Beneficios de contar con un proceso de ventas

En el proceso comercial del área de ventas da lo mismo que el equipo esté integrado por 20 personas que si estuviera conformado por solo dos integrantes, puesto que hablar de proceso no es el equivalente a procedimiento. El proceso es como el esqueleto macro de una secuencia de acciones destinadas a cumplir un objetivo, en este caso, cerrar una venta.

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En tanto, el procedimiento remite a la forma en que cada representante de ventas ejecuta su propio proceso de ventas. Cada uno tiene sus habilidades particulares para emplear en función del objetivo a lograr. Es decir, se busca que el equipo comercial alcance el mismo objetivo, pero individualmente cada representante tiene su propia impronta para desempeñar la actividad.

El objetivo primordial del proceso de ventas es vender, por lo tanto, si se alcanza este objetivo, significa que el desempeño del equipo comercial es eficiente y está bien estandarizado. En relación con esto, la propuesta para este artículo es enumerar los beneficios de contar con un proceso de ventas.

1. Permite estandarizar el proceso comercial.

Un proceso comercial estandarizado o formalizado posibilita que exista una mayor visibilidad de las tareas que integran los procesos de ventas de cada representante. Si bien cada uno tiene su forma particular de realizar el proceso que es única, la formalización del proceso ayuda a entender las actividades y tareas por etapas, y poder visualizar el progreso de las mismas.

Además, el hecho de que todo un equipo siga la misma metodología de trabajo permite definir indicadores que dan cuenta del avance del proceso comercial hasta el cierre de ventas con el cliente.

Típicamente, cuando el área de marketing asigna a ventas un SQL, la instancia que se busca alcanzar es tener un primer contacto. Pero para que haya un primer contacto, es necesario abrir la conversación con el cliente potencial. 

Una conversación se puede abrir a través de un número telefónico. Si no se ha podido acceder a este dato, contar con un correo electrónico puede ser de gran utilidad. De este modo, el representante abrirá una secuencia de ventas para abrir conversación con el cliente potencial.

El primer contacto representa el primer estadío del proceso de ventas. Luego, existen otras reuniones: la reunión exploratoria, el relevamiento, la propuesta de trabajo, después viene una instancia de negociación y finalmente un cierre ganado o perdido. El hecho de que todos los procesos comerciales sigan el mismo camino indica que se puede medir. Entonces, entran en escena los indicadores.

2. Genera indicadores de rendimiento.

Los indicadores permiten monitorear cuántas llamadas telefónicas realizan los representantes, cuántos correos está enviando cada persona, cuántas reuniones exploratorias lograron agendar, etc, por lo que estos indicadores van a definir métricas por las cuales se van a poder medir tanto el desempeño de los miembros del equipo de trabajo como los números logrados por el área completa.

Por otro lado y en función de eso, se van a cruzar las variables de indicadores, como por ejemplo, las llamadas de contacto y números de cierres de ventas ganadas en determinado periodo de tiempo, generalmente un mes. De esta forma, como gerente puedes establecer tasas de convergencia. Esto supone la cantidad de esfuerzos de ventas aplicados durante el proceso comercial al cierre de  ventas.

El proceso comercial sirve básicamente para poder medir cómo es el desempeño de tu equipo. Asimismo, te permite comprender cuánto esfuerzo se necesita para alcanzar los objetivos de ventas y medir a qué distancia te encuentras de poder lograrlos. Incluso, los indicadores también te permiten medir cuánto apoyo necesitas.

En el caso de ventas, los BDR son un recurso muy valioso para aumentar el número de clientes potenciales y representar un porcentaje del total de las ventas que se necesitan para cubrir los objetivos. Saber este porcentaje ayudará a la toma de decisiones sobre qué estrategias o acciones implementar para alcanzar el porcentaje restante y si estas vendrán de parte del mismo equipo de ventas o bien marketing hará su intervención con recursos, workflows, SQL, etc.

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3. Mejora la tasa de cierre.

Al tener un proceso estandarizado, aumentan las posibilidades de incrementar las ventas al final del proceso comercial porque ya están definidas muchas acciones comprobadas por su efectividad. Entonces, los representantes trabajan en función de un esquema cuyo éxito ha sido probado. De lo contrario, se harían modificaciones sobre ese proceso para lograr los objetivos que antes no se alcanzaban o costaban demasiado esfuerzo alcanzar. 

Además, contar con un proceso formal permite realizar un seguimiento del tiempo del proceso y calcular en qué plazo se obtendrán determinadas ganancias, y llegar a intervenir, si el proceso lo permite, para acortar este plazo de negociación.

4. Favorece el proceso de inducción de nuevos colaboradores.

Cuando se estandariza la manera de trabajar, se despersonaliza el proceso. Esto significa que el proceso no depende de una sola persona porque está estructurado de tal forma que hace viable el alcance de los objetivos. En este sentido, el proceso de ventas no está atado a ningún representante sino que cada uno sigue el proceso estándar, aunque añadiendo en el trayecto su sello personal en la negociación con los clientes.

En las empresas más pequeñas o pymes suelen ser los dueños quienes venden o los colaboradores de mayor antigüedad y cuando suman un nuevo colaborador, suele haber grises en cómo lo inducen. Esta metodología efectiva, tal vez acumulada a lo largo de la experiencia de la empresa, está impresa en la cabeza de una sola persona y eso no se puede replicar.

Por eso es sumamente importante que las empresas tengan un proceso, ya que si bien no se pueden replicar la forma de hacer las cosas, sí se puede orientar y secuenciar las acciones que llevarán a completar el proceso y obtener los resultados esperados.

5. El proceso de ventas formalizado permite implementar una herramienta de automatización.

Muchas empresas suponen que necesitan un software para lograr mayor visibilidad sobre el trabajo de los representantes de ventas. Es posible saber el número de ventas de cada comercial, pero no el recorrido que hizo para llegar a la venta sin un proceso estandarizado. Por consiguiente, no hay forma de rastrear la actividad de cada uno para lograr los cierres de venta.

Al no haber visibilidad del proceso de ventas porque no está formalizado, la empresa se pierde de visualizar lo que hace para conseguir las ventas, lo que está dejando de hacer para conseguir más ventas o su efectividad para conseguir las ventas, de modo tal que sirva de modelo de aprendizaje para otros vendedores.

Las mismas empresas suelen confundir un proceso no formalizado con la necesidad de contratar un software que solucione la falta de resultados, cuando en realidad un software no va a mejorar la productividad ni hará que obtengan más ganancias. Sin un proceso definido, será imposible implementar cualquier software.

Implementar una herramienta de automatización sin tener un proceso formalizado es como querer construir una casa sin sus cimientos. Por más que defiendan la idea de que la herramienta te guía sobre los pasos que debes realizar para hacer más eficientes las tareas, es la persona la única que puede establecer de qué forma quiere trabajar y qué parámetros desea medir.

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En definitiva, existen muchos beneficios de contar con un proceso de ventas, ya que al final del día este proceso es el elemento fundamental para estructurar a tu equipo de ventas, a fin de que puedas medir el desempeño y, en función de eso, alcanzar tus objetivos comerciales. 

Un proceso formalizado te permitirá comprender si se están haciendo las acciones correctas para alcanzar esos objetivos, y si no es así, poder reconocer los errores contribuye a que se pueda modificar ese proceso para que el logro de las metas sea más viable.