Tips, apps y consejos para tus viajes de negocios

Realizar un viaje, el que sea, puede ser un éxito ó realmente sentir que fue sin sentido, pero cuando hablamos de viajar por trabajo ó por negocios es un poco más complejo. Hacer un viaje de este tipo sin un fundamento, sin un objetivo puede tornarse en algo que repercuta negativamente en tu balanza, y en tu motivación. Es por eso que nos ponemos el traje, preparamos la valija y nos abrochamos los cinturones para hablar de este tema que es tan emocionante.

Primero que nada, veamos las principales razones por las cuales podrías hacer un viaje de negocios:

• GENERAR POSIBLES ALIANZAS ESTRATEGICAS: Trabajar en red, a través de la cooperación con otras empresas te permitirá potenciar tu negocio. Puedes encontrar nuevos socios, proveedores, clientes o empresas similares a la tuya en otras localidades y explorar formas de trabajar en conjunto para el desarrollo de todo el grupo.
• EXPANDIR TU NEGOCIO: Visitar otras ciudades te facilita encontrar nuevos mercados en los que vender o instalarte. Comienza a pensar en grande y tu negocio responderá creciendo. 
• COMPARARTE Y APRENDER DE OTROS: Puede ser que tal vez no puedas llegar a ser la mayor cadena del mundo en tu rubro, pero compararte con empresas que hacen las cosas bien puede darte perspectiva para encontrar oportunidades de mejora. La técnica del benchmarking es ideal para aplicar luego de visitar otros negocios.
• PARTICIPAR EN FERIAS Y CONGRESOS: Actualizarte en tu sector, descubrir tendencias, establecer vínculos con potenciales clientes y proveedores, capacitarse o darse a conocer, son objetivos que puedes alcanzar en las numerosas ferias y congresos que se desarrollan en el País o en el exterior. Aun si no participas con un stand.
• NO HAY COMO LA PRESENCIA FÍSICA!: Si bien en estos tiempos, es posible interactuar a distancia, no hay como el estar en persona para cerrar un negocio, una alianza o un acuerdo. Organízate para visitar a clientes y proveedores o participar en actividades, reuniones, cenas de negocios, y otros eventos en los que la presencia física suma puntos. 
• BUSCAR IDEAS: Los viajes, aun si no tienen ese fin específico, facilitan la creatividad, la observación, la detección de tendencias y la reflexión. Sumérgete en una cultura diferente, conoce gente nueva y explora mercados desconocidos (no hace falta viajar al otro lado del mundo; otro barrio o ciudad pueden ser también inspiradores).
• NEGOCIOS O PLACER?... AMBOS!: Los viajes de negocios son una oportunidad para salir de la rutina. Agrega a tu viaje una salida de compras, una caminata guiada, una visita a un museo, un día de spa o alguna otra experiencia local. Tómelo como una inversión en el principal sostén de su firma: USTED!. 

Y un extra: Con pasajes más baratos y ofertas especiales para empresas, viajar por negocios ya no es solo para grandes empresas, al alcance de sus encumbrados ejecutivos. Sin embargo, con una mayor globalización y pasajes de avión más económicos, hacer negocios en distintas Ciudades y Países ya no es inaccesible.

Y, por si aun si aún está buscando excusas para armar las maletas:

• Optimizar costos para que viajar no duela en nuestro balance: Los viajes de negocios son una inversión necesaria, y es clave mantener encuentros con inversores y clientes para aumentar el margen potencial de ganancias. Asistir a congresos o ferias para estar al día con lo último en tecnología e innovación, también es dar futuro a su firma.
• Desarrollar una política corporativa de viajes: Se debe definir: qué categoría de hoteles y vuelos pueden optar, los procedimientos para organizar el viaje y qué tipos de gastos estarán cubiertos (como las comidas de negocios o el alquiler de autos). Implementar sistemas que brinden una panorámica de los datos de viajes minimizaran sus gastos.
• Obtener una tarifa promedio de pasajes y comprarlos con anticipación: Crear un registro de viajes realizados, para promediar el costo y las variables que influyeron. De esta forma, se podrá fijar una meta para ahorros reales y definir cuál es la anticipación óptima de los pasajes para obtener buen precio. 
• Aprovechar las millas y volar en aerolíneas “low cost”: Si es viajero frecuente, antes de sacar sus pasajes, chequee sus millas disponibles. Si no le alcanzan, los vuelos “low cost” pueden ser buenos aliados. Ojo!: Quizás encuentre un vuelo barato, pero desde un aeropuerto que le queda lejos y termina gastando más.
• Ahorrar la noche de hotel o elegir bien su ubicación: Conviene viajar temprano para volver esa misma noche y ahorrarse la estadía en el hotel. Si su viaje requiere de más de un día, procure que el alojamiento esté ubicado cerca del aeropuerto o del lugar de sus reuniones o conferencias. De esta manera, va a poder ahorrar en transporte.
• Usar el TAX FREE: La mayoría de los países les permite a los extranjeros en el aeropuerto devolverle lo que pagan de impuestos locales en sus compras. Esto es clave para guardar y presentar los tickets de compra y así ahorrarse un importante porcentaje de gastos que pueden ser devueltos.

Y como otro aporte más, le sugerimos estas Apps para viajeros de negocios:

Su smartphone, le permite tener toda la información al alcance de la mano. Estas aplicaciones le ayudarán a resolver imprevistos y ahorrar tiempo y dinero durante tu viaje. Un solo dispositivo le permite chequear sus vuelos, reservar hoteles, tomar notas durante las reuniones, conocer el estado del tránsito y no perderse en su destino.

Vaya descargando:

1. Flightboard: Si quiere chequear el estado de su vuelo, esta es la aplicación que necesita, ya que muestra la información sobre la salida y llegada de vuelos a cualquier aeropuerto del mundo.
2. Waze: Con Waze la gente puede informar sobre la situación del tráfico en tiempo real, lo cual le puede evitar llegar tarde a una reunión. Imagínese que acaba de haber un accidente justo en la ruta que vas a tomar. Waze se lo va a avisar y, además, le ofrece un camino alternativo.
3. Travelnerd: Gracias a ella podrá obtener información sobre mapas, zonas Wifi u otros servicios, además de las áreas de estacionamiento con una comparativa de precios; también permite la opción de compartir taxi con otros viajeros, una buena forma de ahorrar dinero.
4. Hotel Tonight: Si durante su viaje surge algún imprevisto y le toca quedarte una noche más, Hotel Tonight le va a ayudar a encontrar rápidamente una reserva de hotel de última hora y a precio rebajado.
5. City Maps 2Go: Esta app no necesita conexión a datos ni a una red Wifi. Esto la hace perfecta para cuando viajamos al extranjero. Solo tiene que descargar el mapa de la ciudad a la que vayas a viajar y podrá disponer de él en cualquier momento y lugar.
6. CamTranslator: Una aplicación muy útil si viaja a un País donde no habla su idioma; permite que le saque una foto a un cartel o cualquier palabra escrita, la reconoce y le da la traducción en su idioma; el de origen es detectado automáticamente y para el idioma de destino puede elegir entre 54 opciones.
7. StopJetLag: Esta app le ofrece un plan personalizado para reducir el jet lag, a través de pautas y recomendaciones. El plan se basa en un método natural para restablecer de forma segura y eficaz el ritmo de nuestro cuerpo sincronizándolo con el horario de nuestro destino, acompañando las horas de ingesta de comida y bebida, sueño y luz.
8. CamCard: Una app muy práctica y perfecta para hacer networking: permite capturar imágenes de las tarjetas comerciales con la cámara de su smartphone, reconoce los datos y los organiza en una agenda: con nombre, apellido, cargo en la empresa, teléfonos, emails, etc.
9. AwardWallet: Los viajeros de negocios suelen volar muy seguido y tener varios programas de compensación. Esta aplicación hace un seguimiento del número de puntos, millas, bonos, descuentos, regalos y demás ventajas por el uso de aerolíneas, tarjetas de crédito, hoteles o medios de transporte.
10. Evernote: App para tomar notas durante las reuniones. La interface almacena todo en la nube, permitiéndonos acceder a nuestra información desde cualquier equipo, captura artículos de Internet o notas escritas a mano y saca fotos para no perder la información de cualquier proyecto. Crea desde listas cortas hasta investigaciones más largas.
11. CRM que tenga App: Nosotros utilizamos HubSpot CRM y en su aplicación te permite crear contactos que conozcas en tu viaje para que luego puedas realizar un seguimiento de los negocios sin perderte absolutamente ninguna oportunidad comercial.

Ya tiene listo su viaje de trabajo!… ¡Ahora ya puede comprar su vuelo y desde Drew, le deseamos: disfrute viajando haciendo negocios!

¿Tienes otro tip/consejo/sugerencia para agregar? ¿Sos un viajero frecuente? ¿Estás planeando un viaje de negocios? Coméntanos al respecto, generemos una conversación! :)