Nuevos métodos para incrementar la productividad laboral

Es probable que más de una vez hayas sentido que tu tiempo se vuelve improductivo y que realmente no te alcanza para terminar todos tus pendientes, y como es de esperar, al resto de tu equipo le ocurre lo mismo como en una reacción en cadena. Incrementar la productividad laboral no es imposible aunque es necesario organizar tanto el tiempo que tenemos como la carga de trabajo dentro de ese tiempo para evitar volver a retrasarnos y que todo lo demás se retrase.

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Sin embargo, ni bien logramos ponernos al día durante un cierto periodo, por algún motivo no lo podemos sostener en el tiempo y otra vez perdemos el ritmo de trabajo que habíamos logrado. Y este ciclo suele repetirse indefinidamente. ¿Por qué sucede esto? Generalmente, para llegar a sacarse los pendientes de encima las personas realizan grandes esfuerzos o sacrificios, pero una vez obtenidos los resultados se relajan y vuelven a bajar la productividad.

La clave está en no tener que hacer estos grandes sacrificios para alcanzar un objetivo sino que los objetivos se alcancen de manera natural, como resultado de una planificación previa. De esta forma, la productividad aumenta y no vuelve a decrecer después. En este artículo, te contamos qué métodos puedes implementar para incrementar la productividad laboral y no bajar el rendimiento nunca más.

Principales prácticas para incrementar la productividad 

Existen diversas prácticas para mejorar la productividad que no requieren de mucho esfuerzo y se pueden implementar desde ahora y repetirlas hasta que se convierta en un hábito. A continuación, te compartimos varios tips que pueden ser de gran ayuda para marcar la diferencia.

1. Agiliza tu espacio de trabajo.

Antes de iniciar cualquier actividad, utiliza unos minutos al comienzo de cada día para organizar y ordenar tu espacio de trabajo. Un entorno ordenado te puede ayudar a pensar con mayor claridad y generar mejores resultados. Al limpiar y organizar tu espacio, puedes incrementar significativamente tu productividad y limitar el tiempo dedicado a buscar anotadores y toda clase de insumos de oficina.

2. Completa primero la tarea más compleja.

Todas las personas tienen al menos una tarea, dentro de la lista de tareas pendientes, que postergan indefinidamente porque les resulta estresante ponerse a realizarlas. No obstante, esa tarea evadida es la que deben completar en primer lugar. Antes que dejarla para el último, alargando la tensión de saber que sigue estando allí esperándote, termínala de una vez. En comparación, tus otras tareas parecerán menos odiosas y tu estrés se reducirá, aumentando tu productividad.

3. Prioriza y delega tus otras tareas.

Tu atención debe enfocarse en las tareas más importantes, por lo que deberás seleccionar las que son más urgentes de las que pueden esperar. Posterga aquellas tareas que tienen baja prioridad y elabora un plan para delegarlas, a fin de dedicar más tiempo a las actividades que agregan mayor valor a tu rol y a la empresa.

4. Identifica tu tiempo de trabajo más productivo.

Las personas varían en su tiempo de ser productivas, ya que así como hay quienes son más productivos a la mañana temprano, hay otros que se activan después del mediodía, la tarde o incluso a la noche. Por este motivo, es importante identificar a qué hora del día te sientes más alerta y atento/a para dedicar en esos momentos tus tareas más importantes. Esto es especialmente útil sobre todo en el trabajo remoto, ya que puedes acceder a horarios más flexibles.

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5. Toma descansos breves.

Los seres humanos no somos robotitos que funcionan 8 horas seguidas de trabajo intensivo sin tomarse un break de vez en cuando. No solo es necesario parar un momento sino que es saludable para el cuerpo y la mente. Tomarse una pausa para prepararse un café o simplemente levantarse de la silla a estirar las piernas fuera de la oficina ya te permite retomar energías renovadas.

6. Escucha música.

Cuando trabajas, escuchar tu música favorita puede ayudarte a concentrarte más e inspirarte para eliminar más rápidamente la lista de tus tareas pendientes. Sobre todo cuando compartes la oficina con compañeros que están teniendo reuniones presenciales o virtuales y hablan todo el tiempo, escuchar música con auriculares te permitirá ahogar los sonidos del exterior cuando estos bloquean tus pensamientos. Sin embargo, escucha a un volumen adecuado para evitar problemas auditivos.

7. Define tus objetivos diarios.

No siempre es sencillo realizar un seguimiento de todo lo que necesitas hacer, pero si anotas los objetivos del día cada mañana al levantarte, puedes mejorar tu productividad notablemente. La lista que escribas con los objetivos para el día deben estar al alcance de la mano en tu escritorio para consultarla siempre que sea necesario para no dejar nada librado al azar.

8. Enlista tus tareas pendientes.

Además de anotar tus objetivos diarios, prueba con incluir una lista de tus tareas pendientes para mantener la productividad y no continuar postergando esas actividades. Independientemente de cómo realices el seguimiento de tu lista de tareas pendientes, asegúrate de que sea concisa, realista y flexible para evitar el agotamiento y el estrés. 

Métodos para incrementar tu productividad

Por último, incluimos 3 métodos eficaces para incrementar la productividad y que se relacionan estrechamente con las prácticas desarrolladas anteriormente.

1. Método Kanban.

El método kanban consiste en un tablero de fases que puedes crear y adaptar según tus necesidades. Se activa a través de varias columnas, generalmente 3 o 4: 

• Pendientes de hacer (to do list): aquí puedes anotar tus tareas pendientes.
• Próximamente: incluye un máximo de 3 tareas prioritarias.
• Ejecutando o en proceso: enfócate en una sola tarea que estés realizando hasta terminarla.
• Finalizado: incluye las tareas terminadas y el tiempo total que te llevó realizarlas.

Permite ponerle fecha y hora a las tareas largas y complejas. ¿Te acuerdas de esa tarea aburrida y difícil que tanto postergas? Ya entendiste que debes ejecutarla antes que a las otras. De esa manera, puedes organizarte y respetar ese slot de tiempo para asegurarte de que nada se interponga. Para lograrlo, elige el calendario que se adapte a tus necesidades. Este método permite también gestionar adecuadamente las tareas repetitivas.

3. La matriz Eisenhower.

Si te cuesta priorizar las tareas, este método es el indicado para ti. Funciona a través de 4 cuadrantes en una matriz que sitúa a determinadas tareas en uno de los cuadrantes: por ejemplo, 2 cuadrantes para gestionar las tareas prioritarias y los otros 2 cuadrantes restantes para las tareas que se pueden postergar. Esto te permite mapear la carga de trabajo y agilizar los procesos con las actividades que realmente son relevantes para la organización.

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En síntesis, incrementar la productividad en tu empresa es posible y puedes empezar inmediatamente con simples prácticas que harán tu rutina más llevadera. Complementa esta rutina con los 3 métodos abordados para organizar tus tareas desde el inicio al fin, completar tareas difíciles y priorizar aquellas que suman valor estratégico.