Tipos de órdenes de compra: ¿Cómo adaptar tu proceso?

La comunicación efectiva en el manejo de los negocios es primordial para garantizar el correcto funcionamiento de los procesos internos y externos de tu empresa. Por este motivo, cuando se ejecutan las solicitudes de compras es importante que se realicen de la mejor manera posible para evitar confusiones o inconvenientes. Hay que tener en cuenta que no todas las solicitudes son iguales, lo que determina que se categoricen los tipos de órdenes de compra según las necesidades de producción y comercialización. 

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Las órdenes de compra son documentos que facilitan a las empresas y proveedores las negociaciones en el proceso de adquisición de materias primas para la producción y entender las necesidades de cada sector. Contribuyen en el manejo de los procesos más relevantes de la organización, a fin de establecer un criterio de estandarización frente a posibles auditorías o procedimientos legales que intenten identificar anomalías en los números de adquisiciones o un error en las solicitudes. 

Incorporar órdenes de compra es una manera eficaz de estandarizar el proceso de compras y obtener un seguimiento más efectivo de los materiales que se compran, de cómo la fabricación opera sobre esos materiales y cómo el producto resultante es comercializado al consumidor final. En este artículo, te contamos cuáles son los tipos de órdenes de compra principales que configuran el proceso de compras.

¿Qué son las órdenes de compra?

Una orden de compra es un documento formal y legal que se entrega al proveedor para notificarle dónde debe entregar el pedido de compras solicitado. El documento debe detallar el tipo de producto o servicio y la cantidad, el precio, las condiciones de pago y el punto de entrega. Las órdenes de compra son útiles tanto para el comprador como para el vendedor, porque permiten la comunicación abierta entre ambas partes, a fin de evitar malentendidos. 

Una orden de compra asegura que los proveedores visualicen el pedido y verifiquen si pueden cumplirlo antes de comprometerse a llevarlo a cabo. Tras la aceptación del proveedor, la orden de compra se convierte en un contrato que deberá cumplirse en el mismo tiempo estipulado en el contrato. Incluir una orden de compra es la mejor manera de formalizar el proceso de compra, porque permite visibilizar todo el recorrido de la negociación, poniendo especial atención a los movimientos de compra. 

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Tipos de órdenes de compra 

Existen varios tipos de órdenes de compra para organizar los pedidos de adquisición en una empresa. A continuación, enumeramos los 4 tipos más importantes.

1. Orden de compra estándar.

Es el tipo de orden de compra más utilizado, porque incluye detalles como el precio, la cantidad de material, las condiciones de pago y la fecha de solicitud. Este tipo de orden de pago se emplea cuando se efectúan compras de bienes o servicios con regularidad en una compañía. Resulta una forma segura al solicitar una cantidad de bienes específica, en función de la demanda y necesidades de comercialización de una empresa.

2. Orden de compra planificada.

Este tipo de orden de compra es utilizado cuando no se conoce a ciencia cierta la fecha de la entrega pero se manifiesta la necesidad de adquirir un producto o servicio en el futuro. Una orden de compra planificada puede realizarse de manera habitual y luego ajustar la fecha de entrega notificando al proveedor, en función de las necesidades de la empresa en un periodo de tiempo determinado.

3. Orden de compra abierta.

Una orden de compra abierta se ejecuta cuando se desconocen algunos detalles de la solicitud, razón por la cual será necesario establecer plazos de entrega específicos y fijar la cantidad de productos o materia prima requeridos. Por supuesto que compras debe solicitarle al proveedor en ese lapso de tiempo una cantidad máxima de productos calculando lo que podría necesitar la empresa para comercializar los productos o servicios a los consumidores. 

En este tipo de orden de compra hay mayor riesgo y grado de incertidumbre que en la compra planificada, que al menos se conocen más detalles de la posible fecha de entrega.

4. Orden de compra por contrato.

Ahora bien, la orden de compra por contrato se utiliza normalmente cuando se efectúa un contrato específico por un producto o servicio. En este tipo de compra, debe haber un acuerdo entre comprador y proveedor, pero no teniendo en cuenta los precios de la oferta y la demanda, sino a partir de un convenio definido entre las partes involucradas. En otras palabras, el precio y las condiciones de negociación no las define el mercado sino la empresa y el proveedor, en un contrato consensuado. 

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En resumen, una orden de compra es un documento formal y legal donde se inscriben los detalles de una solicitud de compra y reconocemos 4 tipos de órdenes de compra: compra estándar, compra planificada, compra abierta y compra por contrato. Cada tipo de orden de compra permite dar cuenta de si la información cotejada entre las partes es la correcta, agiliza los procesos de compra y proporciona eficiencia no solo en el área de compras sino también en el de ventas y de toda tu empresa a nivel global.