Hitos de un proyecto: Por qué son importantes

Planificar un proyecto implica focalizar en tres ejes principales de la gestión de proyectos: el tiempo, que es un cronograma en el cual se deberán desarrollar las acciones del proyecto, las etapas del proyecto y todas las tareas que deben realizarse en un cronograma por tareas, y también tenemos que considerar el responsable del proyecto, es decir, el que planifica las actividades y tareas que deben ejecutar las personas involucradas en el proyecto. 

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Si bien los proyectos se componen de distintas tareas, lo que en verdad los define son los entregables, ya que se trata de los resultados de un proceso determinado que deben ser entregados para cumplir con el cronograma. No obstante, existen momentos límites en que hay tareas que deben ser entregadas sí o sí para que siga avanzando el proyecto. Esto es lo que se conoce en la literatura de la gestión de proyectos como hito. 

Un hito es un punto de referencia que marca un evento importante de un proyecto y se utiliza para supervisar el avance. Más específicamente, se trata de una tarea sin duración que simboliza la concreción de un logro significativo en el proyecto. Los hitos de un proyecto representan una manera de conocer el progreso del proyecto sin estar familiarizado y constituyen un momento en el tiempo, pero no una secuencia de tiempo.

En este artículo, te contamos en qué consisten los hitos de un proyecto, su función principal e importancia en los negocios empresariales.

¿Cuál es la función de los hitos de un proyecto?

El hito cumple la función de hacer que el proyecto avance hacia su finalización evitando que se atrase. Un hito siempre debe tener muchas alertas de finalización, pero a veces esto no es tenido en cuenta por los projects managers. ¿Por qué deben tener muchas alertas? El director de proyectos, como responsable principal del proyecto, tiene que poder definir cada hito para dejar en claro que no puede haber retrasos en el momento determinado por el hito. Si no se entrega la actividad que representa el hito, el proyecto no puede avanzar a la próxima etapa. 

En este sentido, cada hito depende del hito anterior. Si se atrasa el primer hito, se puede atrasar una secuencia de hitos de hasta tres o cuatro hitos consecutivos. Básicamente, la función del hito es calcular que el proyecto no genere retrasos en el proyecto. Por este motivo, el líder define el hito o momento en que se debe cumplir con ese evento que asegura la continuidad del proyecto. Asimismo, el project manager debe asumir el costo de no haber planificado el proyecto correctamente por el hito no cumplido.

También establece las dependencias de ese hito. Esto significa que no puedes proseguir con el hito siguiente si no cumples con el anterior. Este esquema está diseñado para que determinadas entregas se efectúen en un momento dado y sin dilación. De lo contrario, todas las actividades que se desprenderían a partir del hito no existente no podrán ejecutarse. En otras palabras el hito es la presencia de un acontecimiento vital para imprimirle continuidad a un proyecto.

Un ejemplo de hito es tener los cimientos de una casa para comenzar a levantar los muros. Si no están construidos los cimientos, no puede avanzar la edificación de la casa, ya que los muros no tendrían sostén y terminarían derrumbándose en poco tiempo. Lo mismo ocurre si un técnico automotriz intentara poner los vidrios a un automóvil sin antes haber colocado las puertas. Las puertas son el hito a partir del cual se puede avanzar en la colocación de los vidrios.

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Importancia de los hitos de un proyecto

Todos los involucrados en el proyecto se benefician de los hitos. Los miembros del equipo trabajan con mayor productividad y a los clientes les resulta más fácil comprender el progreso. De manera similar, los propios directores de proyectos encuentran útiles los hitos y los utilizan para mantenerse alineados con el plan original del proyecto.

Los hitos del proyecto benefician a la empresa del siguiente modo:

• Equipo de proyecto comprometido;
• Seguimiento del proyecto para clientes y otras partes interesadas;
• Mejoran el desempeño de los directores de proyectos.

1. Mantiene el equipo del proyecto comprometido.

El equipo experimenta una expectativa diferente acerca del logro y le resulta más fácil operar mientras se enfoca en objetivos a corto plazo. Celebrar hitos importantes permite que los colaboradores se sientan apreciados y valorados. Además, romper el ciclo de trabajo monótono puede tener un impacto significativo en la productividad de tu equipo.

Puntualmente, en el caso de proyectos complejos a largo plazo, los hitos son un método comprobado para mantener a los miembros del equipo del proyecto comprometidos y motivados a lo largo del ciclo de vida del proyecto. 

2. Favorece el seguimiento del proyecto para clientes y otras partes interesadas.

Tanto a clientes como a stakeholders les resulta más sencillo realizar un seguimiento del progreso del proyecto y estar actualizados sobre dónde se encuentra el proyecto en un momento particular. Las partes interesadas también obtienen una comprensión de las áreas responsables de una etapa particular en la etapa de ejecución, lo que aumenta la responsabilidad y la transparencia dentro de tus proyectos.

3. Mejoran el desempeño de los directores del proyecto.

Los directores de proyecto en todas partes están de acuerdo en que los hitos les ayudan significativamente a implementar principios efectivos de gestión de proyectos en sus proyectos. Incluso cuando se manejan varios proyectos al mismo tiempo, la asignación de hitos de un proyecto ayudará a los líderes a desempeñarse mejor bajo presión.

Otro hecho destacado acerca de los hitos de un proyecto es que no afectan los tiempos generales de tu proyecto, ya que los hitos son simplemente puntos de control que debes atravesar. También puedes configurar actualizaciones automáticas al principio para asegurarte de que todos reciban una notificación o alerta simple tan pronto como se alcance un solo hito.

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Redondeando, los hitos de un proyecto son eventos puntuales significativos en el transcurso del proyecto que permite tanto a los líderes del proyecto como a los participantes y partes interesadas estar alertas acerca de cuándo una tarea debe estar concluida para proseguir el avance hacia nuevas tareas sucesivas que generen nuevos hitos. 

Los hitos son atemporales, por lo que no tienen duración en sí mismos. Son momentos que determinan un antes y un después en el proyecto, y no cumplir con estos impedirá que el proyecto avance hacia su finalización. Por eso, es tan importante su incorporación, ya que facilita delimitar momentos claves de un proyecto, que deben ejecutarse para obtener los resultados esperados.