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      Manual de calidad: La importancia de este documento en las empresas

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      Mantener los estándares de calidad es fundamental para las empresas que buscan cumplir con los requisitos del cliente y obtener ventajas competitivas a través de las ventas y la calidad de los productos o servicios. Muchas empresas eligen implementar un sistema de gestión de calidad (SGC) para cumplir con estos estándares. Por tal motivo, estas organizaciones pueden crear un manual de calidad efectivo para garantizar su cumplimiento.

      <<<Control de calidad: 5 indicadores imprescindibles>>>

       

      Un manual de calidad eficaz puede ayudar a tu organización a mejorar su rendimiento y cumplir o superar los requisitos de ISO. La elaboración de este manual permite describir cómo se llevará a cabo el proceso de gestión de calidad, su alcance, políticas a seguir y los procedimientos así como los controles que van a establecerse para su implementación. 

      El manual de calidad incluye tanto requerimientos internos (de la organización) como externos (clientes, proveedores, socios, etc.). En este artículo, profundizaremos sobre la importancia del manual de calidad, cuándo es necesario, principales beneficios y cómo elaborarlo correctamente.

       

      ¿Qué es un manual de calidad?

      Un manual de calidad es un documento corporativo que proporciona pautas para que una organización mantenga los procesos y requisitos del sistema de calidad de su SGC. Un sistema de gestión de la calidad (SGC) es un conjunto de procesos y procedimientos que utiliza una organización para garantizar que sus productos y servicios cumplan o superen los requisitos reglamentarios y del cliente.

      Ahora bien, un manual de calidad ISO cumple con los requisitos de una norma ISO, como ISO 9001:2015 o AS9100 RevD. Este documento describe las políticas y procedimientos específicos, así como otro tipo de información relevante, a la que se adhiere una organización para acatar con el requisito de cumplimiento de ISO, mejorar el rendimiento y satisfacer a los clientes.

      Los objetivos principales de un manual de calidad son comunicar los logros y resultados en el sector de calidad de una empresa, a fin de conocer las necesidades y compartir conocimientos y experiencias a nivel interno como externo. Cabe destacar que el manual de calidad también ayuda a mejorar la transparencia y promover la mejora continua según ciertos parámetros previamente establecidos.

       

      ¿Cuándo es necesario un manual de calidad?

      Este documento suele ser necesario cuando una organización quiere establecer, mejorar o certificar su sistema de gestión de la calidad. Para mejorar el desempeño de la calidad, muchas empresas elaboran un manual de calidad. Un manual eficaz y procedimientos de un nivel superior pueden ayudar a tu organización a mejorar su rendimiento y eficiencia, así como a cumplir o superar las expectativas del cliente y los requisitos reglamentarios.

      Si bien no es un requisito para todas las empresas desarrollar un manual de calidad, la creación de este documento puede significar un activo importante para establecer estándares, comprender y abordar las ineficiencias, identificar oportunidades de mejora y alinear los objetivos de la empresa.

      <<<Principios de la gestión de calidad>>>

       

      Beneficios de contar con un manual de calidad

      Un manual de calidad es beneficioso para las organizaciones porque les ayuda a organizar su SGC, cumplir con los estándares de calidad y mejorar la satisfacción de sus clientes. A continuación, enumeramos más beneficios importantes.

      • Asegurar la comprensión y cumplimiento de los requisitos legales por parte de todos los miembros de la empresa.
      • Garantizar que los procesos internos generen más valor.
      • Promover un control permanente sobre cada proceso individual inscrito dentro de un sistema de gestión de calidad, con el objetivo de identificar rápidamente los fallos, de llegar a manifestarse.
      • Definir los procedimientos de calidad para que la actividad productiva y los outputs se presenten de forma uniforme.
      • Detectar las necesidades y crear las condiciones pertinentes para alcanzar la mejora continua.
      • Busca mejorar la comunicación tanto interna como externa.
      • Optimizar los resultados a partir de objetivos claros orientados principalmente a la eficacia y desempeño de la organización.

       

      Cómo elaborar un manual de calidad 

      Cuando se trata de crear tu propio sistema con un manual de calidad ISO 9001 personalizado, es probable que el proceso varíe para cada negocio. Dar los pasos correctos desde el principio te permitirá mantenerte organizado/a y garantizará que tengas todo lo que necesitas para cumplir con tus objetivos de calidad.

      Ahora te presentamos algunos consejos para comenzar a elaborar un manual de calidad que establezca adecuadamente las expectativas de tu empresa:

      1. Consejos de escritura.

      • Identifica la estructura y el formato que tendrá tu manual;
      • Crea un esquema del manual;
      • Enumera las políticas que necesitarás escribir;
      • Escribe las políticas, los procedimientos y la terminología pertinentes;
      • Redacta tu manual de calidad tal como lo concebiste;
      • Obtén información sobre el borrador de todas las áreas;
      • Mantén una actitud de mejora continua y haz revisiones periódicas;
      • Solicita al organismo de certificación de tu elección que evalúe tu manual y tu desempeño con respecto a las normas ISO;
      • Obtén aprobación formal y liberación.

      2. Información que no debería faltar.

      El contenido específico de tu manual y SGC dependerá de cuál de las normas ISO te empeñes por cumplir y la naturaleza de tu negocio. Sin embargo, existen muchos componentes comunes que suelen aparecer en los manuales de calidad que deberías tener en cuenta para incluir, según la necesidad:

      • Organigrama empresarial;
      • Declaraciones de política para los requisitos estándar aplicables;
      • Una explicación detallada de cómo la empresa estructura la documentación;
      • Procedimientos de operación;
      • Definiciones de terminología relevante para la industria a la que pertenece tu negocio;
      • Auditorías internas;
      • Auditorías externas;
      • Revisiones de gestión;
      • Contexto de la empresa (con respecto a la cultura de la empresa y la participación comunitaria);
      • Áreas de mejora y demostraciones de acción correctiva;
      • Política de calidad, incluyendo tu propósito y alcance.

      Cuando escribas tu manual de rendimiento, es posible que el contenido varíe de esta lista, pero lo importante a considerar aquí es que tu manual de calidad cumpla su propósito en última instancia, al proporcionar la documentación adecuada para cumplir con la norma ISO de tu elección.

      3. Actualizaciones del manual de calidad.

      Una vez que está finalizado, un manual de calidad debe revisarse y actualizarse regularmente para garantizar que se mantenga actualizado. La frecuencia de las revisiones y actualizaciones dependerá de los cambios que se produzcan dentro de la organización. En general, un manual debe revisarse al menos una vez al año.

      <<<Productos: Cómo establecer un procedimiento para el control de calidad>>>

       

      Para concluir, el manual de calidad es una pieza clave para garantizar la mejora continua en los procesos de una organización. A través de este documento escrito que recopila los requerimientos de un sistema de gestión de calidad (SGC), podrás tener una visión global de las áreas de mejora y las oportunidades comerciales para aprovechar al máximo los talentos internos, a fin de crear productos y servicios que satisfagan a los clientes y agreguen valor a tu negocio. 

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