Consecuencias de no definir correctamente el alcance de un proyecto

No son muchos los proyectos que se completan alguna vez de acuerdo con los planes y presupuestos originales. Uno de los principales desafíos en la gestión de proyectos es definir en primer lugar el alcance que tendrá. De lo contrario, se sufrirán las consecuencias de no definir el alcance de un proyecto. Los cambios imprevistos son inevitables en la gestión de proyectos. Pero implementar procesos de control

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Los cambios mal administrados o descontrolados pueden malograr gravemente el alcance de tu proyecto, lo que lleva a que se incumplan los plazos, se superen los presupuestos e incluso conduzca al fracaso del proyecto. Agregar trabajo adicional y requerir presupuesto y recursos adicionales puede afectar tu capacidad para cumplir con el objetivo.

De hecho, las estimaciones deficientes en la fase de planificación (39 %) y los cambios en el alcance a mitad del proyecto (41 %) se reconocen como las dos razones principales del fracaso de un proyecto, según la encuesta Global PPM de PwC. En este artículo, abordamos las principales consecuencias de no definir el alcance de un proyecto de manera correcta.

Afortunadamente, la implementación de un cambio en el alcance no tiene por qué significar el fracaso del proyecto. Siempre que el alcance inicial esté claramente definido, los cambios realizados durante el ciclo de vida de tu proyecto estén bien administrados y utilices un software de administración de proyectos que proporcione funciones de control de cambios, aún es posible entregar proyectos con éxito.  

La importancia del alcance de un proyecto

Definir un alcance del proyecto que sea específico, claro y alcanzable mientras se garantiza que cualquier cambio en el alcance se controle cuidadosamente es clave para el éxito de la gestión de proyectos de capital. Invertir tiempo y esfuerzo en la definición detallada del proyecto al comienzo, antes de que los costos y los plazos comiencen a acumularse, puede eliminar los obstáculos más adelante y mantener el proyecto en marcha en términos de tiempo y presupuesto.

La gestión del alcance del proyecto incluye los procesos necesarios para garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo necesario, para completar el proyecto con éxito. Si no se define lo que es parte del proyecto, así como lo que no lo es, puede resultar en la realización de un trabajo innecesario que puede afectar negativamente el cronograma y presupuesto.

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Consecuencias de definir incorrectamente el alcance de un proyecto 

Cuando se planifica equivocadamente el alcance de un proyecto, este corre el riesgo de no cumplir con el objetivo planteado, por lo que difícilmente sea entregado en el tiempo previsto, así como tampoco hará un uso adecuado del presupuesto que en un principio había sido reservado. A continuación, enumeramos las principales consecuencias de no definir correctamente el alcance de un proyecto.

1. No llegar al alcance.

Una de las primeras consecuencias al definir el alcance de un proyecto de manera incorrecta es que el límite sea poco realista y que finalmente el objetivo sea irrealizable en el tiempo estipulado. Asimismo, los costos para este alcance y tiempo mal trazados también serán insuficientes porque su cálculo se basaba en la primera planificación donde el presupuesto era acorde al tiempo y alcance. 

Cuando este aumenta, obliga a ajustar el plazo y el presupuesto para poder cumplir con el alcance, o bien, lo más coherente, reducir el alcance para que se adapte con el presupuesto y el tiempo.

2. No llegar al tiempo previsto.

Son diversas las causas que pueden derivar en el retraso en la entrega de un proyecto. Una de las más frecuentes es no definir correctamente el alcance, porque a partir de una inadecuada planificación del proyecto, dentro de la cual se encuentra la declaración de alcance, será difícil llegar al objetivo establecido, manteniendo el cronograma inicial y el presupuesto. 

Lo más probable es que el director de proyectos tenga que invertir más recursos para trazar un nuevo plazo de entrega, quizá modificar procesos y tareas para agilizar los tiempos. Como el alcance mal definido ha generado esas fluctuaciones en el tiempo y costo del proyecto, el líder deberá redefinir con su equipo un nuevo alcance, esta vez, más realista, fijando un objetivo también acorde al tiempo y presupuesto, que fueron destinados para desarrollar el proyecto.

3. Excederse en el presupuesto.

Por otro lado, demorar en tiempo implica que la inversión puesta en el proyecto no está generando la rentabilidad esperada. Cuando se invierte en un proyecto, se espera obtener un retorno de la inversión que se traduzca en ganancias. Si se llega a una situación intermedia es posible haber definido mal el alcance. También puede suceder que al prever mal los costos (calcular más recursos que lo disponible) el alcance se vea afectado en algún punto. 

Para evitar excederse en el presupuesto, hay que fijar un alcance realista en un tiempo de entrega igualmente realista. Esto permitirá que el presupuesto no exceda los límites y genere más gastos que ganancias. El  negocio más rentable es el que obtiene mayores ganancias invirtiendo el mínimo de los recursos o, por lo menos, una inversión que genere ROI suficiente para considerar al proyecto exitoso.

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Para concluir, las 3 consecuencias de no definir correctamente el alcance de un proyecto es retrasarse en el tiempo, no llegar al alcance, por ende, al objetivo propuesto, y, en concatenación con estos, el presupuesto no cubrirá los gastos del proyecto, y habrá que aplicar cambios en la definición del alcance a fin de cumplir finalmente con el objetivo.