Qué debo tener en cuenta para elegir una herramienta tecnológica

Saber gestionar los datos de tu empresa es crucial, por eso también es importante saber que aunque se disponga de mucha información esta puede llegar a ser irrelevante si no está estructurada, es decir, resultará obsoleta si no se puede comparar, asociar o intercambiar dentro de la misma organización.

En la actualidad, una de las situaciones que más abundan es ver que todavía un gran número de PyMEs utiliza programas de contabilidad o facturación muy básicos y muchas veces usan hojas de cálculo para gestionar procesos estratégicos y vitales para el negocio, como por ejemplo: la gestión de clientes, el stock, entre otros.

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Debido a esta forma de operar, la toma de decisiones se ve seriamente afectada y puede ponerse en situación de riesgo a la empresa si no dispone de información actualizada, algo que es imprescindible.

Debes tener presente que la competitividad y la rentabilidad de una empresa viene marcada, hoy en día, por la capacidad que tienes para optimizar tus recursos, automatizar los procesos, mejorar la toma de decisiones, perfeccionar la relación con los clientes, etc.

Es importante entender que cada empresa tiene características particulares y unos objetivos a corto y largo plazo. Para poder alcanzarlos debes mejorar unas u otras áreas, actividades y funciones. Pero… ¿Cómo perfeccionar aquellos departamentos que necesitamos potenciar? La forma de poder hacerlo es escogiendo el correcto software empresarial que gestione todos los procesos internos que nos ayuden a conseguirlo.

Ahora sí, te estarás preguntando, entonces: ¿Es necesario contar con un software? ¿Qué debo tener en cuenta para elegir una herramienta tecnológica?

Si crees que porque tu negocio no sea enorme no necesitas gestionarlo mediante programas informáticos es porque aún no te han contado los beneficios de automatizar y mejorar tus procesos con un software. Esta decisión es tan importante como cualquier otra. Por ello, también es necesario que te tomes tu tiempo y, sobre todo, que sepas muy bien qué debes tener en cuenta para de elegir un software para tu empresa.

Te mostraremos a continuación seis aspectos que deberás tener en cuenta para tomar la mejor decisión al elegir una herramienta tecnológica para tu empresa:

• Investiga sobre el proveedor:

Por supuesto, hay que investigar con quién vas a trabajar ya que del proveedor dependerá tu éxito en el aspecto informático. Obviamente, puedes tomar en consideración la recomendación que te dé gente cercana. Sin embargo, lo mejor es acudir a la propia empresa, de manera que te puedan decir, de primera mano, en qué te puede ayudar el software y en que no.

• Que sea fácil de utilizar por todos los empleados:

El personal que se relacione con las funcionalidades del software debe estar al corriente de su uso, de manera que puedan aprovechar sus ventajas al igual que lo haces tú. Por este motivo, es esencial que valores un programa que pueda ser fácilmente manejable por todos.

• Combinación con el hardware:

Por mucho que te guste un software, este debe poder ser soportado por el hardware correspondiente. Por ello, deberás adecuarte al equipo con el que cuentas o, si eliges una aplicación que no se soporte, deberás cambiar también algún componente o el equipo completo. Esto no significa, en absoluto, una mala idea; al contrario, puede ser el momento de mejorar tus equipos y dar un paso adelante.

• Conservación de tus datos:

¿Podrás mantener tus datos? Es esencial que no tengas que rehacer tu trabajo sino que elijas un  buen proveedor que te ofrezca una herramienta que te permita agilizar la carga de datos y así poder mejorar la eficiencia de tu negocio en todos los aspectos.

• Asistencia al cliente:

Es importante que el proveedor del software te ofrezca la posibilidad de, en mayor o menor escala, poder formar a tus empleados para que aprendan a utilizar tu nueva aplicación. Además, debes tener claro qué asistencia se te ofrece, durante cuánto tiempo y qué incluye y qué no.

• Cambios en el código fuente:

Por último, no dejes de tener en cuenta a la hora de elegir un software para tu empresa el hecho de poder modificar, en caso de ser necesario, el código fuente. Es algo que prácticamente nadie necesita cuando decide dar el paso pero realmente puede ser algo muy útil más adelante; o peor aún,  tener que cambiar de programa porque necesitas modificar el código fuente y el actual no te lo permite será una auténtica barbaridad.

Por último, ten siempre en cuenta que siempre debes elegir soluciones dirigidas a proyectar y fomentar el crecimiento de tu empresa, garantizando su funcionamiento y su rentabilidad.