Ranking: Principales softwares de gestión de tareas en 2023

El software de gestión de tareas es una necesidad en casi cualquier empresa que requiera terminar sus proyectos a tiempo. También puede ayudar a trazar el alcance de un proyecto. Existen muchas aplicaciones en el mercado, por lo que encontrar la solución adecuada puede ser un poco complicado. El ranking que compartimos en esta oportunidad incluye las mejores herramientas de gestión de tareas disponibles en el mercado y que comienzan a resonar en este 2023 como las favoritas de las empresas.

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El software de gestión de tareas es un programa diseñado para ayudar a la asignación, seguimiento y organización de tareas, como parte de un proyecto más grande. Generalmente, el software de gestión también incluye herramientas de informes, por lo que puede analizar los ciclos de vida de las tareas para ayudarte a mejorar la productividad. La mayoría de los software de gestión de proyectos incorpora tareas y algunos, subtareas, que permiten dividir un proyecto más extenso en piezas de trabajo más pequeñas. 

En este artículo, recopilamos los 6 principales software de gestión de tareas del mercado, con sus especificaciones más destacadas, ventajas, limitaciones y valor agregado para la empresa.

Ranking de las 6 mejores herramientas de gestión de tareas

A continuación, listamos las principales herramientas de gestión de tareas con sus características correspondientes.

1. monday.com.

Esta herramienta es una de las más versátiles del mercado para gestionar las tareas en las empresas. Con cinco planes de precios, monday.com es muy flexible. También ofrece muchas herramientas de flujo de trabajo automatizado. Las herramientas de visualización incluyen mapas, tableros kanban, calendarios y líneas de tiempo. Sin embargo, algunas de estas vistas solo están disponibles en planes pagos.

Características destacadas

• Automatización: las herramientas de automatización sin código de monday.com permiten a los usuarios ahorrar tiempo al actualizar manualmente los flujos de trabajo y las actualizaciones de estado y configurar alertas de fecha de vencimiento, para que se concentren en las tareas que requieren una atención más personal.

• Herramientas integradas de seguimiento del tiempo: monday.com ofrece herramientas integradas de seguimiento del tiempo para las versiones de escritorio y móvil, que faltan en varios competidores.

Ventajas

• Documentos ilimitados para todos los planes.

• Excelentes funciones de seguimiento de tareas.

• Altamente personalizable.

• Integraciones con la mayoría de los saas actuales.

Contras

• El seguimiento del tiempo solo está disponible en los planes premium.

2. Asana.

Asana es una solución de gestión de tareas que ofrece una variedad de funciones, incluidas plantillas de proyectos listas para usar, paneles de informes y automatización. Incluso se puede integrar con la pila de tecnología para optimizar las operaciones comerciales. Una de las principales funciones de Asana son las funciones de seguridad y privacidad que permiten a las empresas mantener sus datos seguros. La escalabilidad que brinda Asana la hace ideal para empresas de todos los tamaños.

Características destacadas

• Amplias integraciones: la integración con aplicaciones populares de terceros, como Zoom, Salesforce, Dropbox, Slack y Tableau, amplía la funcionalidad de Asana.

• Interfaz de usuario: a los principiantes les resultará fácil comenzar a utilizar el panel simple de Asana, mientras que los usuarios más experimentados tienen la opción del acceso rápido a funciones avanzadas y herramientas de personalización.

Ventajas

• Integraciones potentes.

• Soporte para Agile y Scrum .

• Herramientas de colaboración en equipo eficientes.

Contras

• Aplicación móvil limitada.

• Las funciones de seguimiento del tiempo ameritan mejoras.

• No ofrece asignaciones de tareas a múltiples usuarios.

3. Trello.

Trello es un software de colaboración y gestión de tareas basado en la web. El diseño presenta tarjetas, tableros y listas, que se pueden personalizar según las preferencias del usuario. El diseño web receptivo está optimizado para tablets, teléfonos inteligentes y computadoras de escritorio. Además, los usuarios pueden configurar los ajustes de las notificaciones según sus necesidades.

Características destacadas

• Tableros Kanban: Trello facilita la administración de tareas a través de sus tableros Kanban, con tarjetas y listas que ofrecen una interfaz visual fácil de usar para principiantes.

• Plantillas: los usuarios pueden ahorrar tiempo utilizando las plantillas integradas para la gestión de tareas.

• Automatización de Butler: la función Butler de Trello proporciona diversas herramientas de automatización, como la creación de comandos y reglas para reducir el trabajo repetitivo o redundante.

Ventajas

• Funciones avanzadas en la versión gratuita.

• Actualizaciones en tiempo real.

• Herramientas de acceso al cliente.

Contras

• Tamaño limitado para archivos adjuntos.

• No apto para proyectos grandes o complejos.

• Sin seguimiento de tiempo nativo.

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4. Todoist.

Todoist es un software de productividad y administración de tareas fácil y sencillo. Está diseñado para tener una interfaz limpia e intuitiva. Puede crear tareas, asignarlas a usuarios, establecer prioridades y utilizar herramientas de seguimiento para comprobar el progreso. Todoist también ofrece una función para invitar a personas que no son usuarios, como clientes, a colaborar en sus tareas.

Características destacadas

• Niveles de prioridad: Todoist permite a los usuarios configurar niveles de prioridad para diferentes tareas y antepone las tareas de mayor prioridad del día.

• Vistas personalizadas: los usuarios pueden personalizar sus vistas con etiquetas, filtros y temas, así como conectarse con correos electrónicos y calendarios para centralizar su trabajo en un solo lugar.

Ventajas

• Sincronización automática.

• Fácil de usar.

• Los usuarios ajenos a la empresa pueden ver y colaborar en las tareas.

Contras

• Vistas limitadas.

• Los roles de los usuarios solo están disponibles en los planes pagos.

• Faltan funciones avanzadas como informes o análisis.

5. Smartsheet.

Smartsheet es un software de administración de tareas estilo hoja de cálculo que es altamente personalizable. Ofrece varias herramientas de gestión de tareas, incluida la colaboración de contenido y calendarios visibles para todos. Una desventaja de Smartsheet es que la interfaz estilo hoja de cálculo puede resultar bastante densa para algunos usuarios.

Características destacadas

• Seguridad de datos de nivel empresarial: una de las funciones sobresalientes de Smartsheet son sus funciones de seguridad de datos, que incluyen autenticación de dos factores, cifrado de 256 bits y una función de inicio de sesión único. También cumple con HIPAA, ISO, GDPR y otros estándares.

• Informes y análisis: la robusta función de informes y análisis de Smartsheet permite a los usuarios identificar tendencias comerciales, realizar un seguimiento del avance de las tareas y pronosticar posibles problemas con la finalización de tareas.

Ventajas

• Altamente personalizable.

• Herramientas efectivas para la seguridad de los datos.

• Informes y análisis avanzados.

Contras

• Curva de aprendizaje empinada para usuarios que no están familiarizados con las hojas de cálculo.

• El guardado automático no funciona en tiempo real.

6. Clickup.

ClickUp es una solución de gestión de tareas basada en la nube adecuada para empresas de todos los tamaños. Ofrece funciones de automatización, datos de campos personalizados y asignación de tareas. Al utilizar ClickUp, los usuarios pueden personalizar las tareas según la prioridad. El flujo de actividad actualiza el estado de las tareas en tiempo real. Los usuarios también pueden configurar notificaciones para tareas específicas.

Características destacadas

• Personalización de tareas: ClickUp permite a los usuarios personalizar tareas mediante la creación de campos personalizados o la edición de configuraciones de prioridad. Las herramientas de personalización incluyen la creación de descripciones de tareas, la adición de comentarios, el formato de texto y más.

• Biblioteca de plantillas de ClickApps: ClickApps ofrece una variedad de plantillas listas para usar creadas por la comunidad de ClickUp. Los usuarios pueden incluso crear y duplicar plantillas de uso frecuente. Las plantillas se pueden aplicar a tareas y subtareas.

Ventajas

• Usuarios ilimitados en todos los planes.

• Herramientas de chat en equipo.

• Adecuado para usuarios individuales y equipos.

Contras

• La interfaz se siente torpe.

• Automatización limitada por mes.

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Estos fueron los 6 principales software de gestión de tareas que más se van a aplicar en 2023. Como habrás notado, son herramientas intuitivas, fáciles de usar y que gestionan y automatizan gran cantidad de tareas a través de tableros Kanban, lo que les añade mucho más visibilidad del progreso de las tareas.