Compras y Ventas: ¿Cuál es la principal relación entre estas áreas?

Toda empresa medianamente organizada en áreas definidas tiene un área de compras y otra de ventas, puesto que son dos de los activos más importantes para el funcionamiento diario y el cumplimiento de los objetivos comerciales. Sin la compra de insumos o materias primas para la fabricación no habría productos para vender a los consumidores, y si no se vendiera lo producido las empresas no obtendrían retorno de la inversión.

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Sin embargo, muchas veces no hay esta sinergia entre compras y ventas, ya que por sus procesos y objetivos específicos de área tienden a evitar trabajar colaborativamente. No obstante, ambos departamentos tienen más en común de lo que suponen, por lo que una perspectiva coordinada de sus funciones agregaría un valor significativo a los resultados que alcance cualquier empresa.

Tratar de alinear compras y ventas puede representar un desafío si ambas áreas toman decisiones sin considerar las necesidades de la organización en su conjunto para lograr los objetivos. En este artículo, nos proponemos justamente analizar la relación entre compras y ventas, estableciendo sus principales puntos de contacto y por qué es importante su alineación. 

¿Qué relación existe entre compras y ventas?

El área de compras, en primer lugar, tiene diversas funciones, entre las que se destaca asegurar los suministros para que la empresa pueda realizar adecuadamente la actividad comercial de ventas. Al mismo tiempo, debe lograr reducir el costo de los productos o materias primas que adquiere y alinear sus procesos con el resto de las áreas, que también contribuyen en la efectiva gestión de las compras.

Por otro lado, el área de ventas tendrá que cumplir con objetivos de ventas previamente trazados, por lo que deberá guiar a los clientes acerca de los productos y precios que manejan y brindarle un servicio personalizado que facilite la venta. Sin embargo, en el trayecto de querer alcanzar estos objetivos muchas veces solo se preocupa por el precio y en menor medida por el valor agregado de lo que vende o produce.

En este sentido, es importante considerar el valor del producto o servicio ofrecido, a fin de que los consumidores puedan cubrir mejor sus necesidades, buscando además potenciar la experiencia de compra y postventa. 

Después de todo lo expuesto, podemos sostener que la relación que se establece entre compras y ventas reside en que el área de ventas depende del área de compras para adquirir el inventario y cumplir con las ventas esperadas. En tanto que el área de compras depende del área de ventas permitiendo el tiempo suficiente de espera entre el momento en que se realiza el pedido y la fecha de cumplimiento prometida. El personal de compras puede facilitar este proceso al comunicar abiertamente cuánto tiempo llevará obtener los productos o materias primas para poder comercializarse.

A la vez, el personal de ventas puede ayudar prometiendo a los clientes solo lo que es factible y posible conseguir para el área de compras. Si por ejemplo eres fabricante de calzados y tardas dos semanas en conseguir los materiales para cubrir pedidos de un modelo muy demandado, puede ser contraproducente prometer a tus clientes que tu empresa tendrá listo el pedido en menos de dos semanas.

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Mejores prácticas para alinear compras y ventas 

La colaboración es esencial para toda empresa que quiere que sus equipos se desarrollen juntos. La formación de estos equipos impulsa el éxito porque distribuye el trabajo y brinda conocimientos compartidos a todos los colaboradores de ambas áreas. Si compras y ventas trabajan juntas, será más fácil la sincronización de los procesos. Por lo tanto, los objetivos de las dos áreas podrán cumplirse más rápidamente. A continuación, enumeramos las mejores prácticas para alinear compras y ventas.

1. Mantener una comunicación consistente.

La comunicación efectiva entre los equipos de compras y ventas parece una obviedad pero en realidad no lo es, ya que si las personas responsables de gestionar las compras no saben la cantidad de materias primas que necesitan para comenzar la producción no es posible coordinar con el equipo comercial la cantidad que se va a comercializar en función de la demanda. Si existe una comunicación fluida, compras sabrá cuántos insumos debe adquirir de sus proveedores para la fabricación, lo que le permitirá ahorrar costos y a ventas estar suficientemente abastecido.

2. Comprender el trabajo de la otra área.

Los objetivos de la propia área son importantes pero también hay que saber entender las necesidades de la otra área, los roles, funciones, responsabilidades y todo lo que contribuye con el alcance de los objetivos organizacionales. Por consiguiente, si ventas notifica a compras que la demanda aumentó, entonces, compras tendrá que ver cómo aumenta la cantidad de adquisiciones sin incrementar los costos. De igual manera, si compras advierte que inevitablemente los costos de las materias primas aumentan, ventas tendrá que fijar precios a sus productos directamente proporcionales con esa suba de costos.

3. Actualizar sobre la información importante.

Compartir la información relevante con tus colaboradores es importante para reducir los posibles cuellos de botella en compras o ventas. Mantener las actualizaciones de todos los cambios que se producen en el mercado ayudará a planificar mejor la gestión de compras en el futuro para evitar los retrasos en la entrega, demoras en la fabricación y posible escasez de materiales. 

Planificar siempre es la mejor estrategia que pueden implementar no solamente las áreas de compras y ventas sino todas, ya que esto es lo que permite finalmente reducir riesgos y cumplir los objetivos estratégicos trazados. 

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En definitiva, compras y ventas son dos departamentos sumamente importantes para el correcto funcionamiento de una empresa. Compras es el área encargada de proveer los suministros, materiales o insumos necesarios para llevar adelante la producción que luego se transformará en productos terminados y listos para ser comercializados. Saber con certeza la cantidad a comprar a los proveedores permite al área de ventas satisfacer la demanda y mantener satisfechos a los clientes, además de ahorrar en costos, tanto para que no haya exceso de existencias como desabastecimiento.