Principales problemas en la gestión de calidad: ¿Cómo evitarlos?

El objetivo de cualquier negocio en marcha basado en la fabricación es tener, entre otras cosas, un control adecuado de la calidad del producto. Esto es natural ya que se espera que cada equipo de producción preste mucha atención a su régimen de gestión de calidad, a fin de conocer si se van a alcanzar los objetivos finales, la reducción de costos y la maximización de beneficios. 

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De hecho, muchas empresas están comenzando a asignar cada vez más recursos para garantizar que sus productos tengan un control de calidad adecuado. Alrededor de los años 90, surgió el término y la práctica conocida como “gestión de calidad”. Al principio, fue defendido por los japoneses que experimentaron un notable crecimiento y éxito con este método, y luego el resto del mundo comenzó a adoptarlo.

A pesar de las ventajas aparentemente obvias que esta práctica aporta a una empresa, existen problemas o dificultades que amenazan con disminuir su eficacia. Si no se abordan con celeridad, estos problemas pueden tomar por sorpresa a la empresa y dar lugar a consecuencias negativas. En este artículo, haremos un repaso por los principales problemas en la gestión de calidad.

¿Qué significa tener problemas en la gestión de calidad?

A lo largo del proceso de fabricación, pueden suceder diversos problemas que afecten la producción. El resultado final de estos problemas son defectos, deficiencias o variaciones significativas en el funcionamiento o la apariencia esperados del producto final. Pero otros problemas incluyen interrupciones a lo largo de la cadena de suministro, largos plazos de entrega y un exceso de inventario. 

Entonces, en términos más generales, los problemas en la gestión de calidad no son solo con el producto final, sino con todas las maniobras que pueden salir mal antes de su producción. Si pasan desapercibidos, o incluso, si no se controlan, pueden causar obstáculos generalizados a la productividad y al equilibrio organizacional. 

Problemas en la gestión de calidad

Son muchos los problemas que suelen manifestarse en la gestión de calidad, y la mayoría involucra a una desatención de los procesos típicos de la cadena de suministro. A continuación, seleccionamos los más importantes y que urge resolver para mejorar la experiencia del consumidor

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1. Exceso de documentación.

Debido a la naturaleza elaborada de un producto determinado, puede ser necesaria una gran cantidad de documentación para su funcionalidad. Sin embargo, cuando el énfasis en la documentación se vuelve demasiado evidente, dicha funcionalidad se ve amenazada y afectada. Se ha descubierto que los colaboradores e incluso la alta dirección a veces pueden sentirse superados con el exceso de documentación, lo que los acobarda con todo el proceso. El resultado de estos desafíos es que el proceso ya no cumple su propósito como debería.

El papeleo en sí mismo es útil para la eficiencia y eficacia general del proceso. Sin embargo, no debe ser el punto focal del proceso de la gestión de calidad. El proceso no tiene como objetivo crear un exceso de documentación. Los documentos se utilizarán para la comunicación, la prueba del resultado y la gestión del conocimiento dentro de la organización.

2. Gestión por departamento.

Reducir el trabajo de control de calidad a un solo departamento forma parte del viejo paradigma empresarial. Establece que solo el área de control de calidad tiene la garantía de salvaguardar la fabricación precisa de los productos de la empresa. Pero hoy en día, el pensamiento estratégico sostiene que la organización debe tener un enfoque más integral. Cada área debe verse a sí misma como parte del todo y ser responsable de producir un producto de calidad. 

Lo que sucede en el piso de producción es solo el resultado final de cómo opera toda la organización. Crear toda la cultura de calidad dentro de toda la empresa producirá creatividad y productividad. Esta cultura debe ejemplificarse y comunicarse claramente para que sea suficiente para el cambio.

3. Burocracia apretada.

Cuando el régimen de la gestión de calidad demuestra ser demasiado rígido, la efectividad se verá restringida. El mundo de los negocios y el mercado, incluyendo las necesidades de los clientes, se encuentran en constante evolución. Por este motivo, se espera que la empresa evolucione con ellos. 

Sin embargo, la evolución de las empresas muy rígidas resulta una tarea muy difícil. Además las empresas con tendencia hacia la rigidez no pueden explotar las diversas oportunidades emergentes en las prácticas de gestión de calidad.

4. Falta de recursos y de tiempo.

Al suponer erróneamente que cada departamento tiene sus propias responsabilidades, la alta dirección no ha estado dispuesta a asignar suficiente tiempo y recursos al control de calidad. Tradicionalmente, no se han sentido responsables de corregir errores o fallas que desafían la calidad. Consideran el gasto de tiempo como una pérdida de sus funciones separadas y prefieren relegarlas a una sola área. No supieron ver la gravedad de la situación. 

De acuerdo con la Encuesta de Gestión de Calidad 2012-2013 de LNS Research, la gerencia todavía ve la calidad como un departamento y no como una preocupación de toda la empresa. La mala calidad tiene un costo para la empresa. Para mitigar este costo, toda la empresa debe asumir la calidad como una responsabilidad colectiva y dedicarle los recursos y el tiempo que requiere para ser óptima en todos los aspectos. 

5. Resistencia a la tecnología.

La tecnología hace que las empresas mejoren significativamente y actualicen sus sistemas, procesos y conjuntos de habilidades. Todo esto se orienta a lograr una mejora a nivel general. Mientras que los colaboradores y los mandos intermedios tienden a adoptar los cambios y mejoras, la tecnología a menudo encuentra resistencia en los niveles superiores. Si bien esto no siempre es así y puede ocurrir al revés, es innegable que los líderes empresariales y CEOs son los que deciden finalmente si se adopta una tecnología o no.

La alta dirección y empresas pueden dedicarse a sus sistemas heredados y resistirse al cambio. La mayoría de las herramientas tecnológicas representan una inversión sustancial de tiempo y recursos para la empresa y no se reemplazan fácil o voluntariamente.

6. Falta de equipos de calidad.

Los equipos de calidad y de producción relacionados con la gestión de calidad representan una inversión financiera diferencial para una empresa. Este equipo debe ser confiable y estar bien mantenido. Si bien muchas empresas detectan rápidamente los problemas y las deficiencias, no están tan preparadas para invertir en equipos de calidad. Los equipos dedicados pueden priorizar y encargarse de la reparación, renovación y reemplazo del equipo con prontitud.

Las finanzas de la empresa deben asignarse para estas necesidades con anticipación para que los recursos no se desperdicien. Si bien las empresas esperan lo mejor del taller, deben estar dispuestas a proporcionar equipos actualizados y eficientes. El costo de la mala calidad para una empresa no se puede comparar con los costos de un equipo de calidad.

7. Ausencia de compatibilidad con las políticas de la empresa.

Para que un proceso de gestión de la calidad logre los objetivos previstos, debe convertirse en una estrategia y ser la mejor opción para la empresa. Este ajuste estratégico se logra cuando las metas, los objetivos y las políticas de la empresa están en sintonía con el proceso. No importa cuán optimizado pueda parecer un proceso de gestión de calidad, si no está alineado con las políticas de la empresa, entonces ya está destinado a fallar. 

Tu empresa necesita establecer la mejor manera de lograr sus objetivos de gestión de calidad, por lo que debes estar alineado con las políticas y estrategias de toda la organización. Algunos modelos, como ISO 9001, han sido criticados por estar demasiado orientados a los resultados y dejar de lado cómo lograr dichos resultados en sintonía con las políticas y objetivos de la empresa.

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En conclusión, los problemas de gestión de calidad deben abordarse rápidamente si tu organización desea obtener todos los beneficios del proceso. La primera forma de resolver un problema es identificarlo y en función de ello trazar medidas para reducir sus efectos. Hay que tener en cuenta que los objetivos de la gestión de calidad estén alineados con la estrategia de la empresa y, básicamente, adaptarse a los cambios del mercado a fin de producir bienes y servicios acordes con los estándares de calidad que los consumidores esperan para mantener el ciclo de compra.