Automatización contable: Todo lo que necesitas saber

Es posible que hayas oído hablar de la automatización contable y probablemente te hayas preguntado si podría ayudar a tu práctica o no. Dependiendo de a quién le preguntes, la automatización es una gran amenaza o la próxima gran novedad en contabilidad.

<<< 5 señales de que tu flujo de trabajo necesita ser automatizado >>>

En pocas palabras, la automatización contable es la suma de los procesos automatizados necesarios para eliminar la intervención humana de las tareas contables. Sin embargo, la "automatización de la contabilidad" se utiliza con mayor frecuencia para referirse a la automatización parcial de las tareas contables.

En su esencia, la automatización contable agiliza el trabajo contable. De esa manera, los colaboradores pueden concentrarse en actividades valiosas en lugar de tareas manuales de rutina. 

En este artículo, te mostraremos cómo la automatización contable puede ayudar a tu práctica. 

¿Es la automatización una amenaza para los profesionales de la contabilidad?

Si bien la automatización reemplaza las tareas humanas, la automatización de la contabilidad no significa que nos deshagamos de un contador en contabilidad . 

Desde películas hasta libros y discursos de políticos, las amenazas y los temores percibidos en torno a la automatización son bien conocidos. Pero, ¿los trabajos de contabilidad están particularmente amenazados por la tecnología de automatización?

Los datos históricos parecen decir lo contrario. 

En los últimos doscientos años, vimos la introducción de tecnología contable revolucionaria que opera en la misma línea que lo hace la automatización. Los ejemplos incluyen la invención de la máquina sumadora en la década de 1880 o el lanzamiento de Microsoft Excel en 1987. 

¿Estas tecnologías facilitaron el trabajo de los profesionales contables o les quitaron el trabajo? Mirando el contexto, creemos que la automatización contable es el siguiente paso lógico hacia una contabilidad más eficiente. 

Entonces, ¿por qué la automatización desencadena una respuesta tan emocional? Antes de apresurarnos a sacar conclusiones, sería bueno revisar las nociones de neoludismo y desempleo tecnológico. Ambos pueden ayudar a comprender el miedo a ser despedidos por las máquinas. 

No olvidemos uno de los aspectos más importantes de la contabilidad: la interpretación contextual. Esto es algo en lo que los humanos sobresalen, y no es una habilidad que se pueda automatizar fácilmente, ya que no es repetitivo. 

En otras palabras, las decisiones profesionales en el campo de la contabilidad aún requerirán un ser humano en su lugar. Las tareas repetitivas como mover datos no lo harán. 

Cómo empezar con la automatización contable.

Dependiendo de factores como la pila de aplicaciones actual, las necesidades comerciales y el presupuesto, existen tres caminos que conducen a la contabilidad automatizada. 

1. Funciones de automatización nativas en tu software de contabilidad.

El software de contabilidad que estás utilizando probablemente presenta algunas capacidades de automatización. Algunas de estas funciones son convenientes. Sin embargo, pueden resultar limitados si necesitas automatizar flujos de trabajo avanzados o tienes requisitos personalizados.

2. Soluciones de automatización contable dedicadas.

Existen muchas soluciones de software de nicho para automatizar varias tareas de contabilidad. Si bien estas herramientas suelen ser eficaces, pueden volverse engorrosas a medida que se acumulan. Además, es posible que no se integren con el resto de tu pila, lo que genera cuellos de botella en el flujo de trabajo.

3. Plataformas de automatización a gran escala.

Al permitirte conectar cientos de aplicaciones diferentes, las plataformas de automatización ofrecen más flexibilidad y potencia de fuego. Obtienes la libertad de personalizar tus procesos de acuerdo con tus necesidades, y no al revés. Por otro lado, tendrás que aprender los rincones y recovecos de trabajar con una poderosa herramienta de automatización. 

En cualquier caso, tu elección debe ajustarse a las tareas que deseas automatizar. Veamos ahora algunos ejemplos de tareas contables que puede automatizar para optimizar su negocio. 

¿Qué tareas contables se pueden automatizar?

El trabajo de un contador se compone de diversas tareas y responsabilidades, que en ocasiones pueden ser abrumadoras de controlar. La automatización puede ayudar con algunos de ellos y capacitar a los contadores públicos para hacer la transición hacia un rol más estratégico. 

Repasemos algunas de estas tareas que puede automatizar hoy.

Cuentas por cobrar y por pagar (AP / AR).

Para aquellos que se están familiarizando con la contabilidad y la teneduría de libros, aquí hay un recordatorio rápido: 

• Cuentas por pagar (AP) es lo que tu empresa debe a los proveedores por cualquier cosa comprada con créditos. Algunos ejemplos son facturas, alquiler, etc.
• Cuentas por cobrar (AR) es el dinero adeudado por los clientes a los que se les han extendido los términos de crédito para comprarle 

Ambos tienen un impacto directo en tu negocio. Además, ambos son necesarios para calcular tu flujo de efectivo y preparar el estado de flujo de efectivo.

La mala administración de AP puede resultar en costosas tarifas y una mala reputación con los proveedores. Por otro lado, las empresas que no gestionan la RA, obviamente, corren el riesgo de que no se les pague. 

Estas tareas están listas para la automatización, ya que dependen de condiciones claras y no requieren mucha interpretación o participación humana.

Entre los ejemplos de automatización que puede implementar hoy en AR / AP se incluyen:

Cuentas por pagar: 

• Extrayendo datos de facturas
• Almacenar esos datos en una base de datos o una hoja de cálculo
• Reenviar información a las partes interesadas relevantes para su aprobación.
• Procesamiento de pagos

Cuentas por cobrar: 

• Envío automático de la factura inicial
• Envío de recordatorios de pagos atrasados ​​a los clientes
• Cobrar pagos 
• Depositar el dinero directamente en su cuenta bancaria

Nómina de sueldos.

Imagina que se le paga a un gerente de recursos humanos o un contador para administrar la nómina. Este profesional probablemente dedique bastante tiempo a clasificar las horas de los colaboradores, los documentos fiscales y las tarifas. 

Este es el tipo de rutinas que se pueden automatizar. Ya sea que estés manejando trabajadores con tarifas de pago fijas o autónomos pagados por hora, la automatización puede ayudar:

• Sincroniza con aplicaciones de seguimiento del tiempo para calcular salarios
• Maneja automáticamente los impuestos sobre la nómina y genera declaraciones 
• Transferir dinero directamente a las cuentas bancarias de los colaboradores.

Aquí, la automatización puede generar importantes beneficios para tu empresa, ya que la gestión de nóminas representa el 25% de las ofertas de servicios de contabilidad.

Teneduría de libros, impuestos y cierre financiero mensual.

La temporada de impuestos es una época muy estresante y, a menudo, laboriosa para las empresas, al igual que el cierre financiero mensual. Una encuesta reciente mostró que el 90% de los encuestados estaban bajo presión para cerrar sus finanzas mensuales más rápido . 

A medida que todos se apresuran a reunir todo, las tareas se acumulan rápidamente. Los problemas comunes incluyen:

• Identificar y corregir errores
• Mantenerse al día con las reducciones de impuestos
• Transferir datos de una aplicación a otra
• Recuperar facturas y recibos faltantes
• Eliminar documentos y elementos duplicados 
• Identificación de pagos desconocidos 

Puedes automatizar estas tareas utilizando funciones nativas en tu software o plataformas de automatización.

Informes y pronóstico de flujo de efectivo

Se espera que los profesionales de la contabilidad actúen como asesores, aporten conocimientos e impulsen decisiones comerciales estratégicas. Como consecuencia, tu capacidad para recopilar y presentar datos de manera convincente es más importante que nunca. 

La compilación de grandes cantidades de datos en informes lleva tiempo, un recurso que la mayoría de los equipos de contabilidad no pueden desperdiciar. Sin embargo, dado que los datos suelen estar disponibles en los sistemas de contabilidad, puedes configurar fácilmente flujos de trabajo automatizados para obtenerlos. 

El software de contabilidad moderno también proporciona funciones de informes para identificar tendencias, bloquear desafíos e incluso pronosticar resultados. 

Lo que piensan los contadores y tecnólogos sobre la automatización.

Hemos hablado de las funcionalidades más importantes de la automatización contable y algunas de las tareas que puede comenzar a abordar desde hoy. Sin embargo, ¿qué piensan los contables y los dueños de negocios? 

• El 80% de los ejecutivos cree que la IA generará una ventaja competitiva
• El 49% de los contadores quieren automatizar el procesamiento de números y la entrada de datos. 

Un estudio de la ACCA identificó la automatización entre los principales impulsores del cambio en la profesión contable. Entre los encuestados, el 55% espera que los sistemas de contabilidad automatizados inteligentes tengan el mayor impacto que el factor externo.

En última instancia, el valor de la automatización se reduce a su implementación y cómo se utiliza. Para citar al fundador de Microsoft: 

“ La primera regla de cualquier tecnología utilizada en una empresa es que la automatización aplicada a una operación eficiente magnificará la eficiencia. La segunda es que la automatización aplicada a una operación ineficiente aumentará la ineficiencia ". 

- Bill Gates.

<<< Automatización de procesos en el sector financiero: Principales ventajas >>>

Conclusión.

La transición hacia la automatización contable puede comprenderse como un paso natural, similar al del papel a las hojas de cálculo. En este sentido, los roles contables menos calificados pueden correr el riesgo de ser automatizados. Sin embargo, es importante recordar que el valor de los contadores no radica en su capacidad para calcular números. 

Se necesitan profesionales contables para analizar, interpretar y obtener conocimientos de los datos para ayudar a impulsar mejores decisiones comerciales. Para todo lo demás, ¿por qué no aprovechar la tecnología para que trabaje al servicio de las empresas y nuestros clientes, y no al revés? La respuesta es tuya para elegir.