ADN empresarial: Cómo crear un funcionamiento sostenible a largo plazo

Fundar una empresa, sin duda, constituye un logro personal importante y un beneficio colectivo más importante aún, pero crear un funcionamiento sostenible a largo plazo puede convertirse en todo un desafío, porque requiere de un arduo trabajo estratégico colaborativo y una capacidad sobresaliente de gestión para obtener una efectiva alineación de los procesos, personas involucradas y tecnologías, como herramientas para aumentar la productividad de los equipos.

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Las empresas más exitosas basan su éxito en la gestión, objetivos estratégicos, visión, misión y valores que las impulsó a construir una identidad corporativa reconocida por sus clientes y ocupando un lugar destacado dentro del mercado. 

Sin embargo, las empresas emergentes y en crecimiento aún están peleando por un lugar, y si bien poseen la ventaja de ser más adaptables por tratarse de compañías jóvenes, en muchos casos tienden a replicar modelos tradicionales creyendo erróneamente que si les sirvió a empresas de larga trayectoria, a ellas también les servirá, y se equivocan. 

Si por un lado, las empresas tradicionales avalan su progreso manteniendo una estructura vertical, las empresas en crecimiento mejor posicionadas han demostrado que establecer una estructura horizontal permite una mejor alineación y comunicación entre las distintas áreas, integrando procesos y flujos de trabajo de modo tal que se logra aumentar la productividad notablemente y también la satisfacción de los colaboradores. 

De esto se trata crear un funcionamiento sostenible a largo plazo, porque no basta con contratar a los mejores talentos si descuidas los procesos, así como de nada sirve llenarse de tecnologías de automatización si el personal no les saca el máximo provecho por falta de capacitación. Para estar correctamente alineada, tu empresa debe tener procesos formalizados, personas capacitadas y tecnologías pensadas para dar respuestas efectivas a tus necesidades.

Ahora veamos por separado en qué consisten estos tres niveles que te permitirán lograr un funcionamiento sostenible a largo plazo en tu empresa.

Procesos.

Los procesos, como ya reiteramos en artículos anteriores, son las formas en que hacemos las diferentes actividades y tareas en algún ámbito de la vida. En este caso, estamos hablando de los procesos empresariales, los cuales hacen referencia a la hoja de ruta que utilizamos para realizar cualquier actividad o función dentro de una empresa. 

Para que un proceso funcione correctamente y sea más eficiente, debe responder a tres variables: estar formalizado, documentado y automatizado. Un proceso formalizado significa que existe un inicio, progreso y finalización determinados de una actividad, un plazo establecido para realizarla y un responsable de la misma. 

Que haya un responsable de una actividad específica que debe completar en determinado tiempo implica que el proceso está formalizado, porque nadie más es responsable de dicha actividad ni puede intervenir, hasta tanto esté completa para su seguimiento.

Además de estar formalizado el proceso, es necesario que esté documentado. No basta con que el responsable sepa lo que tiene que hacer y lo cumpla, para que los supervisores puedan medir su desempeño, la actividad debe quedar registrada en alguna base de datos accesible a los interesados e involucrados en la tarea realizada.

Por ejemplo, en una época muy muy lejana en que el Excel era lo mejor en herramientas empresariales, se podían utilizar las planillas para registrar todas las actividades de una empresa y los procesos de las mismas.

Hoy en la actualidad usar Excel es realizar trabajo manual y repetitivo que, en un mundo tan globalizado y cambiante, resta valor en lugar de sumar, porque te hace perder tiempo valioso que puedes emplear en generar ideas para mejorar la calidad de vida de las personas con un trabajo enfocado en sus necesidades. 

La tercera variable de un proceso llega en respuesta a la documentación de las actividades y tareas: la automatización. Automatizar procesos te permite poder prescindir de herramientas como Excel contratando herramientas digitales para suprimir las tareas repetitivas que demandan mucho tiempo. 

Si tuvieras que establecer un orden de adecuación de estas tres variables de los procesos para manejar un funcionamiento sostenible a largo plazo, deberías seguir justamente este orden: formalizar-documentar-automatizar. 

Personas.

Las personas en las empresas son sumamente importantes para el funcionamiento sostenible a largo plazo. Ellas son el motor de arranque de las organizaciones para perdurar en el tiempo y ser al mismo tiempo rentables y comprometidas con los clientes. 

En este sentido, las personas son las que trabajan por procesos en las empresas. Son las responsables de sus propias funciones y actividades, utilizando las competencias de su campo para desempeñarlas de manera eficiente y eficaz.

Sin personas contratadas que colaboren en las distintas actividades, las empresas no sobrevivirían, pero tampoco podrían sobrevivir sin clientes que generen ganancias. Por consiguiente, los clientes son parte de esta burbuja que categorizamos como personas. 

Tecnologías. 

La importancia de las tecnologías para las empresas no radica solamente en las innovaciones tecnológicas para estar a la vanguardia de los cambios del mercado, sino también en la infraestructura empresarial que sostiene a todas las áreas para que puedan funcionar como corresponde, según los objetivos generales y estrategias de crecimiento planteados por la dirección. 

Muchas empresas suponen que invertir en tecnología es lo único que necesitan para escalar, pero se olvidan de que las herramientas digitales no sirven si no hay quienes las puedan utilizar adecuadamente y sacarle el provecho necesario que las convierta en una ventaja, en lugar de un gasto. Por este motivo, se debe capacitar al personal en la implementación de softwares y ecosistemas tecnológicos para integrar procesos y flujos de trabajo.

Pero hay un aspecto más que es muy importante y por el cual la tecnología pierde eficacia si no se tiene en cuenta. Sin procesos debidamente formalizados, la automatización que puede generar una herramienta digital resulta inútil, poco productiva y nada rentable. ¿Cómo puedes automatizar aquello que no sabes si es automatizable? Insistimos: formaliza, documenta y recién automatiza. 

En conclusión, si quieres obtener un funcionamiento sostenible a largo plazo, debes alinear los procesos, las personas y las tecnologías, para que trabajando de manera colaborativa aúnen esfuerzos en optimizar los flujos de trabajo, que a la vez brindarán un mejor servicio a tus clientes, que estos mismos premiarán eligiendo tu marca.