5 técnicas de gestión del tiempo para aumentar la productividad

A pesar de la sorprendente cantidad de tiempo perdido durante las horas de trabajo y los métodos simples que pueden ahorrarlo (solo 10 minutos de planificación de su día pueden ahorrar 2 horas de tiempo perdido), alrededor de cuatro quintas partes de los empleados todavía no utiliza ningún tipo de sistema de gestión del tiempo. 

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El tiempo es un recurso preciado en los negocios modernos, pero existe varias técnicas de administración del tiempo, por lo que elegir cuál usar puede ser abrumador. En esta publicación, cubriremos los cinco métodos principales que te ayudarán a comenzar a recuperar esas horas vacías.

1. Come la rana.

¿Te sientes frustrado por tu falta de progreso hacia un objetivo importante pero no urgente? Es fácil atascarse en tareas triviales que siempre están presentes, o simplemente postergar nuestras metas más grandes. Esta técnica simple se reduce a esto: identificar la única tarea del día que tendrá el mayor impacto en tu objetivo (la rana) y complétala antes que todas las demás.

El consultor de negocios y autor de autodesarrollo Brian Tracy nombró este método después de una cita de Mark Twain: “Si tu trabajo es comer una rana, es mejor hacerlo a primera hora de la mañana. Y si tu trabajo es comer dos ranas, es mejor comer la más grande primero”.

Si tu reacción a esto es "tengo demasiadas cosas que hacer por día, así que no puedo concentrarme en una sola", entonces esta quizás sea la mejor técnica. Cuanto más abrumado estés por la cantidad de tareas que te esperan cada día, más te beneficiarás de comer la rana. Lo que importa en la progresión hacia tu objetivo final son las tareas de alto impacto. Terminar las tareas más pequeñas para aliviar la irritación solo te llevará a hacer girar las ruedas en lugar de ganar tracción hacia adelante.

¿Por qué sucede esto? El trabajo más importante casi siempre requiere una capacidad mental total para ejecutarse, como la resolución de problemas, el desarrollo de una estrategia comercial o la redacción de contenido. La técnica "Come la rana" te obliga a entrar en un estado de "trabajo profundo", enfocándote sin distracciones en una sola tarea, que es lo que necesitas para lograr un progreso significativo.

Por lo general, un objetivo grande no se puede lograr en un solo día o con una sola tarea, por lo que deberás dividirlos en subtareas. Sin embargo, es importante no pensar demasiado en el futuro, ya que un plan meticuloso puede descarrilarse fácilmente. La noche anterior, decide qué actividad necesitas completar para dar un paso sustancial hacia adelante; luego, prepara las herramientas que necesitas para lograrlo.

2. La técnica Pomodoro.

La procrastinación se afianza cuando posponemos tareas que nos hacen sentir incómodos. Esto puede deberse a que son grandes o a que el trabajo implica incertidumbre (algo que nos disgusta). En estos momentos, nuestro cerebro busca con entusiasmo distracciones como responder correos electrónicos o navegar por las redes sociales. Es por eso que comenzar una tarea abrumadora suele ser el paso más difícil.

La técnica Pomodoro es una forma de romper con ese hábito de evasión al abordar una tarea del tamaño de un bocado durante un corto período de tiempo. Esto es mucho más agradable para nuestras mentes que tratar de manejar un proyecto grande o complicado de una vez sin restricciones.

El método en sí es, nuevamente, sorprendentemente simple (la simplicidad, al parecer, puede ser la máxima sofisticación):

1. Escribe una lista de tareas pendientes.
2. Elige una sola tarea, luego, configura un temporizador de 25 minutos.
3. Trabaja en la tarea y cuando suene el temporizador, marca la tarea o registra lo que has completado y marca un 'pomodoro'.
4. Toma un descanso de cinco minutos.
5. Repite, y después de cuatro pomodoros, toma un descanso más largo de 15 a 20 minutos.

Saber que solo necesitas comprometerte con 25 minutos de trabajo libera tu mente de sentirte abrumado por todo el proyecto. Y una vez que hayas completado solo un pomodoro de manera productiva, te sentirás mucho más motivado para continuar trabajando.

Si te preguntas por qué cada porción de tiempo se llama 'pomodoro' (en italiano, 'tomate'), no eres el único. La técnica fue creada por Francesco Cirillo durante sus años universitarios en la década de 1980. En ese momento, se sentía desmoralizado por la cantidad de trabajo que tenía que completar, por lo que decidió concentrarse dedicando solo 10 minutos a estudiar (que luego evolucionó a períodos de 25 minutos). Cirillo usó un reloj de cocina en forma de tomate y, después de tener éxito con este método, le puso el nombre del reloj.

3. La matriz de Eisenhower.

Antes de convertirse en presidente, Dwight Eisenhower fue general en el Ejército de los EE. UU. y comandante supremo de las Fuerzas Aliadas en Europa durante la Segunda Guerra Mundial, además de convertirse más tarde en el primer comandante supremo de la OTAN. Dada la cantidad de decisiones difíciles a las que se enfrentaba Eisenhower a diario, no es de extrañar que inventara un método para tomar decisiones de forma más rápida y eficaz.

La matriz de Eisenhower (o caja de Eisenhower) es una técnica para decidir qué tareas realizar en un momento dado. Es una matriz simple de 2×2, en la que se asignan tareas a cada cuadrante según su nivel de urgencia e importancia. Las tareas se pueden clasificar según su cuadrante:

• Urgentes e importantes → Tareas que deben realizarse de inmediato.
• Importantes pero no urgentes → Tareas que deben programarse para más adelante.
• Urgentes pero no importantes → Tareas que se pueden delegar a otra persona.
• Ni urgentes ni importantes → Tareas que se pueden eliminar.

Las tareas urgentes generalmente son reactivas, es decir, el trabajo al que debes responder, como correos electrónicos, llamadas telefónicas y mensajes. Por el contrario, las tareas importantes contribuyen a los objetivos o valores a largo plazo, como la investigación o el desarrollo personal. La belleza de la matriz de Eisenhower es que se puede usar tanto para períodos de tiempo largos como cortos, como elegir en qué trabajar cada mes o qué completar cada día.

4. Análisis de Pareto.

¿Alguna vez has estado en una situación de gestión en la que hay una serie de problemas crónicos y necesitas decidir cuál abordar primero? Idealmente, comenzarías solucionando los problemas que tienen el mayor impacto, pero estos pueden no ser tan obvios. Aquí es donde entra el análisis de Pareto. Es una técnica de toma de decisiones para determinar qué causas contribuyen con el mayor efecto y las ordena en prioridad de acción.

El análisis de Pareto fue inventado en la década de 1940 por Joseph M. Juran, que lo nombró por el Principio de Pareto, una regla que establece que la gran mayoría (alrededor del 80 %) de los problemas son generados por una pequeña minoría (alrededor del 20 %) de las causas.

Este enfoque puede ser más para personas con mentalidad matemática, pero durante un período de tiempo determinado, puedes realizar el análisis de Pareto siguiendo los siguientes pasos:

1. Haz una lista de todos los problemas actuales.
2. Decide cómo medirás el impacto, como la frecuencia o el costo, y asígnalo a cada problema.
3. Identifica la causa de cada problema.
4. Agrupa todos los problemas en categorías por su causa.
5. Calcula el subtotal del impacto de todos los problemas dentro de cada categoría.
6. Traza un gráfico de barras verticales, con las categorías en el eje x y la medición del impacto en el eje y de la izquierda. Organiza las categorías en orden de impacto descendente.
7. Calcula el porcentaje de impacto de cada categoría para que sumen el 100%.
8. Grafica el impacto porcentual de forma acumulativa frente a una escala porcentual en el eje y de la derecha, de modo que el total alcance el 100 % en la categoría de la derecha más lejana. Une los puntos para formar una curva.
9. Coloca una línea horizontal al 80% en el eje y de la derecha, luego, coloca una línea vertical donde se cruza con la curva acumulativa.
10. Ahora tienes un diagrama de Pareto. El punto donde la línea vertical se encuentra con el eje x separa las categorías de mayor importancia (a la izquierda) de las de menor importancia (a la derecha).

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5. Asigna un gestor de tiempo.

Si eres parte de una organización en crecimiento con varios proyectos que avanzan simultáneamente, es probable que te sea útil tener gestor de tiempo. Casi todas las organizaciones tienen funcionarios de nivel C a cargo de las finanzas, el crecimiento, el personal y la información. El factor que falta es el tiempo. Sin embargo, como dice el refrán, “el tiempo es dinero”, y debe administrarse como tal.

Sin embargo, la mayoría de las empresas no optimizan sus horas de trabajo disponibles, por lo que se pierden las ganancias de productividad que conlleva. Por ejemplo, un estudio estimó que más de una cuarta parte (26 %) del día de un empleado promedio se desperdicia en tareas administrativas evitables, métodos de trabajo obsoletos y otras tareas innecesarias. Es por eso que es clave convertirlo en la responsabilidad central de una persona, para que el tiempo no se mida y gestione sin pensar. En cambio, se pueden formular e implementar estrategias conscientes para maximizar la eficiencia.