Seguimiento del área comercial y cómo asistirla de manera óptima

Las empresas pueden desarrollar mejor sus negocios cuando logran efectuar un óptimo seguimiento del área comercial, porque a partir del buen funcionamiento, y éxito conjunto, de la misma, podrán alcanzar los objetivos de ventas (anuales y mensuales) que el gerente propone a su equipo comercial.

El área comercial de una empresa es la encargada de convertir leads en clientes y, a su vez, lograr una rentabilidad adecuada; por esto, no es sólo fundamental tener un departamento robusto, sino también, elegir de manera adecuada a las personas indicadas que pueda garantizar que se lleven a cabo exitosamente las tareas comerciales de la organización.

<<< Cómo estructurar el área comercial y lograr que sea moderna >>>

Cuando se trata de realizar un seguimiento del área comercial, vamos a situarnos en contexto porque hay varios puntos de conexión a tener en cuenta. 

Responsables del Área comercial

El área comercial es liderada por el gerente o director comercial, y es el encargado de supervisar y capacitar a su equipo comercial, compuesto por agentes, ejecutivos de ventas y comerciales. Este equipo que tiene a su cargo, deberá cumplir con ciertos objetivos de ventas, mensuales y anuales, que indistintamente de que haya quienes vendan más que otros, en suma las ventas de cada uno debe alcanzar la cifra del objetivo propuesto. 

¿Qué es el seguimiento del área comercial y por qué es importante realizarlo de manera óptima?

Las organizaciones modernas, inmersas en un entorno altamente competitivo encuentran que su garantía de sobrevivir y ser exitosas es siendo más eficientes en su proceso de venta. 

Por eso es muy importante contar con un proceso comercial estructurado, definido, ya que esto es la base que te ayudará a gestionar de la mejor manera todas las actividades que se llevan a cabo durante el mismo y poder aprovechar al máximo las oportunidades de venta con las que cuentas, y que requieren mucho esfuerzo y recursos para conseguirlas.

Una parte muy importante de este proceso es precisamente el seguimiento del área comercial para saber si realmente está teniendo los resultados esperados, si hay oportunidades de mejora y sobre todo si las personas involucradas en cada una de las etapas y procedimientos están llevándolos a cabo de la manera más óptima para el beneficio de la empresa. 

De esta necesidad surge la pregunta, “¿Sabes qué tienes que hacer para controlar el estado de tu área comercial?” En la mayoría de los casos la respuesta es no, es por esto que resulta necesario efectuar un seguimiento del área comercial, es decir, ejecutar una serie de pasos que te permiten de manera concreta conocer mediante análisis, métricas y evaluaciones, si se cumplen los objetivos del área comercial o debes tomar decisiones y emprender acciones para mejorar los resultados.

•  Gerente o director comercial.

Dentro de una empresa, el gerente comercial es la persona que se encarga de aumentar las ventas, a través de un liderazgo eficiente del talento humano, durante un plazo de tiempo determinado. Dirige y organiza al departamento o área de ventas; además es quien debe motivar e incentivar a su equipo de trabajo para obtener mejores resultados. 

Para el seguimiento del área comercial, el gerente deberá poner especial atención a las actividades que desempeña su equipo de ventas en conjunto, y también seguir las instancias de las performances individuales, a fin de que el apoyo y sostenimiento del equipo sea equitativo y no de unos pocos. 

En este caso, es obligación del gerente comercial resolver los problemas del área para saber qué modificar, ya sea, los posibles conflictos entre sus representantes de ventas o sus conflictos internos, que pueden estar impidiéndoles desplegar todo su potencial para lograr los objetivos. 

•  Objetivos de ventas

Cuando la dirección comercial empieza a establecer objetivos, es conveniente involucrar al equipo humano en la realización, ya que al conocer profundamente los aspectos y peculiaridades concretas de su zona pueden facilitar una serie de datos interesantes para su ejecución. 

Los objetivos de ventas deben ser Cuantificables, en el sentido de que podamos medir su progreso; Alcanzables, con unas probabilidades razonables de llegar a ellos; Relevantes, con una evidente razón para conseguirlos; Temporales, deben alcanzarse en un plazo de tiempo determinado, y Específicos, de manera que podamos ver claramente lo que podamos lograr.

Para evitar posibles errores de datos estadísticos, en el seguimiento del área comercial conviene disponer de un análisis histórico de las ventas realizadas en los tres o cinco últimos años para conocer la evolución de nuestra empresa y, a su vez, compararla con la del mercado y la competencia. 

Una vez que hayamos recopilado todos estos datos y conozcamos las directrices y estrategias brindadas por la empresa, estaremos en disposición de fijar los objetivos, tanto a nivel cuantitativo como cualitativo.

•  Equipo comercial

El equipo comercial está integrado, como dijimos, por los representantes de ventas, ejecutivos de cuentas y comerciales, y responde a los objetivos comerciales que diseña y propone el director o gerente de ventas, a cumplir en un plazo de tiempo estimado. Durante los procesos de ventas, los representantes realizan diferentes tareas para alcanzar los objetivos. 

Son quienes tendrán que reportar en el seguimiento del área comercial sus avances en sus “pipelines” y las dificultades que se les presentaron durante los procesos de ventas.  

•  Indicadores de ventas en el tablero de control comercial

Estos indicadores que revelan los tableros de control son los encargados de filtrar información por agente sobre, por ejemplo, los cuellos de botella, las oportunidades de negocios, el registro de actividades, las cuales se traducen en correos electrónicos, llamadas telefónicas, notas y reuniones que los representantes de ventas irán agendando para estar más próximos a un cierre de ventas.

Estas métricas ayudarán al gerente comercial a establecer análisis comparativos entre sus distintos representantes de ventas, identificando cuellos de botella que impiden cerrar un negocio y también a supervisar el progreso de los objetivos de ventas. 

Un ejemplo de lo que afirmamos sería un indicador que muestre valores (en número de ventas) cercanos al objetivo propuesto. Sin duda, una herramienta indispensable para llevar a cabo de manera óptima el seguimiento del área comercial.

•  CRM

El CRM opera en el área comercial administrando contactos, generando tableros para realizar tareas varias, como las distintas etapas del embudo de ventas personal de cada representante de ventas. Ayuda en un sinfín de tareas y actividades que serían agotadoras hacerlas de modo manual, ya que esta herramienta de integración permite utilizar tableros adaptados para cualquier finalidad operativa.

<<< Adquirir un CRM: ¿Qué debes tener en cuenta? >>>

Al igual que los tableros de control, almacena los datos y registro de actividades de cada representante de ventas. Por lo tanto, es el CRM de gestión una poderosa herramienta, no solo para integrar actividades interdepartamentales, sino para realizar el seguimiento del área comercial. 

•  Embudo de ventas

Un embudo de ventas, el cual proviene del inglés “funnel” de ventas, es la forma en que una empresa planea y establece procesos para ponerse en contacto con los diferentes usuarios y así llegar a cumplir un objetivo final, que bien puede ser la conversión de clientes, lograr un registro, cerrar una venta, entre otros. Representa el proceso de ventas de cada representante del área comercial y su relación con los clientes.

<<< Embudo de ventas: etapas e importancia en cada una >>>

Creemos que es uno de los elementos más importantes del proceso comercial, al igual que el cierre de ventas, pero también del seguimiento del área comercial porque acompaña cada instancia de interacción entre el representante de ventas y sus clientes potenciales, a convertir en clientes fieles. 

•  Cierre de ventas. 

Es la etapa final del proceso de ventas de todo representante que asume el desafío de generar más clientes y negocios a una empresa. En la medida en que haya muchos o pocos cierres de ventas, se podrá medir la efectividad y eficiencia de los procesos de cada representante. Suele ser el objetivo de ventas primordial por antonomasia y la meta fundamental de cualquier empresa.

Para finalizar, es importante que tengas en cuenta que plantearse objetivos ambiciosos para tus negocios no está mal, pero deberás ser consciente de los recursos financieros y de personal humano que tienes para llevarlos a cabo de manera exitosa. Por eso realizar un seguimiento del área comercial cada cierto tiempo te ayudará, entre otras cosas, a propiciar un entorno más colaborativo en tu área y optimizar los resultados de tus ventas.