Guía: ¿Qué son y cómo crear automatizaciones en Monday.com?

Evita trabajo manual y aprende a ser 10 veces más eficiente en tu trabajo. Aumenta la eficiencia y el control de los procesos ¿Quieres saber cómo? Sigue leyendo esta guía porque te lo muestro y lo mejor está al final.

Asignar a otra persona cuando una tarea está finalizada, recordar a alguien que mañana vence el plazo de una tarea (o recordármelo yo mismo). Estas pequeñas acciones, si las hacemos, nos llevan mucha de nuestra atención, agotan nuestra mente, y toman muchos más minutos diarios de los que nos podemos imaginar. ¿Te parece poco una hora al día? Depende de lo que hagas, pero generalmente es más.

Las automatizaciones nos dan la posibilidad de que cuando ocurra determinado evento (como el cambio del estado o semáforo de una tarea, la llegada de una fecha de vencimiento, la creación de una tarea o la recepción de un pedido) se dispare una acción automática en consecuencia.

¿Cómo puedo automatizar mis procesos?

En Monday, las automatizaciones se configuran muy fácil debido a las lógicas que ya vienen predefinidas y que podemos personalizar en nuestros tableros.

¿Cómo agregar una automatización?

Para añadir una automatización en un tablero, haz click en el ícono de automatización ubicado en la parte superior derecha de la pantalla:

Desde aquí verás un listado de automatizaciones que puedes agregar al tablero (y cada vez habrá más opciones!).

Haz click en uno y ya podrás configurarlo.

¿Cómo se configura una automatización? ¿Qué tipos de automatizaciones existen?

Existen automatizaciones para notificar a alguien, para mover un pulso, para duplicar tareas y grupos, y muchos más.

Te mostraré algunos ejemplos individuales, cómo configurarlos, y al final encontrarás un ejemplo que te sorprenderá.

Nota: no olvides que para que una automatización funciones debes dejar configurada cada uno de los parámetros.

Ejemplos:

1. Cuando llega una fecha de vencimiento, o un día antes a determinada hora, notificar a alguien. Ej: a mí, a otro miembro, al designado como responsable en la columna, etc.

2. O hacerlo solo si el estado es Demorado, o no es Listo.

3. También podemos hacerlo un poco más insistente. En caso de ser una "Tarea Demorada" y que necesitemos recordarle a diariamente a la persona a cargo que debe completarla, puede llegarle una automatización cada día, cada dos días, o una vez por semana.

Un poco más avanzado, si se detecta que una tarea de un proceso debe regresar a una etapa anterior (por ejemplo si una actividad que estaba marcada como "En proceso" vuelve a "En revisión", o si el departamento de ventas necesita que facturación revise y corrija una cotización) entonces se notificará al responsable de esa etapa.

Nota: Esta automatización permite miles de opciones!

Si automáticamente se crean pulsos en nuestro tablero (por ejemplo, si recibimos pedidos de productos, o solicitudes de cotización de un visitante en nuestra página web mediante un Form de Monday embebido) podemos recibir notificaciones automáticas cada vez que nos ingresa un pedido.

Tareas recurrentes

Tenemos un artículo específico de tareas recurrentes, pero resumidamente podemos decir que con estas automatizaciones es posible crear una tarea o bien un grupo de tareas que se repiten periódicamente.

¿Cómo combinar automatizaciones para lograr mejores objetivos?

Combinando automatizaciones podemos podemos comenzar a hacer un poco de magia y despertar nuestra creatividad sobre todo lo que puede lograrse con esto.

Si tenemos una automatización para una tarea recurrente (por ejemplo un informe semanal), ya no debemos preocuparnos por recordarla. Simplemente con una notificación para cada vez que se crea un pulso estaré al tanto de que hoy es día de entregar ese informe, y si por alguna razón lo olvido, una automatización podría recordarme al día siguiente que el estado de esta tarea no es Listo!

Cómo combinar automatizaciones para un mejor Project Management:

Si tenemos tareas o proyectos divididos por etapas, podemos tener un buen seguimiento automático de los mismos.

Imagina que cada vez que alguien finalice una etapa automáticamente se asigne al siguiente responsable del proceso y no tener que hacerlo manualmente, ni llamarlo, ni enviarle un correo, ni organizar una reunión.

En nuestro ejemplo, hay una persona responsable por cada fase de un proyecto, y por la configuración de permisos cada integrante solo puede editar el estado correspondiente a su fase, y solo cuando está asignado como responsable.

• Una vez que termina la Fase 1, automáticamente se asigna como responsable a la persona a cargo de la Fase 2. A esta persona se le notifica debidamente de manera automática.
• Una vez finalizado el proyecto (Fase 3 lista) el mismo se mueve sin esfuerzo manual al grupo de "Proyectos Finalizados" y se notifica al Director de la empresa.

En resumen, con las automatizaciones además de evitar trabajo manual y reducir tus tiempos puedes estandarizar tus procesos, mejorar la comunicación interna y asegurarte de que ninguna fecha se retrase. Cada semana puedes recordarte de realizar un informe para rendir cuentas sobre el estado actual de tus proyectos y la salud de tus tareas, departamento, área o gerencia.

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