¿Cómo realizar la revisión de flujos y canales de comunicación?

La comunicación es un elemento fundamental en las relaciones humanas, porque requiere de la interacción con otras personas para satisfacer las necesidades de afecto y socialización.

<<<El flujo de información y la comunicación interna de tu empresa>>>

Implica el proceso mediante el cual es posible transmitir un mensaje o información a otra persona, y en las empresas este proceso denominado comunicación organizacional es muy importante para la transferencia de información valiosa que influye en las decisiones de la gestión empresarial. 

Las empresas necesitan de la comunicación para mantenerse actualizadas, cumpliendo tendencias e innovando en productos y servicios que le permiten permanecer en el mercado respondiendo a las exigencias de los consumidores y logrando un buen posicionamiento de marca que avale su crecimiento.

Sin embargo, para que la comunicación sea efectiva dentro de la organización, resulta indispensable realizar una revisión de flujos y canales de comunicación, porque a veces pueden generarse malos entendidos o problemas de comunicación que afecten la solvencia de la empresa. 

Manifestaciones de la comunicación organizacional.

La comunicación dentro de una empresa puede involucrar diferentes tipos de colaboradores y partes funcionales. Estos patrones de comunicación se denominan flujos y comúnmente se clasifican de acuerdo con la dirección de la interacción: hacia arriba, hacia abajo, horizontal, diagonal, externa. 

1. Comunicación descendente.

Cuando los líderes y gerentes comparten información con sus colaboradores podemos hablar de comunicación descendente. En otras palabras, la comunicación de superiores a subordinados en una cadena de mando es una comunicación descendente. 

Asegurar una comunicación descendente efectiva no siempre es fácil. Las diferencias en el conocimiento, la experiencia, los niveles de autoridad y el estado hacen posible que el remitente y el destinatario no compartan las mismas opiniones del contexto, lo cual puede propiciar que los mensajes se malinterpreten. 

2. Comunicación ascendente.

La comunicación ascendente es la transmisión de información desde los niveles inferiores de una organización a los superiores. La situación más común son los colaboradores que se comunican con los gerentes. De hecho, los gerentes que fomentan la comunicación ascendente fomentan la cooperación, obtienen apoyo y reducen la frustración entre sus colaboradores. 

El contenido de dicha comunicación puede incluir solicitudes, estimaciones, propuestas, quejas, apelaciones, informes y cualquier otra información dirigida de subordinados a superiores. La comunicación ascendente se hace a menudo en respuesta a la comunicación descendente. 

Por ejemplo, cuando los colaboradores responden a una pregunta de su gerente. En este sentido, la comunicación ascendente es una buena medida acerca de si la comunicación descendente de una empresa es eficaz. 

La disponibilidad de canales de comunicación afecta la satisfacción general de los colaboradores con la comunicación ascendente. Por ejemplo, una política de puertas abiertas envía la señal a los empleados de que el gerente agradece las conversaciones improvisadas y otras comunicaciones. 

Es probable que esto haga que los trabajadores se sientan satisfechos con su nivel de acceso a los canales de comunicación ascendente y menos aprensivos a la hora de comunicarse con sus superiores.

Para la administración, la comunicación ascendente es una fuente importante de información que puede informar las decisiones comerciales. Ayuda a alertar a la gerencia de nuevos desarrollos, niveles de desempeño y otros problemas que pueden requerir tu atención.

3. Comunicación horizontal.

La comunicación horizontal, también llamada comunicación lateral, implica el flujo de mensajes entre individuos y grupos en el mismo nivel de una organización, en oposición a arriba o abajo. Compartir información, resolver problemas y colaborar horizontalmente suele ser más oportuno, directo y eficiente que la comunicación ascendente o descendente, ya que ocurre directamente entre personas que trabajan en el mismo entorno. 

La comunicación dentro de un equipo es un ejemplo de comunicación horizontal; los miembros coordinan tareas, trabajan juntos y resuelven conflictos. La comunicación horizontal ocurre formalmente en reuniones, presentaciones y comunicación electrónica formal, e informalmente en otros intercambios más casuales dentro de la oficina.

Revisión de flujos y canales de comunicación.

Tanto si los flujos y canales de comunicación se inscriben dentro de la organización ascendente, descendente u horizontal, deberás saber que es muy frecuente que se susciten problemas que obstaculizan la correcta comunicación entre los miembros de una empresa, ya sea a nivel departamental o del conjunto. Por tal motivo, hemos recopilado aquellas molestias más comunes que afectan a la comunicación y cómo evitarlas o solucionarlas.

1. Alta cantidad / primacía de la comunicación informal. 

Los canales informales de comunicación son útiles en ciertas situaciones, pero se necesita de canales formales que sean claros, trazables y efectivos. La comunicación informal no es trazable y puede ocasionar pérdidas de información, y el incorrecto funcionamiento de los procesos de la empresa.

Por eso hay que evitarla en lo posible. Un canal específico para la interacción empresarial puede reducir la informalidad de los flujos y canales de comunicación en tu empresa.

2. Canales ineficientes, procesos de comunicación demasiado complejos. 

La comunicación también puede ser ineficiente aunque sea formal, o los canales demasiado enrevesados, lo que puede generar demoras en la entrega y decodificación de los flujos y canales de comunicación. Ahí corre por cuenta de cada colaborador asumir la disciplina para desarrollar una comunicación eficiente y duradera.

3. Cuellos de botella en la comunicación. 

En el caso de que la comunicación y / o el avance del flujo de comunicación se nuclee en una sola persona para un proceso, puede que se genere un cuello de botella que atrase o demore los procesos. Fomentar desde la dirección el Feedback comunicacional ayudará a que los flujos y canales de comunicación sean efectivos. 

4. Falta de acceso a la información. 

Si las personas necesitan de información para realizar correctamente su trabajo, y la misma no es fácilmente accesible, puede impedir la ejecución del mismo. De similar manera, si la información necesaria debe ser solicitada en repetidas oportunidades a una persona que la comparte, es ineficiente y hace perder tiempo a ambas partes. En este panorama, la comunicación horizontal puede mejorar notablemente esta deficiencia.

5. Silos de información. 

Si hay incorrecta comunicación entre las áreas, pueden generarse silos de información, donde un área no tiene visibilidad sobre el trabajo de la otra. Pueden surgir problemas como duplicaciones de carga de información o trabajo, errores, etc. Se pueden detener o evitar los silos manteniendo una comunicación más horizontal que busque alinear la información de todas las áreas. 

En definitiva, para realizar una correcta revisión de flujos y canales de comunicación debes atender a los posibles problemas que están interfiriendo en lograr un adecuado intercambio de información. Si has identificado alguno o varios de estos problemas, formalizar los flujos de comunicación, además de fomentar que su estructura sea más horizontal, permitirá a todos los miembros obtener acceso a información valiosa de tu empresa, potenciando así su sentido de pertenencia.