresas como Intel, Uber, Pinterest y TED la utilizan como su método principal de comunicación.

Se ha diseñado como una forma sencilla para que las empresas realicen un seguimiento del trabajo de los colaboradores y obtengan los mejores resultados posibles. Con la plataforma, puedes crear listas de tareas pendientes para proyectos en curso, establecer recordatorios para las próximas fechas límite y enviar solicitudes a tus colegas. Los miembros del equipo también pueden asignar comentarios a las publicaciones dentro de la aplicación.

Puedes organizar todos tus proyectos en un formato de lista o tablero, y hay una función de búsqueda para que consigas localizar trabajos anteriores rápidamente. En resumen, Asana es una forma muy efectiva de mantenerse organizado y facilitar las conversaciones cuando se trata de actualizaciones sobre cómo avanza el trabajo.

3. Trello.

Otra herramienta de trabajo colaborativo eficiente y fácil de utilizar es Trello. Se encuentra disponible en la web y con aplicaciones móviles. Además, te permite organizar proyectos fácilmente y trabajar en ellos con colegas.

La plataforma te ayuda a trabajar con tableros o listas, que se pueden organizar por equipos y diferentes tareas. Y dentro de estos, puedes configurar listas de tareas pendientes y delegar entre colegas. También existe la opción de asignar comentarios a las tarjetas, una forma rápida de dar retroalimentación a los demás.

Además, Trello cuenta con una serie de integraciones con aplicaciones como Evernote, GitHub, Google Drive y Slack. Puede descargar la aplicación de forma gratuita, pero hay opciones premium disponibles que dan acceso a más funciones.

El nivel de precios Premium desbloquea una serie de funciones administrativas adicionales para una mejor organización. También hay una edición Enterprise que tiene un precio de acuerdo con la cantidad de usuarios requeridos y proporciona algunas características adicionales de administración organizacional.

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4. Kissflow.

Kissflow es una herramienta colaborativa de flujos de trabajo y de administración de procesos empresariales. Entre las características más importantes se destacan las siguientes: 

• Automatización de procesos: mantiene un control estricto sobre las tareas y lleva el poder de la automatización de manos libres a sus flujos de trabajo.
• Flujos de trabajo sin códigos: crea rápidamente flujos de trabajo simples o complejos, incluidas ramas paralelas y tareas condicionales.
• Asignación dinámica de tareas: asigna tareas de manera dinámica a través de fórmulas para que la persona designada las realice.
• SLA, fechas límites y escaladas: establece parámetros personalizados para poner de responsables a miembros del equipo y asegurarse de que el trabajo siga avanzando.
• Formularios que arrastran y sueltan: presenta diseños personalizados, tablas y validaciones de datos.
• Control de acceso: reduce los riesgos evitando que los usuarios no autorizados accedan a campos o datos confidenciales.
• Informes: utiliza métricas de antigüedad, tablas dinámicas o informes personalizados para realizar un seguimiento y mejorar la eficiencia del proceso.   

5. Slack.

Slack es sin duda una poderosa herramienta de colaboración, con millones de usuarios en todo el mundo. Es una plataforma increíblemente inteligente y puedes obtenerla en dispositivos móviles y de escritorio. Permite el envío de mensajes directos (DM) y archivos a una sola persona o un grupo de colaboradores, y existe la capacidad de organizar conversaciones en diferentes canales (quizás para proyectos específicos, uno para soporte técnico, chat general, etc.).

La aplicación también admite videollamadas. Puedes usar la función para hablar con tus colegas sobre proyectos y trabajar en profundidad, sin tener que escribir todo en un DM. Si bien esto no reemplaza los servicios de almacenamiento en la nube, puedes arrastrar, soltar y compartir archivos con tus colegas directamente desde Slack. También es compatible con servicios como Google Drive, Dropbox y Box.

Para redondear las cosas, Slack incluso tiene una versión gratuita, aunque como era de esperar tiene limitaciones (en términos de la cantidad de mensajes almacenados, espacio de almacenamiento general, etc.).

6. Microsoft 365.

Microsoft Office sigue siendo la suite ofimática más utilizada y, por lo tanto, importante, y aunque hay competidores como OpenOffice y Google Workspace (anteriormente G Suite), todavía no han alcanzado el mismo nivel de funcionalidad y facilidad de uso. usar.

Por lo tanto, dado que es probable que Microsoft Office esté en el corazón de muchas empresas, el cambio a Microsoft 365 ofrece una serie de ventajas, entre ellas la capacidad de que los equipos colaboren directamente en el mismo conjunto de documentos. Esto podría ser cualquier cosa, desde turnos de trabajo en una hoja de cálculo de Excel, hasta una presentación en PowerPoint o informes de clientes escritos en Word.

A esto se suma que Microsoft Teams ahora viene con varios paquetes de Microsoft 365, lo que permite la integración de Comunicaciones Unificadas con el software de oficina tradicional.

Lo que hace que Microsoft 365 sea más atractivo es que, como plataforma alojada en la nube, se puede usar no solo con Windows, sino también con Mac, Android e iOS. En general, Microsoft 365 no solo ofrece una gran suite ofimática, sino una que también está firmemente diseñada para colaborar y compartir con los equipos.

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Esta fue nuestra selección de las principales plataformas de trabajo colaborativo que hay en el mercado y puedes elegir para gestionar tus flujos de trabajo, procesos y proyectos, entre otras actividades. Tienen en común la eficiencia, la ventaja de ser intuitivas y ayudar a las empresas a gestionar equipos de trabajo más colaborativos y productivos.