Problemas de rentabilidad en las Pymes: Cómo solucionarlos

La mayoría de las empresas, nacen como una pyme familiar a partir de una pequeña inversión inicial para llevar adelante un negocio, cuyos artífices y fundadores estuvieron construyendo en la mente por más tiempo del que finalmente les lleva abrir sus puertas.

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Incluso durante esos primeros tiempos dueño y fundador se encarga de una gran cantidad de funciones y tareas, a partir del conocimiento adquirido, ya sea en una carrera universitaria orientada a los negocios o bien como legado familiar de tradición empresarial. Pero llegará un momento en que solo con un puñado de personas a cargo, familiares, amigos o ambos, no alcanzará para hacer crecer la empresa.

Entonces, el fundador necesitará más personas calificadas y metodologías de trabajos más formales para alcanzar los objetivos que se propone, ya que de lo contrario, si no asegura una adecuación de sus procesos a un estatuto más profesional o formal, podría sufrir con el tiempo diversos problemas de rentabilidad. 

La propuesta para este artículo consiste en identificar los principales problemas de rentabilidad en las pymes, a partir de la falta de profesionalización de sus procesos.

La importancia de la profesionalización en la rentabilidad de las pymes

La falta de profesionalización en los procesos es el primer gran problema que puede afectar un gran margen de la rentabilidad en las pymes a largo plazo. Cuando los procesos no están debidamente formalizados o profesionalizados puede repercutir negativamente en el funcionamiento de las distintas áreas, como administración y finanzas, porque así como la empresa no está siguiendo un proceso formal para cumplir los objetivos, no hay indicadores que evalúen la rentabilidad real.

Por ejemplo, sin un orden y control de los pagos y facturaciones, no será posible saber cuánto capital se encuentra en el flujo de caja, lo que va a generar una escasa visibilidad de los ingresos y egresos. Esto a la vez puede provocar una reacción en cadena que afecte la rentabilidad en las pymes, propiciando que se desconozca si son verdaderamente rentables o no.

Al no tener procesos formales en las pymes, se desprende una sumatoria de problemas tales como el desorden, la falta de visibilidad, la falta de trazabilidad, la falta de delimitación de responsabilidades, por lo que no se puede delegar cuando es necesario y esto podría generar fricciones entre los colaboradores por la parte que le corresponde a cada uno. 

El empresario promedio de hoy en día no mide realmente su rentabilidad sino que efectúa una cuenta muy simple: cuánto entra y cuánto sale. En función de ello, calculan si están ganando dinero o lo están perdiendo. Por este motivo, es fundamental detectar los problemas de rentabilidad en las pymes, sobre la base de procesos no formalizados.

¿Cuáles son los problemas más frecuentes de la rentabilidad en las pymes?

Agrupar todos los problemas que pueden afectar la rentabilidad en las pymes sería materia suficiente para un ensayo o una tesis, pero a continuación intentaremos resumirlos.

1. Falta de profesionalización en los procesos.

Ya anticipamos que suele suceder en las pymes una tendencia a no formalizar los procesos. Por consiguiente, la iniciativa de profesionalizar la empresa puede quedarse en el camino debido a la ausencia de orden, control y métricas de las actividades que se desarrollan en una empresa. Además, la falta de profesionalización en los procesos es un problema que involucra a toda la empresa.

En consecuencia, de esta causa raíz, todas las áreas se verán afectadas originando más problemas que pueden eliminarse estandarizando los procesos. Esto implica que todos los miembros de la pyme se acostumbren a realizar sus tareas y actividades siguiendo el recorrido de un proceso de inicio a fin, constituido por etapas que buscarán cumplir con un objetivo específico.

Al seguir una trayectoria definida, es más fácil comprender la eficiencia y efectividad del proceso, los posibles obstáculos de cada instancia para aplicar mejoras y el rendimiento de cada colaborador frente a las tareas que se le asignan. Sin un proceso formal, no hay manera de acceder a estos indicadores.

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2. Imposibilidad de delegar.

Otra variable que se desprende a partir de la falta de profesionalización de los procesos y que afectará la rentabilidad en las pymes es la incapacidad de delegar funciones. Cuando no hay procesos formalizados, es muy difícil tener un panorama completo de todo el trabajo que debe realizarse en la empresa. 

Más aún, la incertidumbre generada por esta falta de visibilidad puede ocasionar que los ejecutivos no sepan realmente qué tareas son necesarias delegar ni los colaboradores qué tareas deberían realizar. 

Este problema se reduce cuando se adquiere una visión más profesional de los procesos de la empresa, lo que permite identificar toda la carga de trabajo que hay para hacer, tanto lo prioritario como lo que puede esperar.

3. Falta de unidad de mando o responsabilidades grises.

De forma similar al punto anterior, la falta de unidad de manto hará que no se tomen verdaderas decisiones y que haya conflictos de poder. Sobre todo en las pymes, esta problemática que se ve con bastante frecuencia es motivo de constantes desvinculaciones laborales por parte de personas afines al entorno familiar del fundador de la empresa.

Muchas veces, se mezclan las responsabilidades y no hay una unidad de mando que pueda asumir funciones específicas para delegar otras a distintos colaboradores. Cuando esto sucede, algunos subordinados pueden asumir responsabilidades ejecutivas que no les corresponden o, por el contrario, que los directivos se alcen con todo el poder sobre su personal a cargo.

Esto no sucedería con procesos estandarizados que muestren las responsabilidades de cada uno. De esta manera, no quedarán dudas de las funciones y jerarquías entre los miembros de la empresa.

4. Costos ocultos. 

En especial en el área de logística, los costos ocultos es otro de los problemas que pueden afectar la rentabilidad en las pymes porque son pérdidas de dinero no identificadas con ningún indicador pero que se sabe que están. Un costo oculto puede ser un stock acumulado en el almacén sin comercializarse, materia prima desechada por errores en el proceso, o bien, desplazamientos innecesarios de materiales entre el almacén y la planta.

Tener los procesos logísticos formalizados puede reducir significativamente las posibilidades de padecer costos ocultos. Una herramienta digital de control de existencias puede ayudar, pero también es necesario una adecuada gestión de la cadena de suministro, desde la compra de materias primas de calidad, hasta la última milla del producto terminado.

5. Planificación inadecuada. 

Si no hay procesos estandarizados, es muy difícil planificar porque cada actividad tendrá sabor a improvisación y generalmente los métodos basados en la intuición tienen mayor margen de error que lo que ya está correctamente medido y verificado. 

Ciertas actividades con un proceso formal deberían durar un tiempo promedio con pequeñas variaciones. Las mismas actividades sin proceso formal durarán periodos diferentes de tiempo cada vez porque no sigue un plan. La planificación sirve para trazar una hoja de ruta de las actividades que deben realizarse de principio a fin. Sin planificación, no podemos determinar a ciencia cierta cuál es el inicio, cuál el fin y cómo hacemos para llegar a él.

6. Ausencia de trazabilidad.

La trazabilidad es el seguimiento de un producto a lo largo de la cadena de suministro, a fin de identificar los rastros que va dejando para implementar cambios y mejoras en los procesos de producción. Cuando este seguimiento de los productos no es posible, se dice que no hay trazabilidad. 

Por lo tanto, se corre el riesgo de que en algún punto del lead time se produzca una falla o rotura que perjudique la calidad del producto final en su instancia de distribución. Al mismo tiempo, la falta de trazabilidad se traducirá en un costo oculto, pero a la vez, será una consecuencia de un mal diseño de los procesos, derivado de la no profesionalización de los mismos.

Diseña procesos estandarizados donde se acompañe al productos desde que obtienes las materias primas para su fabricación hasta que estos son distribuidos a los clientes.

7. Falta de visibilidad del flujo de caja.

Finalmente, cuando no es posible visualizar el contenido del flujo de caja de forma periódica sin tener que perder el tiempo contando y haciendo cálculos matemáticos de relación entre lo que entra y lo que sale para calcular qué tan rentable es una empresa, quizá deberías rever los procesos contables. 

Un reordenamiento de procesos ayudará a contabilizar el flujo de caja en tiempo real y a no perder el tiempo en especulaciones. Una herramienta digital de contabilidad puede ayudarte, pero antes debes formalizar el proceso contable con tareas y actividades visibles y medibles, a fin de que la digitalización sea para tus procesos un instrumento de mejora y no otro costo oculto o cuello de botella.

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En definitiva, como sostenemos al principio, estos tópicos son algunos de los problemas de rentabilidad en las pymes. Recuerda que cada empresa es un mundo como lo es cada persona. Por tal motivo, los problemas también pueden ser diversos y muchos más. 

Sin embargo, estos que aquí señalamos, y que tienen un origen común en la falta de procesos formalizados, son bastante comunes a la mayoría de las empresas que recién están empezando a dar sus primeros pasos en los negocios.