¿Cómo lograr mayor visibilidad del estado de tus proyectos y equipos?

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La visibilidad del estado de tus proyectos y equipos es el registro de desempeño del proyecto, incluida la asignación de recursos y los riesgos potenciales. Una mayor visibilidad garantiza que todos los involucrados en el proyecto comprendan cuál es el objetivo y cuál es el papel en el cumplimiento del mismo.

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Sin duda, la visibilidad evoca imágenes de informes en tiempo real, paneles de cartera, mosaicos de métricas y cuadros de mando. Estas herramientas son vitales para la visibilidad del estado de tus proyectos y equipos, pero son solo una parte del rompecabezas.

La visibilidad del proyecto también requiere una sólida comunicación y colaboración y es por esto que impacta en el equipo, el director del proyecto y las partes interesadas de diferentes formas.

El equipo del proyecto confía en la visibilidad para:

  • Comprender su papel en un proyecto.
  • Realizar un seguimiento y priorizar el trabajo en varios proyectos.
  • Utilizar la versión correcta de los documentos.
  • Reconocer la importancia del proyecto para la organización en general.

El director del proyecto

Como contacto principal para un proyecto, la visibilidad ayuda a los gerentes de proyecto a:

  • Realizar un seguimiento y volver a planificar el proyecto según sea necesario.
  • Proporcionar actualizaciones oportunas a las partes interesadas y al equipo.
  • Identificar y abordar los riesgos.
  • Asegurarse de que todos los miembros del equipo contribuyan al proyecto.
  • Trabajar fácilmente con contratistas externos.

Partes interesadas del proyecto

Las partes interesadas y la administración necesitan visibilidad en todos los proyectos y carteras para:

La visibilidad crea responsabilidad por el éxito y permite a los equipos tomar decisiones para impulsar el proyecto.

Causas comunes de visibilidad del proyecto

Hay una serie de factores que pueden contribuir a la falta de visibilidad de un proyecto. Aquí hay tres desafíos comunes a los que debes estar atento.

1. Sin herramienta de gestión de proyectos.

La visibilidad entre proyectos y carteras requiere formas de trabajo estandarizadas.

Si cada proyecto se entrega utilizando un método o herramienta diferente, no existe una base común para el seguimiento y la presentación de informes. 

2. Sin gestión de documentos.

Sin un repositorio central para la información y la documentación del proyecto, es probable que cada miembro del equipo tenga una versión diferente de un documento guardado en una ubicación oscura a la que solo ellos puedan acceder.

En poco tiempo, las tareas se retrasarán o se completarán incorrectamente.

3. Sin plan de comunicación.

¿Compartes actualizaciones con tu equipo regularmente por correo electrónico? ¿Se discuten y aprueban las decisiones clave en una herramienta de chat? ¿El patrocinador de tu proyecto necesita un informe semanal en una hoja de cálculo o presentación?

El uso de múltiples canales de comunicación conduce a una imagen fragmentada del proyecto. Perderás demasiado tiempo tratando de obtener actualizaciones del equipo, mientras que las partes interesadas tendrán dificultades para lidiar con los riesgos.

¿Cómo mejorar la visibilidad del estado de tus proyectos y equipos?

A continuación, te ofrecemos una serie de recursos prácticos que puedes utilizar para mejorar la visibilidad del estado de tus proyectos y equipos.

  1. Utilizar un tablero de indicadores en gestión de proyectos y a nivel operativo.

El tablero de indicadores es una herramienta gerencial que tiene por objetivo principal presentar el estado actual de uno o varios elementos de la medición (KPIs, planes, estrategias, iniciativas) de la gestión de una compañía, ya sea a nivel global o por cada una de sus áreas o procesos.

En el caso de la gestión de proyectos y el nivel operativo, utilizar un tablero de indicadores te permitirá llevar un seguimiento de las etapas en que se encuentra un proyecto y tomar decisiones en función de los datos que registren, a fin de garantizar el avance y finalización de dicho proyecto, mediante alertas que detecten retrasos y anticipen desviaciones que pongan en peligro la entrega.

  1. Trabajar en función de actividades y tareas pendientes.

Las tareas realizadas ya dejaron de ser un problema porque, de una u otra manera, fueron ejecutadas. El objetivo debe enfocarse, en este caso, en aquellas tareas y actividades que se fueron retrasando por distintos motivos y luego figuran como pendientes porque no están finalizadas aún.

Ahí deberás hacer una revisión de tus procesos en la gestión de proyectos para determinar en qué se está fallando, por qué no se cumplen los plazos, etc. Y una vez identificada la causa, elaborar una solución efectiva que minimice los riesgos.

  1. No perder las buenas “viejas” prácticas.

  • Reunión de seguimiento semanal, en donde los project manager, responsables de áreas técnicas, compras y administración deben estar presentes.
  • Reuniones específicas para tratamientos específicos, solo con personas pertinentes y conocedoras de los problemas, cuyo objetivo es definir los planes de acción.
  1. Generar indicadores de proyectos visibles.

Estos indicadores de gestión de proyectos te permitirán obtener mayor visibilidad del estado de tus proyectos y equipos, además de mantener al tanto a los involucrados de las últimas novedades por si tienen que identificar un posible riesgo que ponga en peligro la concreción del proyecto.

  1. Incorporar en la oficina un panel de información de libre acceso para cada área. 

Cada panel de información de libre acceso te ayudará a adquirir más visibilidad del estado de tus proyectos y equipos y será mucho más fácil su control y seguimiento desde el inicio hasta la etapa final de verificación y entrega.

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En palabras finales, diremos que la importancia de lograr mayor visibilidad del estado de tus proyectos y equipos reside en poder trabajar colaborativamente coordinando acciones para mejorar el progreso de tus proyectos e implementar tableros de indicadores que revelen métricas reales de tu gestión y de los avances de tu equipo.

 

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