Una mirada a la gestión de recursos con monday.com

Seguro has leído toneladas de artículos de gestión de proyectos (los procedimientos, los 101 de la gestión de proyectos, las guías completas) y ahora es el momento de aprender la siguiente parte sobre lo que significa liderar equipos y hacer crecer una cartera de proyectos exitosa: la gestión de recursos.

<<< Cómo usar monday.com: Paso a paso para crear tu primer tablero >>>

Este artículo explicará qué es, por qué es importante, qué hace un administrador de recursos y cómo puedes controlar la planificación de la administración de recursos a través de monday.com.

¿Qué es la gestión de recursos y por qué es importante?

En general, un recurso puede ser cualquier cosa que se necesite para realizar una tarea o proyecto. Por ejemplo, un recurso podría ser el conjunto de habilidades de una persona, una aplicación, un edificio o dinero en efectivo.

Pero, en términos generales, los gerentes de proyecto tienden a dividirlos en dos categorías distintas:

• Los recursos tangibles son cualquier cosa que puedas ver o tocar. Esto incluye mano de obra, dinero, maquinaria, propiedad, software o cualquier otra cosa por el estilo.
• Los recursos intangibles son un poco abstractos. Un recurso intangible puede ser propiedad intelectual (como una patente de tecnología), una idea o un conjunto particular de habilidades que necesitarás para realizar el trabajo.

Pero, ¿por qué es importante la gestión de recursos?

En pocas palabras, la administración de recursos ayuda a realizar más tareas con menos cosas.

Todos sabemos que los residuos son malos. Por lo tanto, todos queremos usar nuestros recursos de la manera más eficiente posible para poder conservarlos y reutilizarlos tanto como sea posible. Bueno, ahí es donde interviene la gestión de recursos.

Al planificar y evaluar con precisión lo que se necesita para completar una tarea, puedes asignar tus recursos de manera más eficiente.

Por ejemplo, si vas a organizar un gran evento y estás tratando de planificar cuántos tacos necesita para el almuerzo de todos, no cierras los ojos y eliges un número al azar, ¿verdad?

Vas a contar cuántos invitados van a venir, asignar una porción razonable a cada individuo y, luego, presupuestar un par de tacos de emergencia adicionales en caso de que alguno se caiga al suelo o alguien quiera uno más.

De esa manera, no terminarás con 100 tacos adicionales al final del evento que ahora se desperdiciarán.

Esta es la gestión de recursos en acción. Te ayuda a ahorrar tiempo, dinero y molestias de la administración.

En términos generales, la gestión de recursos estará a cargo de un administrador de recursos.

¿Qué es un administrador de recursos?

El administrador de recursos se parece mucho al administrador de proyectos pero tiene una diferencia clave: mientras que los administradores de proyectos se enfocan en crear y asignar tareas para realizar un trabajo, los administradores de recursos son responsables de asignar los recursos necesarios para completar esas tareas.

Si tienes un equipo pequeño, el gerente de proyecto y el administrador de recursos pueden ser la misma persona. Es importante tener en cuenta que estas son diferentes roles que se deben llevar a cabo.

¿Cuáles son los beneficios de la gestión de recursos?

La gestión de recursos puede sonar como un paso adicional en un proceso de proyecto que ya es largo, pero es absolutamente fundamental si se desea optimizar y utilizar mejor los activos.

Pero hay algunos otros beneficios que puedes obtener al implementar un poco de administración de recursos.

La gestión de recursos te ayuda a evitar contratiempos.

Cuando desarrollas una comprensión firme de lo que tienes y cómo puedes utilizarlo, puedes pronosticar cualquier problema potencial incluso antes de que suceda. Eso te ahorrará un gran dolor de cabeza más adelante.

Ayuda a prevenir el agotamiento del equipo.

Si se administra todo de manera efectiva, deberías poder evitar la asignación excesiva de recursos que sofoca la productividad del equipo.

La gestión de recursos garantiza que todos los miembros del equipo tengan lo que necesitan cuando lo necesitan. Esto es crucial para la satisfacción en el lugar de trabajo, especialmente cuando los miembros del equipo llevan a cabo varios proyectos.

En algunos softwares de trabajo, puedes obtener una visión clara de la carga de trabajo de todos y ver quién está al máximo de su capacidad, quién puede asumir más y quién está sobrecargado.

La gestión de recursos brinda una red de seguridad si las cosas van mal.

Digamos que el proyecto no tiene éxito debido a la falta de recursos. Puede suceder. Pero, si puedes demostrar que planificaste y administraste adecuadamente los recursos, los demás interesados sabrán que hiciste todo lo posible con lo que se te entregó, y así, reafirmarás tu confianza en ti mismo.

La gestión de recursos genera eficiencia.

Al administrar sus recursos y controlar la asignación, puedes desarrollar una mejor comprensión de cómo el equipo consume recursos. Esos datos te ayudarán a planificar con precisión tu próximo proyecto.

¿Listo para obtener más información sobre las responsabilidades de administración de recursos y cómo una herramienta de administración de recursos puede ayudarlo a realizar el trabajo? Te lo explicamos todo a continuación.

3 recursos comunes para administrar.

En términos generales, como administrador de proyectos (o administrador de recursos), hay tres tipos diferentes de recursos que ocuparán tu tiempo.

1. Recursos humanos.

Tus recursos humanos son los miembros de tu equipo que llevan a cabo las tareas del proyecto.

Los recursos humanos puede ser un espectro bastante amplio de tareas de gestión, desde la contratación de trabajo y la gestión del tiempo, hasta la medición del rendimiento de los trabajadores y su carga de trabajo frente a los KPI; la gestión de recursos es esencial para lograr estas cosas.

El software de gestión de recursos puede ayudar mucho en estas tareas. Con monday.com, puedes obtener una visión visual clara de las operaciones de contratación y de la posición de cada candidato.

También puedes crear formularios para capturar solicitudes de empleo desde el sitio web de tu empresa, usar nuestra herramienta de seguimiento de tiempo para asegurarte de que los miembros del equipo usen su tiempo de manera eficiente y acceder a una variedad de gráficos sobre el desempeño de los empleados, objetivos establecidos, oportunidades de comentarios.

Tenemos diferentes plantillas de recursos humanos para elegir y todas están diseñadas para potenciar tu gestión de recursos humanos.

2. Recursos materiales.

La gestión de materiales tiene que ver con los recursos tangibles que tu equipo necesita para completar una tarea.

En otras palabras, estamos hablando de artículos de oficina como bolígrafos, cordones para eventos, tazas, computadoras portátiles, cualquier elemento físico que tu equipo necesite usar como parte de una tarea más amplia.

Si tienes un proyecto bastante grande es posible que tengas que realizar el seguimiento de docenas de elementos en una hoja de cálculo. Ahí es donde un Work OS (sistema operativo de trabajo) como monday.com resulta útil.

Nuestras vistas de mapa permiten que todos vean las ubicaciones de los materiales en un mapa y compartan etiquetas para diferentes tipos de materiales en sus plantillas de flujo de trabajo. Y si eliges una vista de línea de tiempo, podrás ver el estado de un recurso en cualquier momento.

3. Recursos de relación.

Cuando los administradores de recursos hablan sobre la gestión de relaciones, se refieren específicamente a las relaciones profesionales de trabajo con proveedores, contratistas y subcontratistas.

Puedes usar monday.com para colaborar con varios clientes y proveedores externos, compartir formularios y habilitar un acceso seguro limitado a elementos particulares de un flujo de trabajo.

Incluso tenemos una plantilla de lista de proveedores que puede ayudarte a rastrear y administrar su lista maestra de todas las personas con las que hace negocios. 

¿Cuáles son los diferentes tipos de gestión de recursos?

Hay tres tipos principales de gestión de recursos: asignación de recursos, nivelación de recursos y previsión de recursos.

• La asignación de recursos se trata de aprovechar al máximo todos los recursos disponibles. Esto significa evaluar todos los recursos a tu disposición, analizar cómo se pueden usar de manera eficiente y, luego, implementar esos recursos para ayudar a tu equipo a trabajar.
• La nivelación de recursos es un método que usan los gerentes para descubrir recursos infrautilizados o mal asignados y, luego, volver a implementarlos para optimizar la eficiencia.
• La previsión de recursos es una forma de predecir los requisitos de recursos en el futuro. Esta es una parte fundamental de la planificación de recursos, ya que una previsión precisa significa menos desperdicio y una ejecución más rápida y económica.

Para hacer todas estas predicciones, debes estar muy familiarizado con el ciclo de vida de tu proyecto y tener un conocimiento firme de la disponibilidad de recursos dentro de tu organización.

Un sistema operativo de trabajo puede proporcionar este nivel de visibilidad, así como un fácil acceso a tus proyectos y recursos, todo en un solo lugar.

Y si deseas obtener más información sobre la asignación de recursos y cómo un Work OS puede hacerlo mucho más fácil, estás en el lugar correcto.

¿Cómo monday.com puede  ayudarte con la administración de recursos?

El Work OS de monday.com también cuenta con una plantilla de gestión de recursos única que te permite planificar tu asignación de activos sin asignar accidentalmente el mismo recurso a demasiadas tareas a la vez.

Lo ayudamos a poner todos tus recursos al frente y al centro para que puedas ver qué se usa, por cuánto tiempo y quién es responsable en tiempo real.

Además de un montón de vistas de flujo de trabajo (como el diagrama de Gantt) e integraciones, también obtendrás:

• Función de exportación e importación de Excel para que puedas exportar instantáneamente tu plantilla a Excel con solo un clic. Por otro lado, puedes importar fácilmente tu hoja de cálculo de Excel y convertirla en un elegante tablero de monday.com con solo un par de clics.
• Vistas de mapas que muestran las ubicaciones de los activos en un mapa. Eso significa que todos siempre saben dónde encontrar un recurso.
• Una pantalla centrada en los recursos que te muestra el estado preciso del recurso como una instantánea para que no tenga que intentar rastrear cosas a través de rutas de archivo complicadas. 

<<< Guía: ¿Qué son y cómo crear automatizaciones en Monday.com? >>>

Comienza con monday.com.

En este punto, entiendes la idea: la gestión de recursos es muy importante si deseas realizar tus proyectos. Es el proceso de planificar, programar y asignar tus recursos y te ayuda a evitar todo tipo de problemas imprevistos.

La plantilla de administración de recursos de monday.com te permite trazar de manera experta tu asignación de activos y ubicar tus recursos al frente y al centro para que siempre sepas exactamente quién está usando qué y por qué.