¿Qué son y para qué sirven las integraciones de software?

Hoy ya es normal contar con al menos un software en las empresas pero  hace un par de años esto no lo era. Incluso, en el pasado las empresas que tenían un software poderoso, lo tomaban como ventaja competitiva, hoy ya no es una ventaja, es una necesidad. Integrar softwares es la necesidad de hoy. 

A continuación te contamos todo lo que necesitas saber sobre integraciones. 

Índice

1. ¿Qué es una integración?
2. ¿Para qué sirven las integraciones?
3. ¿Por qué necesitaría una integración?
4. ¿Cuáles son las ventajas y desventajas de hacer una integración?
5. ¿Qué tipos de integraciones existen?
6. Pasos para realizar una integración.
7. ¿Qué herramientas usar para hacer una integración?
8. ¿Qué es una API?
9. Automatizar e integrar.
10. Conclusión.

¿Qué es una integración?

Cuando hablamos de integración en el mundo de los negocios y la tecnología, hacemos referencia a la combinación de diferentes softwares o herramientas, para lograr que un solo sistema haga lo que hacen todos por separado.

No existe un solo software para nuestra empresa que haga todas las acciones que necesitamos, cada empresa es diferente y tiene distintas necesidades, por lo que sí existen softwares que agrupan tareas por áreas, como ERP, CRM, BPM, CMS, entre otros. Lo que posibilitan las integraciones es la combinación de ellos.

La integración permite que los sistemas que trabajan por separado, se combinen y esto nos permite ahorrar tiempo y recursos. Además las integraciones favorecen el desarrollo de la empresa, ya que van adaptando tecnológicamente los procesos acorde a las necesidades que surgen, por lo que son beneficiosas tanto para quienes llevan adelante los procesos como para toda la organización en general, automatizando procesos y favoreciendo su optimización.

¿Para qué sirven las integraciones?

Las integraciones son acciones que ayudarán a nuestra organización en su optimización de procesos. Hacer una integración de dos o más programas/softwares que estemos utilizando, será beneficioso para ahorrar tiempo y esto llevará a mejorar la eficiencia de nuestros equipos, también generará ahorro de recursos económicos y humanos.
Al utilizar diferentes programas para cada acción que necesitamos ejecutar en nuestro sistema, ponemos en uso muchos más recursos que si tenemos estas cuestiones resueltas en un sólo programa que pueda incorporar la mayor cantidad de acciones posibles, y eso se logra a partir de la integración. Una mayor agilidad les permite a las empresas brindar un mejor servicio y ser más competitivas.

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¿Por qué necesito una integración?

Una integración de software puede ser necesaria para una empresa por diversas razones:

• Cuando dos empresas diferentes se unen

En este caso, dos empresas que vienen de mundos diferentes o del mismo, pero utilizan diferentes softwares para realizar sus tareas, necesitan unificar sus tareas para tener mejor organización y conseguir resultados favorables. Realizar una integración en este caso es sumamente importante.

• Uso de sistemas antiguos y aplicaciones modernas

Actualmente, con el avance tecnológico que atraviesa la sociedad es muy común conocer empresas que están intentando adaptarse a los tiempos modernos pero se les dificulta al momento de la revisión de sus programas informáticos. Es importante tener en cuenta que si estamos trabajando hace varios años con determinado sistema y queremos aggiornarnos, probablemente necesitemos integrar nuestros viejos programas con las tecnologías actuales.

• Búsqueda de aumento en la funcionalidad

Integrar dos o más programas hará que optimicemos los procesos, generando mayor funcionalidad en las tareas, lo que será beneficioso para nuestra empresa.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de hacer una integración?

Realizar una integración de aplicaciones en tu empresa tiene una serie de ventajas que mencionaremos a continuación:

• Aumenta la productividad de todos los procesos que se vean involucrados.
• Permite ahorrar tiempo y recursos económicos.
• Favorece la coordinación de tareas entre los departamentos.
• Mejora la organización y el planeamiento de la empresa.
• Reduce el número de aplicaciones y sistemas que utilicemos, optimizando los recursos tecnológicos.
• Agiliza la ejecución de las tareas.
• Aumenta la seguridad de nuestro sistema.

Como en todos los procesos que implementamos en nuestro negocio, la integración de sistemas tiene una parte favorable pero también puede presentar ciertas desventajas, esto no significa que no debemos implementar una si la necesitamos pero si son puntos importantes a tener en cuenta para evitar disgustos cuando el proceso avance:

• Es necesario invertir más en seguridad tecnológica, ya que al estar integrados todos los procesos, si uno se ve dañado correrá riesgo todo lo que esté integrado con el.
• Alto gasto inicial, aunque es una inversión a largo plazo, en un principio es un gasto importante el que debe afrontarse.
• Debe tenerse en cuenta que las actualizaciones son complicadas, ya que se adaptan a todos los sistemas que hayamos integrado.
  

¿Qué tipos de integraciones existen?

El proceso de integración en las empresas requiere de una transformación digital que debe afrontarse para poder seguir al ritmo que corre el entorno. Hay 4 modelos de integración que podemos implementar, dependiendo cuales sean nuestros objetivos y sistemas a integrar.

1. Integración vertical

Este tipo de integración agrupa software similar sin hacer interconexiones con acciones de otras áreas.

2. Integración del sistema en estrella

Un integrador de estrellas es una colección de conexiones punto a punto en una secuencia de segmento estrella. Esta estrategia permite la integración con otros subsistemas además de conectar software.Este tipo de integraciones proporciona más herramientas a los usuarios pero es más complejo de realizar y requiere mucho mantenimiento.

3. Integración horizontal

La integración horizontal establece un subsistema que establece una base de datos conectada con el software. Esto contribuye a minimizar los enlaces de conexión, lo que ahorra tiempo, capital y esfuerzos invertidos en crearla y mantenerla.

4. Integración punto por punto

Este tipo de integración es el más sencillo. Consiste en conexiones simples entre dos subsistemas. Es factible en empresas que quieren optimizar una sola función en lugar de una base de datos completa. No es recomendable usarlo en varias conexiones de software ya que se volvería complejo e inmanejable.

<<< Integraciones avanzadas >>>

Pasos para realizar una integración

Para poder realizar una integración es necesario atravesar un proceso de planificación, diseño y desarrollo de software. Los pasos que debemos tener en cuenta para poder lograrlo de forma ordenada son:

1. Determinar los requisitos

En un principio, el departamento de gestión de la empresa debe realizar una tarea de investigación sobre las necesidades que deben satisfacerse y que los sistemas utilizados no están cubriendo. El departamento de IT y los desarrolladores son quienes se encargan de llevar a cabo los cambios. Es importante contar con un esquema donde se explicite cómo funcionarían los sistemas integrados para tener en cuenta si algo debe mejorarse.

2. Análisis del plan

Una vez que el plan es presentado, el departamento de IT debe verificar si es viable, los recursos que necesitará para llevarlo a cabo y analizar si es viable la implementación teniendo en cuenta la tecnología que la empresa tiene. En este caso es importante que la empresa esté preparada para afrontar nuevos gastos ya que generalmente la integración implica cierta inversión en tecnología.

3. Diseño del software

Luego de haber determinado un plan, determinar su viabilidad y aprobarlo, es momento de comenzar con el diseño del software.

4. Diseño de integración

Esta es la fase que lleva más dedicación, consume mucho tiempo ya que debe describir el proceso, las pruebas del sistema, los métodos y la logística. Es muy importante que los pasos anteriores hayan sido bien ejecutados ya que de esto depende el diseño de la integración. Si en los pasos anteriores hemos fallado, el diseño va a tomarnos más tiempo.

<<< ¿Qué son las integraciones a medida? >>>

5. Implementación

Una vez desarrollada la herramienta, y luego de haberla probado, ya está lista para ser implementada. Si todo funciona correctamente, puede comenzar la capacitación de los empleados en su uso.

6. Realizar controles de uso

Cuando el nuevo sistema ya lleva cierto tiempo implementado, es importante que los usuarios realicen test sobre su funcionamiento y pruebas para chequear que todo esté funcionando correctamente.

¿Qué herramientas usar para hacer una integración?

A continuación te presentamos las tres principales herramientas seleccionadas por nosotros para realizar integraciones.

Integromat

Es una aplicación que permite conectar las herramientas entre sí y automatizar las tareas más recurrentes. Esta herramienta tiene una versión gratuita y una versión de pago, que permite generar más acciones que la gratuita.

Zapier

Este software hace integraciones entre aplicaciones web y programas. Permite acciones combinadas y el traspaso de datos entre plataformas. Igual que Integromat, cuenta con un plan gratuito y un plan de pago donde las acciones que puede realizar aumentan.

Workato

Es la principal herramienta de integración y automatización en la nube, esta herramienta ha recibido premios por su desempeño. Esta herramienta también ofrece automatización de procesos. 

¿Qué es una API?

Una Interfaz de Programación de Aplicaciones o más conocidas las siglas API (en inglés Application Programming Interface) es el código que cada software tiene y en donde toda su información se encuentra encriptada. Estos códigos pueden ser públicos, privados o semipúblicos, dependiendo cada herramienta: que sean públicos significa que cualquier persona puede acceder y que sea privado quiere decir que sólo los creadores de esta herramienta tienen acceso a ella, las semipúblicas son las que brindan sólo una parte de la información de la herramienta.
En el proceso de integración, las API son sumamente importantes ya que lo que se hace al integrar dos o más herramientas, es poner en conversación las API de cada software a integrar y ellas son las encargadas de dar a entender su código, para que la integración funcione correctamente.

Automatizar e integrar

No es lo mismo automatizar que integrar. Cuando hablamos de integración, como ya hemos dicho, hacemos referencia a la combinación de dos o más herramientas que usamos en una empresa, para poder disminuir la cantidad de herramientas realizando las mismas acciones.
Cuando hablamos de automatizar, hablamos de usar la tecnología para realizar procesos que se hacen manualmente, y pasar de utilizar recursos humanos a aprovechar los recursos tecnológicos. Esto es útil para nuestra empresa ya que la automatización nos permite optimizar el uso de los recursos y reducir los gastos.

Conclusión

Las integraciones son una acción importante que podemos implementar en nuestra empresa para optimizar todos nuestros procesos y ahorrar recursos. Es importante que tengamos en claro los procesos que nuestras herramientas de software realizan y qué objetivo queremos lograr realizando una integración, para que así cuando el área capacitada para llevar adelante la integración de las herramientas, sepa hacia qué objetivos debe llegar la herramienta final.
La optimización de los procesos es siempre uno de los objetivos principales que la mayoría de las empresas buscan lograr, aplicando integraciones donde son necesarias, estamos un paso más cerca de lograrlo.