Características del Work OS que necesita una empresa mediana

Las empresas medianas se encuentran en una posición única: además de caer en un tamaño de empresa que se encuentra en algún lugar entre la pequeña empresa y la empresa completa, su crecimiento también les ha planteado varios desafíos.

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Ya no son nuevas empresas con sistemas de gestión básicos, pero tampoco se graduaron del todo al nivel de madurez que brinda estabilidad y consistencia, las empresas medianas se encuentran en un estado desafiante pero emocionante de cambios rápidos y complejidad.

La buena noticia es que hay una solución: Work OS. 

En este artículo, hablaremos de los conceptos básicos del Work OS y cómo elegir el mejor para las necesidades de su empresa mediana.

¿Qué es un Work OS? 

Un sistema operativo de trabajo (Work OS) es una plataforma abierta donde los equipos crean y personalizan los flujos de trabajo que necesitan para realizar su trabajo con rapidez y facilidad.

Las plataformas Work OS ofrecen marcos escalables y flexibles que se pueden adaptar para cualquier industria o equipo y a medida que crece la organización.

Funcionalidades clave que debe tener un Work OS

Un Work OS mejora las funcionalidades básicas de una herramienta de gestión de tareas o un software de gestión de proyectos ya que los usuarios pueden:

• Crear y automatizar flujos de trabajo
• Asignar propietarios de tareas
• Visualizar el trabajo en una variedad de vistas, es decir, diagramas de Gantt, vistas Kanban, vistas de línea de tiempo, entre otras
• Importar y exportar archivos y datos
• Centralizar la comunicación del equipo
• Generar rápidamente paneles e informes fáciles de entender
• Integrarlo con las herramientas favoritas

Aquí, encontrarás algunas funcionalidades clave que debe tener un Work OS completo: 

Uso en toda la organización

El número de empleados de las empresas medianas tiende a crecer con la empresa, por lo que necesitará un Work OS que atienda a todos los usuarios de una organización, no solo a funciones o equipos específicos. De esta manera, todos usan la misma plataforma central para hacer su trabajo, lo que puede evitar una gran cantidad de tiempo perdido en el camino.

Bloques de construcción

Algo propio de un Work OS es lo que conocemos como bloques de construcción, que son bloques funcionales de arrastrar y soltar que los equipos pueden usar para ensamblar aplicaciones para administrar su trabajo, así como para capturar y presentar la información. Lo importante aquí es que el usuario puede, por lo tanto, dividir y volver a ensamblar cualquier flujo de trabajo o aplicación que ya se ofrezca en el Work OS para crear una experiencia personalizada.

En el caso de empresas medianas con equipos de diferentes tamaños y especializaciones, esto puede ser invaluable.

Almacén de datos estructurados

Un Work OS debe capturar cualquier dato relacionado con la acción humana, de esa manera los datos están completos y también son fáciles de digerir para los usuarios. Por ejemplo, el Work OS de monday.com tiene un tipo de columna llamado Registro de creación que hace más fácil ver cuándo un compañero de equipo creó un elemento o una tarea específica (pero hablaremos de eso más adelante).

Permisos y manejo de la información

La seguridad y el manejo de información se vuelven cada vez más importantes a medida que una empresa mediana se aleja de la vida de negocio pequeño y aspira alcanzar el estatus de empresa. Un Work OS completo incluirá funciones de configuración de permisos con respecto a quién puede ver, actualizar e ingresar datos exactamente, así como quién puede integrar y automatizar el trabajo. De esta manera, los equipos pueden trabajar a su manera mientras cumplen y se alinean con los estándares organizacionales y de la industria.

Conoce monday.com.

El Work OS de monday.com hace posible que cualquier persona cree las herramientas que necesita para ejecutar todos los aspectos de su trabajo, desde el trabajo diario hasta proyectos que duran meses. Al combinar componentes básicos, como aplicaciones e integraciones, los miembros del equipo tienen el poder de crear o personalizar las soluciones que mejor se adapten a ellos.

monday.com también ofrece algunas funciones avanzadas que no todas las plataformas Work OS ofrecen:

Comunicación

Si bien la mayoría de los Work OS, en general, aún no ofrecen canales de comunicación independientes, monday.com brinda a los equipos una forma de enviar mensajes y actualizaciones dentro del contexto de una tarea de trabajo. Esto realmente puede reducir los hilos de correo electrónico y la falta de claridad. También puede integrar herramientas de comunicación de terceros como videos, mensajería, uso compartido de documentos y correo electrónico para agregar contexto adicional a su comunicación.

Seguimiento del progreso

Una característica sorprendente de Work OS es la capacidad de brindar transparencia en el progreso del trabajo para cada empleado y cada equipo para proyectos, iniciativas y procesos. Esto es vital para los gerentes, ya que pueden realizar un seguimiento del trabajo de todos fácilmente y, por lo tanto, asegurarse de que los equipos estén alineados. Con el widget de carga de trabajo de monday.com, puedes ver cómo se divide el trabajo de tu equipo y la línea de tiempo próxima para las tareas de todos en un solo lugar.

Creación de aplicaciones de código bajo o sin código

Un Work OS como monday.com proporciona una plataforma abierta sin código o con poco código donde los desarrolladores pueden crear widgets, flujos de trabajo, integraciones y aplicaciones personalizados. Estos pueden ser utilizados por las propias organizaciones de los desarrolladores o para uso comercial por parte de otros. monday.com incluso tiene un marco de aplicaciones para hacer que la creación de aplicaciones personalizadas sea simple y accesible.

Desafíos comunes para las empresas medianas.

Antes de presentar la herramienta flexible, intuitiva y escalable que es Work OS, preparemos el escenario para explicar por qué las empresas medianas deberían adoptar uno como parte de un flujo de trabajo eficiente y estratégico.

Si puedes relacionarte con cualquiera de los siguientes desafíos, podría ser el momento de cambiar a un sistema operativo de trabajo.

1. Alineación de prioridades y comunicación.

Según un estudio sobre los desafíos y errores de las empresas medianas publicado por Deloitte, a menudo, una de las mayores áreas de mejora está en el enfoque para satisfacer las demandas y los objetivos de rendimiento. En el caso de mejorar la alineación de prioridades (y comunicar esto), el estudio sugiere que un "enfoque disciplinado" para la selección de proyectos puede ayudar a elegir:

• Qué proyectos seguir.
• Cómo asignarles recursos.

En su método, el ingrediente central es utilizar un proceso estructurado para evaluar y analizar varios criterios de proyectos potenciales, como impacto, alcance, riesgo y más.

Con un sistema operativo de trabajo, no tendrás que depender de hojas de cálculo y presentaciones estáticas y desordenadas para realizar esas evaluaciones o presentarlas a los superiores.

Por ejemplo, con monday.com Work OS puedes usar la plantilla de registro de riesgos del programa para administrar planes de acción de manera visual y clara, identificar riesgos e incluso mitigar riesgos potenciales. Puede usar un tablero para determinar acciones de alta prioridad, así como quién las manejará y cuándo.

2. Procesos de escalado operativo

El 62 % de las organizaciones ha modelado y estandarizado hasta el 25 % de sus procesos comerciales y por una buena razón: puede hacer una gran diferencia en lo que respecta a la velocidad, la productividad y la escalabilidad de su negocio.

Un sistema operativo de trabajo puede ayudar con la gestión de procesos comerciales o la disciplina de optimizar todos los flujos de trabajo repetitivos que ocurren dentro de la organización. Por ejemplo, puede crear formularios, tableros y plantillas estandarizados para acelerar los procesos internos. También puede automatizar tareas rutinarias como la recopilación de datos y la generación de informes que se relacionan con una serie de procesos, como la incorporación de clientes, la facturación y la contabilidad, o incluso, el abastecimiento de materias primas.

Un gran ejemplo se relaciona con las solicitudes de TI: en lugar de que los miembros de su equipo que ya están ocupados envíen mensajes y correos electrónicos individuales, puede organizarlos en un proceso formal con un formulario que llena un flujo de trabajo organizado. Con menos tiempo dedicado a rastrear la información y el trabajo faltantes, las empresas medianas pueden dedicar más tiempo a sus otros objetivos.

3. Encontrar y mantener los mejores talentos

Según EY, el 61 % de las empresas del mercado medio (aquellas con ingresos anuales de entre 50 millones de dólares y 3 000 millones de dólares) afirman que atraer y retener talento se encuentra entre sus mayores desafíos.

A pesar de que se inviertan recursos y presupuestos sustanciales en el marketing de la marca del empleador, el reclutamiento y la experiencia de los empleados, a las empresas medianas les puede resultar difícil posicionarse como alternativas positivas a las organizaciones más grandes.

Sin embargo, un área en la que las empresas medianas eficientes están superando a las empresas se relaciona con el aprovechamiento de la tecnología y la automatización para mejorar la productividad de la fuerza laboral. En la encuesta Global Capital Confidence Barometer de EY, el 50% de los encuestados indicaron que son menos reacios al riesgo y más propensos a adoptar tecnología de punta como una herramienta para permitir la innovación y desbloquear el potencial de crecimiento.

"Implementar un sistema operativo de trabajo como monday.com es una excelente manera de señalar también a los empleados actuales y potenciales que la empresa no solo invierte en su propia innovación y crecimiento, sino también en las herramientas que usan sus empleados para mejorar su propia productividad y experiencia laboral".

4. Conseguir una ventaja sobre la competencia

Para empresas de cualquier tamaño, pero quizás particularmente para el sector de las empresas medianas, ser consciente de las fortalezas y debilidades de su competidor es extremadamente importante cuando se trata de formar sus propias estrategias y ejecutarlas. Mantener esta información actualizada, relevante y de fácil acceso es otro desafío.

Con monday.com, puedes crear tableros y espacios de trabajo dedicados exactamente a eso. Por ejemplo, los equipos de ventas, marketing y productos deben sincronizarse con este tipo de información. La empresa puede crear su propio espacio de trabajo de análisis de competidores, donde almacena documentos cruciales, notas y otros materiales relacionados con esto.

Con estos tableros, puedes usar colores y estados para hacer que la información sea digerible rápidamente, o automatizaciones para notificar a las partes interesadas cuando se agrega nueva información. Y tiene un depósito de conocimiento que se puede consultar fácilmente.

5. Implementación de software para el lugar de trabajo

Tomar la decisión de implementar un nuevo proceso y, sobre todo, una nueva plataforma o herramienta, es muy importante para empresas de cualquier tamaño. Y, por supuesto, un nuevo recurso como el Work OS realmente brillará cuando se combine con líderes y gerentes fuertes.

Aquí, hay algunos puntos débiles comunes asociados con la implementación de un nuevo software, y cómo un sistema operativo de trabajo como monday.com puede evitarlos.

Costo alto de instalación y mantenimiento de hardware

Los sistemas de hardware locales tradicionales suelen requerir un mantenimiento más intensivo del personal de TI y son más caros que las plataformas Work OS. ¿Por qué? Cuando se trata de un software basado en la nube, normalmente ahorrarás en:

• Costos de licencia de hardware o software: lo bueno de un sistema operativo de trabajo es que no tienes que hacer inversiones importantes por adelantado en hardware y, por lo tanto, generalmente se paga una tarifa recurrente más pequeña, según Executech. Además, a diferencia de los sistemas tradicionales que requieren la compra de licencias de servicio por adelantado, una tarifa de suscripción mensual o anual de un Work OS generalmente incluye una parte de las tarifas de licencia. Tampoco necesitarás cubrir los gastos para reemplazar y mantener el hardware viejo o roto. Al ahorrar dinero en estas áreas, una empresa mediana puede invertir más en otras áreas, como la contratación o el escalamiento.

Requisitos de actualización frecuente.

Muchas empresas medianas con sistemas tradicionales también tienen que estar a disposición de las actualizaciones obligatorias y, a menudo, de sus sistemas. Esto puede ser muy desafiante porque las personalizaciones realizadas en la última versión del software no se pueden adaptar o duplicar fácilmente en la última versión. Lo que también significa que podrían decidir seguir trabajando en los sistemas obsoletos y menos eficientes.

Un sistema operativo de trabajo como monday.com mitiga esto con bloques de construcción personalizables y una interfaz de arrastrar y soltar que se puede duplicar rápida y fácilmente, sin importar las actualizaciones (lo que no obstaculizará todo el flujo de trabajo de los clientes). También viene con plantillas precargadas, por lo que no es necesario crear nada desde cero.

Falta de disponibilidad y accesibilidad de los datos.

Las empresas medianas que cuidan su presupuesto a menudo terminan usando varios sistemas para cada departamento en lugar de invertir en un sistema operativo de trabajo. Si bien esto crea muchas fuentes de datos, también significa que habrá una falta de disponibilidad y accesibilidad de datos para los empleados. La desorganización y la inconsistencia de esto pueden traer mucha confusión y la pérdida de tiempo ya que se intentará rastrear lo que se necesita.

Sin embargo, un sistema operativo de trabajo sirve como una única fuente de verdad. Esto no solo les ahorra dinero y esfuerzos al implementar varias aplicaciones, sino que también permite una comunicación más sólida con una plataforma de datos centralizada donde puedes:

• Integrar tus herramientas preferidas
• Comunicarse en contexto en el trabajo
• Cargar, compartir y ver archivos
• Crear documentos con Workdocs

Lealtad a los sistemas heredados.

Quizás uno de los mayores desafíos para implementar un sistema operativo de trabajo puede ser la lealtad que tiene una empresa a sistemas antiguos u obsoletos, como hojas de cálculo, por ejemplo. A medida que crece la empresa, los datos también aumentarán y administrarlos puede volverse muy complicado.

monday.com hace que el cambio sea mucho más fácil, porque no solo puedes importar tus datos y hojas de cálculo directamente a la plataforma, sino que no tendrás que pasar por obstáculos para comenzar.

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