Del papel a la nube: procesos e información accesibles

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Archiveros repletos de papeles, cuadernos escritos y notas en papel, empleados que destinan muchas horas de su día laboral buscando información, pérdida o deterioro de documentos por el paso del tiempo, información accesible solo para uno a la vez y si está en la oficina.

Estos son solo algunos de los problemas que enfrentan las empresas diariamente en la gestión de su información. Pero, actualmente, las empresas tienen a su alcance soluciones tecnológicas que pueden ayudarlas a resolver este tipo de inconvenientes. El mayor reto que tienen que enfrentar son los paradigmas sobre el uso del papel y la inclusión de nuevas tecnologías en sus procesos.

En otras palabras, gestionar proyectos y procesos es una tarea que necesita de tiempo y mucha organización. En el pasado las personas confiaban en las agendas físicas para administrar su tiempo y en las reuniones, llamadas y correos para sincronizar el trabajo. Sin embargo, con el auge de las tecnologías de la información y la comunicación este trabajo se ha hecho más sencillo, en especial por el uso de los software de gestión de proyectos.

Es muy probable que hayas escuchado hablar de las herramientas de gestión de proyectos o incluso que hayas probado alguna de ellas. La razón por la muchos apuestan por el uso de estas es porque ofrecen muchos beneficios a las empresas y a los grupos de trabajo. Así que, si estás pensando en utilizar una, antes de contarte cuáles son las mejores opciones disponibles, es importante que tengas claro cuáles son las ventajas que ofrecen.

  • Agilidad en la gestión. Buscar  y disponer de un documento en papel consume una tremenda cantidad de tiempo comparado con la rapidez de los archivos digitales.

  • Información actualizada. Los documentos en papel y almacenados en formato físico pueden quedarse obsoletos y han de sustituirse, la actualización de documentos en digital es inmediata.

  • Seguridad de la información y capacidad de copias. A pesar de las dudas iniciales se comprobó que la permanencia y seguridad de los archivos digitales es mucho mayor que cuando se almacenan en un lugar físico. Poder hacer copias completas y mandarlas a otra localización es la característica del formato digital más determinante en esto.
  • Seguridad de los documentos.  Con el uso de la Nube las empresas delegan el tema de la seguridad en determinados proveedores de almacenamiento. Mantener la seguridad y la integridad de los archivos ya no es un problema que deba abordar la empresa con sus propios criterios o medios.

  • Medidas de control, copias de seguridad y evitar pérdidas. Los sistemas en la Nube ya se encargan también de estas necesidades. Los antiguos sistemas de almacenamiento «en casa» no estaban dotados de estas importantes características.
  • Accesibilidad de la información. Permiten la gestión de tareas desde cualquier lugar. Las aplicaciones para la gestión de proyectos en la nube están disponibles en todo tipo de equipos, lo que significa que podrás gestionar las tareas desde un dispositivo móvil o desde un ordenador. Lo mejor de todo es que puedes hacerlo desde donde quieras, siempre y cuando cuentes con una conexión a Internet.

  • Impulsan una mejor comunicación entre los miembros de un equipo. La comunicación entre los compañeros de trabajo es fundamental, sobre todo entre quienes trabajan en un mismo proyecto. Estas herramientas incentivan la comunicación constante, dado que todos tienen acceso a las tareas y a los avances, y porque muchos sistemas incluyen chats tanto grupales como privados para que se hagan todas las consultas necesarias.

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Entonces, si buscas un gestor de proyectos debes saber que hay muchas opciones. No todas funcionan igual y tampoco se adaptan de la misma forma a todas las empresas. En mi caso particular utilizo Monday.com, ya que se trata de una aplicación simple e intuitiva con la que pude administrar el trabajo, cumplir con los plazos y comunicarme con mis colegas. Es también una gran solución para simplificar las discusiones, ver quién está trabajando en qué y mantener a todos al tanto del progreso de las tareas y proyectos.

En conclusión, con estas herramientas que utilizan la nube lograrás una mejor conectividad tanto con tus empleados que están en tu misma ubicación como con aquellos que trabajan en diferentes partes del mundo. Ya que todos estos pueden acceder a la misma información y datos en cualquier lugar, en cualquier momento. Esto se traduce en una mejor colaboración entre los miembros del equipo y conduce a un mejor rendimiento, y por lo tanto a una mejora en la productividad.

De esta manera podrás, como tantas otras empresas, evolucionar y cambiar. Ten presente que la flexibilidad se ha convertido en un componente integral para mejorar la productividad y actualmente la tecnología en la nube permite la eficiencia y la flexibilidad de monitorear las cargas de trabajo. La conveniencia de configurar y administrar una infraestructura en la nube la convierte en una opción económica de negocios.

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