Automatización y transformación digital: la clave para el crecimiento

Sin duda, a estas alturas, ya has visto y escuchado a las personas haciendo espuma en su fervor por la revolución digital. Si no es la palabra de moda de la década, ciertamente está entre los diez primeros. La automatización es otro candidato para el primer puesto. Pero si ambos giran en torno a hacer que las operaciones comerciales sean más eficientes, ¿cuál es la diferencia exactamente?

<<< Revolución digital: La ventaja competitiva de adaptarse >>>

Transformación digital o automatización: ¿hay alguna diferencia? 

Si bien los términos "automatización" y "transformación digital" a menudo se usan indistintamente, tienen significados muy diferentes. La automatización implica la aplicación de tecnología para hacer que los procesos se ejecuten por sí mismos, haciendo que esos procesos sean más eficientes y aumentando la transparencia y las capacidades de informes. En resumen, la automatización es un medio para un fin, y el fin deseado es la transformación digital. 

<<< Diseño de procesos: 5 pasos para aumentar la productividad de tu área >>>

Gartner argumenta que la transformación digital requiere no solo hacer que los procesos existentes sean más eficientes, sino también crear o desbloquear un nuevo valor para los clientes. 

Es cierto que las expectativas de los clientes evolucionan constantemente con las tecnologías emergentes, y que las empresas están adoptando en gran medida la transformación digital en un intento por seguir cumpliendo esas expectativas.

Sin embargo, esta es una visión algo limitada de la transformación digital, ya que excluye cualquier ganancia de esta que no beneficie directamente al cliente, como la transformación de la cultura de la empresa al proporcionar a los empleados una mayor satisfacción laboral al permitirles centrarse en proyectos más interesantes que tareas administrativas repetitivas.

Entonces, ¿qué es la transformación digital?

La transformación digital es la práctica de usar la tecnología para cambiar radicalmente tu negocio para buscar nuevas fuentes de ingresos y modelos comerciales y evitar interrupciones.

La transformación digital implica más que simplemente mover todo a la nube y adoptar una variedad de procesos digitales. Según George Westerman , autor de Leading Digital: Transformando la tecnología en transformación empresarial , la transformación digital implica un "replanteamiento radical de cómo una organización utiliza la tecnología, las personas y los procesos para cambiar fundamentalmente el rendimiento empresarial". 

La transformación digital no es un proyecto de TI aislado. En cambio, es la combinación de numerosos proyectos que transforman cada aspecto de su organización para ser digital primero. 

Veamos algunas de las formas en que esto puede desarrollarse:

• Actualizando tu tecnología subyacente (renovación o reemplazo de sistemas heredados).
• Cambiando la forma en que atiendes a tus clientes (cada vez más a través de dispositivos móviles o en varios canales diferentes).
• Automatizando tus procesos para una mayor eficiencia.
• Integrando con terceros para ofrecer mejores experiencias al cliente.

La verdadera transformación digital se trata de aprovechar todas las herramientas digitales a su disposición, incluidas las capacidades de automatización y análisis de datos, para transformar fundamentalmente la forma en que tu empresa opera y toma decisiones. 

Esto incluye fomentar una cultura de innovación e iterar continuamente tus ofertas e incluso tu modelo de negocio para ofrecer la mejor versión posible de tu producto, no solo para tu negocio sino también para tu industria. 

La transformación digital exitosa es proactiva en lugar de receptiva: es el territorio de las empresas que lidera la carga en su industria, no simplemente responde a la interrupción. 

Las empresas que siempre se citan como pioneras de la transformación digital son compañías como Netflix y Uber que interrumpieron por completo sus industrias al usar la tecnología y los datos disponibles para reimaginar sus productos y abordar las necesidades que los clientes ni siquiera sabían que tenían. 

Para tener la oportunidad de hacer lo mismo en tu propia industria, incluso en una escala menor, debes tener el dedo en el pulso de ella y sus relaciones con los clientes, para lo cual la información ofrecida por el análisis de datos es indispensable.

La automatización de procesos es la clave para la transformación digital 

La automatización de procesos es un paso necesario hacia la transformación digital. La implementación y socialización de la automatización en todo el negocio significa que equipos completos se benefician del flujo de trabajo recientemente eficiente, no solo de TI. 

La automatización de los flujos de trabajo diarios se encuentra en el corazón de una transformación digital exitosa. Si tu empresa aún no tiene una solución simple de automatización del flujo de trabajo, es recomendable comenzar a buscarla ahora. 

Con una plataforma de este tipo, puedes digitalizar formularios para empleados y clientes y automatizar tus procesos de rutina y medir su efectividad. Con estos datos, puedes reducir los puntos débiles para impulsar un cambio genuino y mejorar el rendimiento empresarial de innumerables maneras. 

Sin la automatización del flujo de trabajo, todavía estarías lidiando con procesos manuales, en cuyo caso la amenaza de ser interrumpido y volverse irrelevante es real.

Si bien optimizar la forma en que se realiza el trabajo para mejorar la productividad y la eficiencia es deseable en sí mismo, para obtener los mejores resultados, la automatización de tus procesos debe alinearse con una estrategia comercial más amplia. 

¿Qué esperas lograr a través de la automatización? ¿Cómo agregarás valor la automatización a tus clientes? ¿Puedes ir un paso más allá y ofrecer un valor que realmente te diferencie de tus competidores o cambie completamente los parámetros de tu industria?

Aquí hay algunas maneras en que la automatización puede ayudar a encaminarte hacia una verdadera transformación digital:

Brindar un servicio al cliente de clase mundial

El exceso de servicio al cliente es lo más importante que puedes hacer para aumentar los ingresos. Si no lo haces, los consumidores de hoy pasarán rápidamente a la competencia.

Los clientes de hoy están acostumbrados a poder interactuar con organizaciones en línea en cualquier momento. Si necesitan información de tu empresa y solo está disponible durante el horario comercial, se sentirán frustrados y se sentirán incómodos. La automatización garantiza que tus clientes tengan una experiencia fluida permitiéndoles acceder a la información cuando la necesiten.

Cuando los colaboradores pierden el tiempo realizando tareas manuales como perseguir aprobaciones internas, tienen menos tiempo para concentrarse en brindar un excelente servicio al cliente, mientras que las aprobaciones automatizadas liberan su tiempo para que pueda invertirse en lo que es importante: clientes.

Aumentar la eficiencia y la precisión para que los colaboradores puedan concentrarse en el trabajo que importa

La automatización puede permitirte acelerar significativamente las operaciones al tiempo que reduce los errores al hacerse cargo de todas las tareas manuales repetitivas realizadas anteriormente por las personas. Con una mayor eficiencia, aumenta la capacidad, lo que facilita el escalado de las operaciones a medida que crece.

¿Cómo sería la aplicación comercial moderna y transformada? Indudablemente:

• Automatza formularios y flujos de trabajo para que no sea necesario imprimir, firmar y escanear.
• Integra sistemas y bases de datos para reducir la tediosa entrada manual de datos.
• Envía documentos de forma inteligente a la persona adecuada en el momento adecuado para garantizar que se cumplan las restricciones comerciales.
• Admite automáticamente todos los dispositivos móviles y acelera el proceso de aprobación al proporcionar acceso 24/7 desde cualquier lugar.

Más trabajo gratificante, mejor cultura laboral

La automatización libera a tu personal para realizar tareas más desafiantes o creativas, lo que en última instancia es más gratificante y genera colaboradores más satisfechos y comprometidos. Cuando tu personal está comprometido, se preocupa más por el trabajo que realiza, lo que se traduce en éxito comercial. 

También puedes facilitar la vida de sus desarrolladores utilizando una solución de automatización de flujo de trabajo con un enfoque visual y de bajo código, que le permite proporcionar funcionalidad empresarial en aplicaciones web y difundir ese desarrollo entre más personas: los "desarrolladores ciudadanos" en tu organización. Esto, a su vez, alivia la presión sobre los equipos de TI y los libera para centrarse en las necesidades comerciales más importantes.

Facilitar el trabajo en equipo rompiendo silos

Los flujos de trabajo automatizados integrados pueden cerrar brechas y romper silos para promover la colaboración entre diferentes equipos y partes del negocio, facilitando la cooperación interfuncional. 

Al exponer a tus trabajadores diferentes funciones, les permites obtener una mayor visión del negocio en su conjunto, creando un clima favorable a la innovación. 

Con una solución de automatización de procesos con las capacidades de integración adecuadas , puede automatizar los flujos de trabajo entre diversas funciones, como marketing, gestión de relaciones con clientes, ventas, soporte y finanzas. 

Mejorar la transparencia y la supervisión estratégica 

Cuando automatizas los procesos de negocios, obtienes acceso a una gran cantidad de datos que no necesariamente rastreabas antes. Esto ofrece una mayor visibilidad sobre qué procesos tienen éxito y cuáles podrían optimizarse aún más. 

Analizar todos estos datos también permite un mejor posicionamiento estratégico y evaluación de riesgos, lo que le permite adelantarse a la curva y desarrollar propuestas de valor que cumplan con la promesa de la transformación digital.

Aumentar la seguridad y el cumplimiento

La automatización puede contribuir a la seguridad y el cumplimiento de varias maneras. En una encuesta reciente de RedHat, el 47% de las empresas dijo que mejorar la seguridad y el cumplimiento eran los principales impulsores para implementar herramientas de automatización. 

La automatización facilita la identificación de vulnerabilidades y la implementación de soluciones, lo que permite a las empresas ser proactivas y abordar las vulnerabilidades antes de que ocurran las infracciones. El software inteligente también puede aprender qué constituye el uso normal y detectar automáticamente los riesgos, como las violaciones de la política de seguridad.

Reducir de costos

La automatización puede ayudar a reducir los desperdicios, por así decirlo. Al digitalizar y automatizar procesos como la entrada de datos, la gestión de documentos, los procesos financieros y los flujos de trabajo de aprobación, no solo ahorra cientos de horas, sino que también ahorras dinero al reducir el desperdicio, incluidos, entre otros, cientos o miles de resmas de cartuchos de papel y tinta salvado sin papel.

Si bien la automatización en sí misma no equivale a la transformación digital, es una parte fundamental del proceso.

Las herramientas de automatización de procesos comerciales son el primer paso en su viaje hacia la transformación digital.