Herramientas que favorecen la comunicación entre equipos de trabajo

La comunicación interna es sumamente importante para establecer relaciones de valor entre los colaboradores. Promueve el buen entendimiento, el trabajo colaborativo y una mejora en la productividad, como resultado de un manejo eficiente de los flujos de información en todas las áreas de una empresa. Pero para lograr esto es necesario contar con herramientas que favorezcan la comunicación entre los equipos de trabajo.

<<<Canales de comunicación para apoyar los procesos de tu empresa>>>

Existen en el mercado diversos tipos de herramientas que favorecen la comunicación entre los equipos de trabajo. Elegir la mejor dependerá típicamente de tus circunstancias actuales, los desafíos a los que te enfrentas cuando decides innovar o cambiar los recursos para generar una respuesta más eficaz en tus procesos y, en mayor medida, optimizar las interacciones en tus canales de comunicación.

Muchas empresas no llegan a valorar el alcance de tener una buena comunicación entre los equipos y no ponen el suficiente esfuerzo o énfasis en formalizar los flujos de información, de modo tal que sea posible establecer una conexión entre las áreas más alineada, en donde todos los colaboradores estén al tanto de las noticias más relevantes e influyentes en el logro de sus objetivos, a mediano y a largo plazo.

Esto se pone en evidencia cuando utilizan canales de comunicación como Whatsapp, no el Whatsapp Business sino el Whatsapp personal, haciendo que la comunicación empresarial se informalice al estar inserta en un ámbito cotidiano. Entonces, las conversaciones de chat se unen a la larga lista de chats no corporativos que ya figuran en los dispositivos móviles de los colaboradores.

¿Cómo se puede evitar esto? ¿Deberían prohibir el uso de Whatsapp en las empresas? La respuesta es no porque los trabajadores necesitan estar conectados a esta aplicación tan masiva ante cualquier eventualidad personal que les pueda surgir. Esto es fundamental: no prohibir sino distinguir, separar los canales informales de los formales para que estos últimos sean utilizados exclusivamente para la comunicación empresarial. 

9 herramientas que favorecen la comunicación entre los equipos de trabajo.

Y fuera de Whatsapp, ¿qué alternativas tenemos en herramientas para la comunicación entre los equipos de trabajo? A continuación, te presentamos las mejores del mercado que, en nuestra experiencia, te ayudarán a robustecer la comunicación entre colaboradores.

1. Slack.

Slack es una herramienta de comunicación en equipo. Comenzó siendo una empresa de videojuegos, pero terminó evolucionando a partir de la herramienta interna que utilizaban los colaboradores para comunicarse. Hoy en día es una de las aplicaciones más recomendadas para la comunicación organizacional, sobre todo en redacciones de periódicos y demás compañías de importancia. 

Slack ofrece salas de chat organizadas por temas, así como grupos privados y mensajes directos. Admite un cuadro de búsqueda que permite acceder a todo el contenido de la plataforma. Además, integra una gran cantidad de servicios a terceros y respalda las integraciones hechas por la comunidad. Entre las principales incorporaciones se incluyen los servicios de Google Drive, Dropbox, Heroku, IBM Bluemix, Trello, entre otras.

Admite plataformas tales como Mac, iOS y Android, permitiendo a los usuarios enviar mensajes directos, ver los comentarios y responder de forma instantánea.

2. Monday.com.

Es una plataforma de integración en la nube que permite a las empresas crear sus propias aplicaciones y softwares de administración de proyectos. Permite la gestión web y personalizable y su objetivo es ayudar a los equipos a mejorar la eficiencia operacional mediante el seguimiento de proyectos y flujos de trabajo, la visualización de datos y la colaboración en equipo. 

Tiene como ventaja la posibilidad de automatizar procesos e integrarse a otras aplicaciones de trabajo. 

3. Hubspot.

Es un software de CRM que se utiliza como desarrollador y comercializador de herramientas digitales, y que ofrece una suite completa de herramientas de marketing, ventas y atención al cliente, tanto para empresas grandes como pymes. 

Hubspot ofrece herramientas de social media marketing, content management, etc., también integraciones y servicios de terceros, como plantillas y extensiones. Por si esto fuera poco, además provee servicios de consultoría y una academia de recursos online para capacitar en marketing y ventas. Tiene la particularidad de desarrollar el concepto de Inbound marketing a través de su marketing de contenidos.

4. TeamWork.

Teamwork permite crear diferentes compañías con diferentes proyectos cada una, de modo tal que la información relativa a cada uno de estos no se confunda ni se pierda. En cada proyecto se pueden añadir personas, las cuales recibirán una invitación a Teamwork, donde podrán crear fácilmente una cuenta y seguir los mensajes por este medio.  

Además, permite llevar el hilo de los mensajes enviados a los clientes, se pueden encontrar conversaciones antiguas fácilmente y elaborar mensajes diferentes para cada tema, a fin de que las distintas conversaciones no se mezclen. En definitiva, se trata de una excelente herramienta para la gestión de proyectos que permite tener todo en un solo lugar, logrando un ahorro de tiempo y costos importante, lo cual garantiza un plus en la productividad empresarial.

5. Kissflow. 

Esta herramienta posee lo necesario para que tu equipo administre cualquier tipo de trabajo que se le presente, desde procesos altamente estructurados y sofisticados hasta tableros de proyectos veloces, y todo dentro de una misma plataforma.

6. Microsoft Teams.

Es una plataforma unificada de comunicación y colaboración que combina chat persistente en el lugar de trabajo, reuniones de video, almacenamiento de archivos e integración de aplicaciones. El servicio se integra con el paquete Office por suscripción y presenta extensiones que pueden integrarse con productos que no son de Microsoft. Por ejemplo, Teams es un competidor directo de servicios como Slack y es la evolución y actualización de Microsoft Skype for Business. 

Microsoft Teams ayuda a formar equipos de trabajo en la misma plataforma, permitiendo la edición simultánea de archivos, la creación de notas, el envío de respuestas y la vinculación de páginas web.

7. Happydonia.

Es una aplicación que permite la comunicación bidireccional entre la empresa y sus colaboradores. Entre sus características más relevantes se destacan: 

• Gestor documental donde se almacena toda la información de tu empresa y colaboradores centralizada en una misma plataforma segura. 
• Buzón de sugerencias que permite a los colaboradores proponer mejoras y comunicar su opinión sobre el entorno laboral en el que se encuentran.
• Encuestas de clima que posibilita conocer el grado de satisfacción de los colaboradores dentro del entorno laboral, a fin de mejorar la productividad mediante la motivación.

8. TeamGantt.

Es una herramienta enfocada en la planificación de tareas y proyectos a través de los gráficos de Gantt, que al ser fáciles de usar permite contar con una herramienta muy intuitiva.

Aunque se trata de un programa centrado en la planificación de proyectos, TeamGantt también incluye funcionalidades para ayudarnos en la comunicación entre los equipos de trabajo. 

Estas funcionalidades permiten convertir los cronogramas tipo Gantt a calendarios o listas de tareas personalizadas, las cuales favorecen que cada persona sepa lo que tiene que hacer en cada momento. También permite compartir documentos y que las personas implicadas en las tareas interactúen de manera colaborativa. 

9. Gain.

Gain es una herramienta de colaboración en redes sociales que permite a las agencias, administradores de redes y equipos planificar, programar, colaborar y optimizar sus procesos, y también publicaciones de aprobación de contenidos y redes sociales con el objetivo de llegar a más público.

Estas fueron las herramientas más utilizadas que favorecen la comunicación entre los equipos de trabajo. Si bien algunas están más orientadas a la gestión de proyectos y flujos de trabajo, las versiones premium poseen funcionalidades que te permiten aprovechar las bondades de la comunicación online, enviando y recibiendo mensajes, documentos y contenido multimedia dentro del entorno formal empresarial.