Transformación 4.0. ¿Cómo robotizar o automatizar mi empresa?

Parte de los beneficios de la transformación 4.0 reside en que está revolucionando el concepto de digitalización de las empresas, produciendo tecnologías, como el internet de las cosas, la analítica de la nube o la inteligencia artificial, que ayudan facilitar los procesos, actividades y tareas que realizan los equipos. 

De este modo, no solo están utilizando herramientas que reducen tiempo, esfuerzo y costos, sino que también mejoran notablemente la interacción con los clientes, ya sea, a través de los sitios webs o en el servicio de atención al cliente, que también se va robotizando.

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Cuando nos hablan de robotizar o automatizar mi empresa, instantáneamente nos viene a la cabeza la idea de una empresa con una infraestructura futurista, al estilo Yo Robot, con robots recibiendo órdenes de humanos e interactuando con ellos. 

Pero aún falta bastante para estar a ese nivel de inteligencia artificial. Por ahora, nos conformamos con softwares que permiten la automatización de tareas manuales y la integración con otras aplicaciones. A diferencia de la imaginación de escritores de ciencia ficción del siglo XIX y XX, el futuro se avizora como una realidad más virtualizada que física en donde proliferen o dominen las máquinas.

En este artículo, te contamos cómo robotizar o automatizar tu empresa, de modo tal que puedas optimizar tus procesos y flujos de trabajo para posicionar tu empresa a la altura de las mejores. Para tal fin, hoy vamos a hablar de una de las alternativas más convenientes y rentables de automatización: el software RPA.   

Robotizar o automatizar tu empresa con un RPA. 

Un software RPA es una forma de automatización de procesos de negocios que permite a cualquier persona definir un conjunto de instrucciones para que las realice un robot o 'bot'”."Los bots de RPA son capaces de imitar la mayoría de las interacciones entre humanos y computadoras para llevar a cabo un montón de tareas sin errores, a gran volumen y velocidad.

Si ese tipo de tecnología de automatización suena un poco aburrida, especialmente en comparación con los robots de Hollywood, es por diseño. En última instancia, RPA se trata de automatizar algunas de las tareas y procesos informáticos más mundanos y repetitivos en el lugar de trabajo. Piensa en tareas de copiar y pegar y mover archivos de una ubicación a otra, por ejemplo.

El RPA automatiza los procesos cotidianos que alguna vez requirieron la acción humana, a menudo, una gran parte de ellos realizados de forma rutinaria y que requieren mucho tiempo. Así es como un RPA promete impulsar la eficiencia de las organizaciones.

¿Qué puede hacer un RPA?

Las capacidades principales de RPA incluyen: procedimientos de entrada de datos en procesos de flujo de trabajo, extracción de datos de bases de datos estándar y procesos de toma de decisiones estáticos y rutinarios.

La implementación del RPA en las empresas comerciales ha demostrado un ahorro de costos dramático en comparación con las soluciones tradicionales que no son RPA.

En otras palabras, los robots de software a menudo se implementan para automatizar los siguientes tipos de tareas:

• Entrada de datos (pedido, factura, etc.)
• Publicar documento en el sistema
• Ejecutar y descargar informes
• Preparar una plantilla
• Obtener aportaciones de los usuarios
• Conciliar datos
• Aplicar reglas de negocio estáticas
• Leer y responder correo electrónico
• Y muchos más

Sin duda, no todos los procesos serán adecuados para la automatización mediante RPA. Antes de cualquier implementación de RPA, es una buena práctica realizar primero una evaluación de viabilidad del proceso. Los buenos procesos candidatos para RPA suelen compartir algunos o todos los siguientes atributos:

• Basado en reglas
• Grandes volúmenes de transacciones
• Excepciones bajas
• Procesos estables y bien definidos
• Cambio de sistema bajo
• Datos estructurados y entradas electrónicas legibles

¿Cómo robotizar o automatizar tu empresa? 

Sabemos que cada empresa es diferente y lo que funciona en una quizá no tiene el mismo resultado en otra. Sin embargo, hay una serie de pasos comunes que todas las organizaciones deberían tener en cuenta antes de implementar cualquier software de automatización de procesos y flujos de trabajo. A continuación, te ofrecemos esta checklist, que confiamos te será de utilidad para empezar.

1. Asumir la responsabilidad en conjunto sobre la automatización a implementar.

Antes de implementar la herramienta debes delegar responsabilidades a cada colaborador, sobre las funciones que desempeñará cada uno, a fin de que estas queden bien definidas para que no haya malos entendidos ni sobrecarga de trabajo.

2. Establecer objetivos.

Plantearse objetivos al momento de elegir una herramienta de automatización, sea esta un RPA o cualquier otra te ayudará a identificar los verdaderos problemas y necesidades de mejora. Por ejemplo, los objetivos para elegir la automatización pueden ser reducir costos, mejorar la productividad, lograr mayor eficiencia en los procesos, etc.

3. Brindar capacitación sobre las nuevas tecnologías a tu equipo de trabajo. 

Se trata básicamente de formar a un  grupo de personas en el manejo de las tecnologías que vas a implementar, a fin de que el proceso de aprendizaje sea lo más rápido posible. Es conveniente hacer foco en aquellas tareas que sean muy repetitivas, totalmente basadas en reglas y aquellas centradas en aplicaciones estables, es decir, las que tienden a permanecer sin cambios a lo largo del tiempo. 

4. Analizar las tareas y procesos susceptibles de ser automatizados.

Las personas que asistieron a la capacitación de las nuevas tecnologías de automatización deberán analizar qué tareas merecen ser automatizadas. Muchas empresas cometen el error de suponer que con una herramienta RPA pueden automatizar todo lo que deseen para ahorrar más costos en personal, pero lo cierto es que siempre habrá tareas no automatizables que están hechas para desafiar el intelecto humano.  

5. Seleccionar las tareas a automatizar.

Una vez que se analizaron y ordenaron los procesos y tareas que se pueden automatizar, haz una selección de las mismas y comienza a aplicar los cambios.

6. Transferir las instrucciones a tu software RPA y comenzar a utilizarlo. 

Dentro de esos cambios, podemos mencionar las instrucciones que se les transmite al software para que de aquí en más responda inmediatamente a la ejecución de tareas que hagan los colaboradores, una vez definidos los parámetros de estandarización establecidos por la empresa.  

7. Enseñar a tus colaboradores a utilizar correctamente la herramienta. 

Se informa a los trabajadores de cómo van a recibir la información, qué hacer si no la reciben o si hay algún error, qué ocurre si cambia algo en la aplicación base o si el software falla. En algunos casos, se puede contratar también a la empresa que implementó el RPA para que preste el servicio de mantenimiento. 

En resumen, estos fueron los pasos generales para robotizar o automatizar tu empresa a partir de la incorporación de una herramienta RPA de automatización. No será una experiencia como Yo Robot ni la noventera Terminator, pero, en un futuro, nos podría remitir al universo Matrix tranquilamente.