Adquirir un CRM: ¿Qué debes tener en cuenta?

Probablemente si aún no tienes un CRM en tu empresa te estarás preguntando si realmente necesitas uno en este momento y qué deberías tener en cuenta si ya tomaste la decisión de adquirir un CRM para gestionar tus leads, clientes potenciales y clientes fijos.

La respuesta, aunque parece sencilla, no lo es tanto, ya que si estuviste acostumbrado a utilizar una planilla de Excel para hacer el seguimiento a tus clientes y registrar tus interacciones con ellos, aunque sea una tarea manual y repetitiva, se convierte en un hábito difícil de modificar. Sin embargo, cuando la cartilla de clientes aumenta significativamente, reunirlos en una planilla de Excel y seguir todas sus interacciones se vuelve una misión casi imposible. 

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Entonces, llegará un momento en el que dedicarás el día entero a hacer seguimiento de las interacciones con tus clientes potenciales y fijos en vez de dedicarte a dirigir tu empresa y, aceptémoslo, eso no es realmente una opción viable.

Es allí cuando adquirir un CRM se convierte en una necesidad y quizás hasta indispensable para tu empresa. Estos sistemas rastrean automáticamente la información de tus clientes potenciales y actuales, para que puedas concentrarte en planear estrategias y experimentar con nuevas ideas para crecer. Es por eso que recomendamos un software CRM, incluso para las empresas pequeñas. 

Ahora bien, existen numerosas opciones de software CRM en el mercado que podrían servirle a tu empresa. Todo depende de qué características son imprescindibles para ti y para tu negocio. A continuación te presentamos algunas ideas que te pueden resultar útiles con respecto a qué debes tener en cuenta a la hora de adquirir un CRM:

Define y evalúa los objetivos de tu empresa

El puntapié inicial para adquirir un CRM es la evaluación interna de tu empresa y analizar todos aquellos aspectos que quieras lograr. Para definir estos objetivos debes considerar, entre otras cosas, el tamaño de la empresa, el ciclo de venta, el número de colaboradores, los puntos que se buscan mejorar y las áreas de la empresa que precisa de estos cambios.

Porque adquirir un CRM sólo tiene sentido en una compañía si tiene una estructura de ventas definida. El software tiene como objetivo organizar y optimizar el proceso comercial y, si eso aún no existe o es insuficiente, no ofrecerá resultados.

Fija el presupuesto

Una vez evaluados los objetivos, lo que sigue es tomar una decisión sobre el presupuesto disponible que se destinará al CRM como solución. Para ello, tendrás que decidir si tu empresa tiene una visión a largo plazo para determinar la inversión o si, por el contrario, está limitada por sus condiciones actuales.  

Debe ser personalizable

Para adquirir un CRM, este debe poseer un interface de control y funcionalidades personalizadas según los requerimientos del negocio de tu empresa. Rechaza un software que no se pueda adaptar a tu negocio, o que tenga una parametrización demasiado genérica que sirva para cualquier tipo de negocio.  

Facilitar la integración y escalabilidad

A la hora de adquirir un CRM, son muy importantes estos dos atributos. El mejor CRM es el que avanza junto con tu empresa; por eso, lo ideal es escoger un software que se pueda modificar a medida que evoluciona tu negocio y que permita ampliar sus funcionalidades a medida que los necesites. 

Además, para mejorar la alineación entre áreas, debes apostar por un CRM que facilite la integración de los diferentes equipos que componen tu empresa, y, del mismo modo, que permita la integración con las herramientas de gestión con las que trabajes. 

Funcionamiento simple e intuitivo

Como en las empresas suelen trabajar con tiempos establecidos, tu equipo de trabajo debe adaptarse a la nueva herramienta lo antes posible, por tal motivo, adquirir un CRM demasiado complejo puede suponer un gasto de tiempo evitable, ya que el propio aprendizaje representará un indicativo de qué módulos necesitamos ampliar funcionalidades. 

Generar informes detallados

No olvides tener en cuenta para adquirir un CRM que debería proporcionar métricas de actividad personalizadas y en tiempo real. Es una opción muy eficiente para cualquier empresa porque te permitirá en cualquier momento acceder a cubos dinámicos OLAP y KPIs de procesos complejos con la información estructurada para su explotación.  

Disponer de un soporte técnico y de gestión

Cuando vayas a adquirir un CRM, debes asegurarte que tu proveedor cuente con un personal humano calificado y accesible, que realice un control de calidad sobre el rendimiento del producto (software), a fin de que puedan ofrecerte un soporte de consultoría de calidad, y sea para ti la herramienta colaborativa que necesitas para agregar valor al negocio de tu empresa. 

Asesorarte con un especialista

Además de que en el mercado existen miles de soluciones CRM, debes tener en cuenta que cada una de ellas tiene diferentes tipos de planes que abarcan determinadas funcionalidades. Es decir, que no sólo debes decidirte por un CRM sino también por un tipo de licencia que esté alineado con tus necesidades.

Si aún tienes dudas, la mejor manera de determinar qué necesitas ahora es hablar con los miembros de tu equipo de ventas. Probablemente ellos comprendan la necesidad de integración entre el CRM y el software de marketing, a fin de que una sus fuerzas a las de ventas De este modo, podrás establecer las características fundamentales que va a necesitar tu equipo para adquirir un CRM.