La guía 2022 para la gestión de inventario

Si eres el propietario de un negocio que intenta mejorar las operaciones o un gestor de inventario que busca una manera de mantenerse organizado y adelantarse a los pedidos, en este artículo, encontrarás toda la información que necesitas.

<<< [Productividad] Glosario de términos y guía de uso de Monday.com >>>

Repasaremos la terminología de uso frecuente, las metodologías probadas y los criterios útiles para elegir el sistema adecuado que es crucial para una gestión de inventario eficaz.
Comencemos con una pregunta muy importante.

¿Qué es la gestión de inventario?

La gestión de inventario es la práctica de obtener, almacenar, usar y optimizar los bienes de una organización, es decir, mercancías, productos, materias primas, etc., de manera rentable.

Los inventarios juegan un papel muy importante en la cadena de suministro de una organización, ya que afectan directamente la forma en que se venden y distribuyen los productos.

Por ejemplo, si solo puede almacenar una cierta cantidad de productos en su almacén cada mes, es importante que esté al tanto de los pedidos entrantes y el suministro saliente. De lo contrario, los clientes podrían recibir los pedidos muy tarde o no recibirlos directamente.

En resumen, la gestión de inventario ayuda a equilibrar la producción, el flujo de efectivo y las compras de suministros con la demanda del mercado para maximizar los recursos.

Por lo general, la gestión de inventario implica:

• Evaluación de envíos y proveedores.
• Monitoreo de niveles de inventario.
• Optimización de la seguridad del almacén.
• Adición de códigos de barras a la mercadería.
• Recepción y registro de nuevo stock.
• Y mucho más.

Cubriremos esto con más profundidad, pero primero, analicemos los diferentes tipos de gestión de inventario y cómo podrían ayudar a cada área del proceso de producción.

5 tipos de gestión de inventario.

Podemos clasificar la gestión de inventario en 5 categorías principales. La diferencia entre ellos radica en la etapa de producción a la que se dirigen.

1. Materias primas: artículos utilizados para producir bienes o materiales y componentes intermedios (por ejemplo, las empresas de fabricación de papel utilizan fibras de celulosa derivadas de la madera).
2. Trabajo en progreso: productos sin terminar o productos que aún no están listos para la venta (por ejemplo, productos que necesitan una decoración o acabado final)
3. Material de embalaje: artículos utilizados para el embalaje del producto (por ejemplo, cajas utilizadas para enviar productos).
4. Suministros MRO (mantenimiento, reparación y operaciones): componentes que respaldan el proceso de producción pero que no forman parte necesariamente de él (por ejemplo, guantes y máscaras de seguridad).
5. Productos terminados: productos que están listos para la venta.

Ten en cuenta que es posible que tu empresa no use todos los tipos de inventario.

Por ejemplo, es posible que una empresa de comercio electrónico que no produce sus propios productos no necesite incluir suministros MRO en el inventario.

Entonces, ahora que comprendes los conceptos básicos de la gestión de inventario, respondamos una pregunta vital.

¿Por qué la gestión de inventario es esencial para cualquier negocio?

Digamos que eres el dueño de una empresa que produce diferentes partes para automóviles y un cliente ordena 10,000 bolsas de aire. Aceptas el pedido y le das a tu cliente una fecha estimada de entrega de 1 mes.

Sin embargo, cuando comienzas a producir esas bolsas de aire, te das cuenta de que el material que tienes en stock no es suficiente para producir todo el lote.

Así que llamas a tu proveedor para pedir más materiales. Pero hay un pequeño problema: tardarán 3 semanas en entregar tu pedido, lo que provocará un retraso en la producción.

Esto es un inconveniente tanto para ti como para tu cliente, ya que también provocará un retraso en la producción (y una posible pérdida financiera).

Podrías haberlo evitado con un poco más de organización y estrategia.

Un sistema de gestión de inventario bien estructurado no es una opción. Es una responsabilidad de cualquier negocio.

Ya sea que administres un negocio de comercio electrónico, una tienda local en un pueblo pequeño o una empresa de fabricación global, la gestión de inventario es esencial para equilibrar la producción con la demanda del mercado, reducir costos y optimizar su cadena de valor.

¿Cuál es la diferencia entre venta al por menor y venta al por mayor?

Antes de entrar en las diferentes metodologías para administrar sus inventarios, es importante que hablemos sobre las diferencias entre venta minorista y venta mayorista, ya que su proceso puede diferir según el enfoque que adopte.

La principal diferencia entre minorista y mayorista radica en el papel que desempeñan en la cadena de suministro.

La venta al por mayor se centra principalmente en empresas B2B (empresa a empresa). Es decir, los mayoristas venden productos, mercancías y bienes a granel a otras empresas.

La venta minorista, por otro lado, se dirige a los mercados B2C (empresa a consumidor), lo que significa que los minoristas tienen una relación más directa con el usuario final. Los minoristas compran productos de fabricantes o distribuidores, incluidos los mayoristas y los revenden a un precio más alto.

Algunos ejemplos de mayoristas pueden incluir:

• Fabricantes: empresas que no solo producen bienes, sino que también los venden a granel a distribuidores, minoristas y otros mayoristas.
• Comerciantes: distribuidores intermedios que a menudo trabajan en nombre de los fabricantes.
• Vendedores: empresas que compran mercancías en grandes cantidades y las venden a minoristas más pequeños.

Ejemplos de minoristas incluyen:

• Tiendas de comestibles
• Almacenes
• Tiendas especializadas
• Tiendas de descuento
• Cualquier otro negocio que venda productos a usuarios estándar

Pero también hay un enfoque híbrido que une ambos mundos.

Por ejemplo, SAM's Club o Costco venden productos a granel tanto a pequeñas empresas locales como a consumidores estándar que prefieren comprar en grandes cantidades.

La forma en la que administres los inventarios dependerá de tu enfoque comercial principal. La cadena de suministro de un mayorista se ve diferente a la de un minorista.

Comprender a quién le estás vendiendo es muy importante para definir su modelo de negocio y, finalmente, cómo administras el inventario.

3 metodologías de gestión de inventario.

Ahora que comprendes la teoría detrás de la gestión de inventario, es hora de pasar a la práctica.

Nos enfocaremos en 3 metodologías que te darán el control sobre los inventarios mientras los costos se reducen y  las ganancias aumentan.

Aunque esta no es una lista completa de todos los métodos disponibles, cubre algunas de las metodologías más útiles para empezar.

1. Justo a tiempo (JIT).

Justo a tiempo es una de las metodologías de gestión de inventario más populares y ampliamente utilizadas, y con razón.

Se centra en mantener poco o casi nada de inventario y también puede ser uno de los más rentables, ya que ayuda a equilibrar la satisfacción del cliente con la eficiencia comercial.

JIT se enfoca en responder:

• ¿Qué se necesita?
• ¿Cuándo se necesita?
• ¿Cuánto se necesita?

Luego, se enfoca en encontrar una manera de entregar los bienes requeridos en el menor tiempo posible, sin sacrificar la calidad ni aumentar los costos.

JIT deriva de la palabra japonesa "Heijunka", que significa "Nivelación" y consta de 3 elementos:

1. Tiempo Takt: define la frecuencia con la que debe producir uno o varios componentes de un producto para satisfacer la demanda del cliente (por ejemplo, 3 piezas por cada hora trabajada).
2. Flujo continuo: la práctica de producir 1 pieza a la vez para cumplir con el tiempo takt estimado.
3. Sistema pull: el enfoque de proporcionar solo los requisitos esenciales a los clientes.

Por ejemplo, supongamos que tienes un negocio de comercio electrónico de cosméticos hechos a mano.

Al implementar JIT, comenzarías a producir nuevos cosméticos cada vez que llega una orden de compra, en lugar de tenerlos en un almacén.

Este enfoque te daría suficiente flexibilidad para probar la demanda de los clientes dentro del mercado y evitar pérdidas potenciales en la producción.

2. Cantidad económica de pedido (EOQ).

EOQ puede parecer un poco complicado, pero en realidad es bastante simple.

En resumen, EOQ es una fórmula que ayuda a calcular el nivel de inventario ideal y determinar la cantidad de pedido en función de la demanda anterior del mercado, así como de otras variables.

Pero antes de entrar en la fórmula, debemos desglosar sus componentes:

• Q*: cantidad óptima de pedido
• S: costo del pedido (costos relacionados con el embalaje, la entrega, el envío y la manipulación)
• H: costo de transporte (costos relacionados con mantener un producto específico)
• D:demanda (unidades anuales necesitadas)

La fórmula final se ve así:

Imagina que eres el dueño de una tienda de vinos y tus números son los siguientes:

• S = $2,000
• H = $2 per unit
• D = 4,000 wine bottles

Para calcular tu EOQ, debes reemplazar las variables en la fórmula original con tu información. Sería así:

En este caso, la cantidad óptima de pedido sería de 2828 botellas de vino.

Ten en cuenta que algunos inventarios pueden requerir el cálculo de diferentes variables, como repeticiones de pedidos, estacionalidad o grandes eventos de la industria.

Aunque la EOQ puede ser útil para obtener una cantidad de pedido estimada, te sugerimos que lo apoyes con otros enfoques.

3. Análisis ABC.

El análisis ABC deriva del principio de Pareto, que establece que el 80 % de las consecuencias provienen de solo el 20 % de las causas. Es útil cuando tienes varios  productos.

Si traducimos esa declaración a la gestión de inventario, podríamos decir que no todos los productos son iguales. El análisis ABC considera que se debe priorizar los productos que se venden más rápido y generan más ganancias.

Para hacerlo, debes categorizar los productos, materiales y suministros en 3 categorías:

• A = Más importantes
• B = Más o menos importantes
• C = Menos importantes

Una vez que hayas categorizado el inventario según los segmentos anteriores, debes agregar 2 porcentajes a cada categoría:

• Porcentaje de valor: valor de consumo anual de un artículo de inventario específico.
• Porcentaje de cantidad: número total de productos.

Estos números no son fijos y debes definirlos en función de los números y objetivos reales. Por ejemplo:

• A = El 10% de los artículos representan el 70% del valor de consumo.
• B = El 20% de los artículos representan el 20% del valor de consumo.
• C = El 70% de los artículos representan el 10% del valor del consumo.

Con base en esta clasificación, se puede identificar los productos más valiosos y, por lo tanto, concentrar la energía en realizar un seguimiento del nivel de existencias de ese producto con más frecuencia.

Cómo encontrar el software de gestión de inventario correcto.

En este punto, es posible que comprendas que administrar inventarios manualmente sería terriblemente difícil, si no imposible.

Con la ayuda del software, los administradores de inventario pueden automatizar algunos de los aspectos más tediosos del trabajo, reducir el riesgo de error y tomar decisiones más inteligentes.

Entonces, ¿cómo eliges el software adecuado?

Una mirada rápida a Capterra, una de las mayores redes de revisión de software, le dirá lo difícil que puede ser decidir.

Elegir 1 de 5224 opciones definitivamente no es una tarea fácil.

Para hacerte la vida más fácil, discutiremos algunas de las características más esenciales que debes buscar en un buen software de gestión de inventario.

1. Gestión de inventario.

Esta es una característica obvia pero crucial.

El sistema que elijas debe ayudarte a monitorear, administrar y optimizar los inventarios con facilidad. Esto implica una base de datos para almacenar elementos y la capacidad de rastrear su estado rápidamente.

Por ejemplo, así es como Mad Hatter, una tienda minorista de sombreros, usa monday.com para administrar su inventario.

En este caso, cada grupo de elementos representa un tipo de sombrero específico, por ejemplo, Fedora y Top Hat, mientras que las líneas de pedido muestran el estilo deseado.

Mad Hatter usa diferentes tipos de columnas para ciertas funciones. Por ejemplo, usó 2 columnas de "Estado" para diferentes propósitos.

Uno de ellos indica el color del sombrero, mientras que el segundo se utiliza para registrar el estado del artículo (por ejemplo, en stock, agotado, agotándose, etc.).

También tiene columnas de "Números" para mostrar información crucial, como unidades y precio.

Incluso hay una columna de "Ubicación" para mostrar dónde se encuentra cada artículo en el almacén. De esta manera, los empleados pueden detectar fácilmente elementos específicos cuando lo necesitan.

Gracias a las funciones personalizables de monday.com, Mad Hatter pudo crear una plataforma que se adapta a sus necesidades de inventario.

Pero esta es solo una de las muchas características que debe ofrecer cualquier sistema efectivo de control de inventario. Así que sigamos.

2. Automatizaciones.

Para mantenerte al tanto de los pedidos en constante cambio, la demanda del mercado, los precios y más, las automatizaciones le permiten conocer los inventarios y ayudan a avanzar en el flujo de trabajo.

Por lo tanto, antes de decidirte por un software de inventario en particular, asegúrate de que ofrezca automatizaciones de flujo de trabajo flexibles y listas para usar.

En monday.com, por ejemplo, puedes usar automatizaciones personalizables para gestionar casi cualquier flujo de trabajo relacionado con la gestión de inventario. Por ejemplo, si tienes una columna de números para realizar un seguimiento del inventario y sabes que necesitas hacer un nuevo pedido cuando tengas menos de 35 unidades, puedes configurar una automatización para enviarle un correo electrónico a tu proveedor cuando la cantidad de unidades llegue a 34.

Actualmente, puedes automatizar:

• Cambios de estado
• Tareas recurrentes
• Notificaciones y alertas
• Etiquetado
• Creación de elementos
• Email
• y más

Mad Hatter usa las automatizaciones de monday.com para mantener su inventario actualizado y enviar alertas cada vez que un artículo específico se está agotando.

De esta manera, la empresa siempre puede asegurarse de que nada se escape.

3. Informes, paneles y visualizaciones.

La única forma de saber si tus procesos están funcionando es a través de un análisis. Sin embargo, sin acceso a los datos de inventario correctos, el análisis se convierte en una actividad inútil.

Es por esto que cualquiera solución adecuada de gestión de inventario debe proporcionarte funciones avanzadas de generación de informes y paneles de datos.

Puedes mantener a tu equipo informado y tomar las decisiones correctas.

Así es como se ven los informes en monday.com.

Desde el principio, obtienes acceso a más de 21 widgets de tablero que te permiten visualizar los datos de una manera que tenga sentido para tu negocio.

Los paneles de monday.com extraen datos de tus tableros para que puedas visualizar fácilmente cuántos pedidos pendientes tienes, cuál es tu situación con el inventario y si estás dentro del presupuesto.

Por ejemplo, Mad Hatter utiliza el widget de batería de monday.com para obtener una descripción general rápida de las existencias de cada tipo de sombrero y un widget numérico para ver el número total de unidades en stock.

Y este es solo el comienzo.

También usan un widget de gráfico para ver un desglose de pedidos por tipo de sombrero y un widget de números para ver el total de unidades vendidas.

4. Personalizaciones.

Como discutimos antes, el flujo de trabajo podría ser diferente dependiendo de si se está administrando el inventario para un minorista, un fabricante o un modelo híbrido. Pero, independientemente del tipo de inventario que se administre, habrá cambios y ajustes inesperados en el flujo de trabajo.

En lugar de buscar un sistema que ofrezca una forma fija de trabajar, debes buscar una plataforma que te permita crear tus propios flujos de trabajo.

Por ejemplo, monday.com es muy flexible y personalizable.

Con cientos de "bloques de construcción" para moverse a voluntad, puedes diseñar un espacio de trabajo digital que se sienta perfecto para tu equipo.

La interfaz de monday.com viene con la función de arrastrar y soltar incorporada, por lo que puedes crear flujos de trabajo con facilidad, sin necesidad de capacitación ni habilidades de codificación.

5. Integraciones.

Finalmente, debes buscar una plataforma que se integre con las herramientas que ya usas.

Por ejemplo, si usas hojas de cálculo de Excel para realizar un seguimiento de los inventarios, asegúrate de que el sistema de gestión de inventario que elijas ofrezca una integración nativa de Excel. De esta manera, puedes importar documentos a tu nueva plataforma.

monday.com ofrece más de 40 integraciones nativas que puedes instalar con un solo clic. Esto incluye herramientas de marketing, CRM, procesadores de pagos, plataformas de gestión de proyectos y mucho más.

Incluso le proporcionamos recetas de integración para que puedas automatizar diferentes tareas y acciones.

En palabras más simples, monday.com centraliza todo el trabajo de tu equipo ya que reune todas las herramientas y datos bajo el mismo techo.

Cómo modernizar tu gestión de inventario en 2022.

Ahora que comprendes todos los conceptos básicos sobre la gestión de inventario y cómo elegir el sistema adecuado, ¿qué sigue?

Poner esa información en práctica, por supuesto.

Si estás buscando una plataforma que cumpla con los criterios que cubrimos anteriormente, monday.com podría ser la solución correcta para ti.

Veamos por qué. 

¿Qué es monday.com?

monday.com es un sistema operativo de trabajo (Work OS) muy poderoso que ayuda a crear espacios de trabajo digitales personalizados con facilidad.

Por supuesto, brinda funciones de administración de inventario, pero eso es solo el comienzo. También puedes usar monday.com para gestión de proyectos, CRM, automatización de marketing, fabricación, construcción y más.

Esa es una de las razones por las que organizaciones como Adobe, Coca-Cola, Discovery Channel y más de 100 000 empresas confían en nosotros para ejecutar todo su trabajo.

Gestión de inventario en la nube

En cuanto a la gestión de inventario, monday.com ofrece:

• Seguimiento de inventario: mantente al tanto de tu inventario con un sistema personalizado y basado en la nube.
• Colaboración en equipo: asigna tareas a compañeros y mide el progreso en un solo lugar.
• Etiquetado: usa etiquetas para organizar tus artículos y encontrarlos más rápidamente.
• Seguimiento de envíos: sigue el estado de los envíos y evita retrasos.
• Integraciones: integra a la perfección las herramientas y aplicaciones y centraliza la información.
• Automatizaciones: optimiza los procesos y operaciones comerciales con automatizaciones.
• Informes: da sentido a tus datos y visualízalos con diferentes vistas.

Plantilla de gestión de inventario.

Para que el proceso sea aún más sencillo, te proporcionamos una plantilla de gestión de inventario prefabricada que puedes usar desde el principio.

<<< Guía: ¿Qué son y cómo crear automatizaciones en Monday.com? >>>

Comienza a administrar tu inventario de manera eficiente con monday.com.

Mantener el inventario en buen estado es vital para el éxito de la organización.

Esperamos que ahora tengas la información que necesitas para administrar y realizar un seguimiento de los inventarios de una manera más eficiente.

Y si estás buscando un sistema que lo haga más productivo y reduzca el riesgo de error, monday.com podría ser la plataforma indicada.

Para empezar, prueba nuestra plantilla de gestión de inventario totalmente personalizable y moderniza tus procesos este año.