5 señales de que tu flujo de trabajo necesita ser automatizado

No es una novedad que las empresas están cambiando su manera de organizar sus flujos de trabajo, puesto que diversas transformaciones tecnológicas están permitiendo que la presencialidad en la oficina no sea indispensable y que las herramientas de automatización para gestionar tareas se hayan convertido en la respuesta a la necesidad de mejorar los procesos logrando un mejor rendimiento del tiempo y mayor productividad.

Muchas organizaciones parecen haber despertado recientemente con la irrupción de la pandemia para querer automatizar sus flujos de trabajo. Sin embargo, la transformación digital se remonta varios años antes y ahora solo estamos percibiendo los efectos acelerados del gran cambio que ya se venía gestando desde hace tiempo. Esto quiere decir que, independientemente de la pandemia, las empresas terminarían automatizando. 

De esto se desprende que la mayoría de las empresas emergentes o en crecimiento estén promoviendo estén buscando optimizar los flujos de trabajo ahorrando tiempo y recursos. Y ciertamente, invertir en una herramienta digital que integre canales de comunicación y aplicaciones de todas las áreas supone la solución más viable para obtener mayor escalabilidad a corto plazo, gracias a procesos más eficientes. 

No obstante, hay empresas, quizás las más tradicionalistas o conservadoras, que aún continúan manejando sus flujos de trabajo de forma manual y no se convencen de las ventajas que obtendrían automatizando sus procesos, no solo ahorrando costos y un tiempo valioso, sino que brindaría una ayuda invaluable a los colaboradores, alivianando una excesiva carga de trabajo manual innecesaria.

Lo cierto es que cada vez son más las empresas de cualquier sector de la industria que se decantan por automatizar sus flujos de trabajo implementando una herramienta de integración, que sea intuitiva y capaz de agrupar datos y tareas en una misma plataforma. 

Si todavía eres de los que prefiere esperar o no apostar por la automatización, quizá detectar estas 5 señales de que tu flujo de trabajo necesita ser automatizado puede llegar a reconsiderar tu postura. 

1. El rendimiento y productividad de tus colaboradores es bajo.

Puede suceder que tu desconfianza en las herramientas tecnológicas esté ocasionando una caída escalonada en la productividad de tus colaboradores, haciendo que pierdan su tiempo ejecutando tareas repetitivas que podrían automatizarse. Por lo tanto, se ganaría más tiempo que podría emplearse en mejorar las estrategias comerciales o de gestión de proyectos. 

En cambio, la permanencia en los flujos de trabajo no automatizados produce estancamiento, no solo a nivel operativo retrasando procesos y desgastando las energías de los trabajadores, sino que también pone a la empresa en desventaja respecto a la competencia que sí está automatizando. 

En consecuencia, las empresas están obligadas a innovar constantemente para mantenerse a la vanguardia de los cambios tecnológicos y paradigmas empresariales que permiten su crecimiento y buena reputación entre compañías del mismo sector, pero más que nada, la confianza de sus clientes. La automatización de los flujos de trabajo te ayudará a lograr este objetivo.

2. La sobrecarga de trabajo es un problema difícil de resolver.

Los flujos de trabajo no son lo que solían ser, ya que a medida que el tiempo pasa y aumentan las exigencias del mundo moderno que está diseñado para obtener mejores y más rápidos resultados, acortando los plazos y empleando menos mano de obra. Por lo tanto, la necesidad actual es hacer las cosas rápidamente pero sin bajar la calidad de lo producido. 

En consecuencia, trabajar de más para obtener los mismos resultados que un trabajador, cuya empresa decidió automatizar sus procesos, no es una opción conveniente ni mucho menos rentable para la empresa que tiene a sus colaboradores atascados de trabajo. 

Al mismo tiempo, se hace difícil resolver la sobrecarga de trabajo administrándolo a otros operarios, porque al final, si bien se aligera la sobrecarga de tus colaboradores, pero esta acción no implica una mejora real de su productividad, solo permite que se ejecuten las tareas pendientes que ya estaban programadas para determinado plazo, no lo reduce en sí.

3. Hay falta de supervisión de las tareas y plazos de las mismas y terminan postergándose indefinidamente. 

Cuando no se implementa la automatización de los flujos de trabajo, a menos que los jefes de área y supervisores se tomen su tiempo para controlar personalmente las actividades que está realizando su personal a cargo, preguntando cuál es el progreso de sus procesos, será muy difícil establecer indicadores de rendimiento real de cada colaborador.

Además, porque generalmente en una empresa donde no hay flujos de trabajo automatizados todos sus miembros están sobrecargados de trabajo para poder cumplir con las expectativas del mercado y mantener a sus clientes satisfechos. Por tal motivo, ningún gerente o superior tendrá tiempo suficiente para verificar que todas las actividades y tareas se realicen en tiempo y forma. 

Esta imposibilidad de supervisión da como resultado una postergación indefinida de las tareas que demandan mayor esfuerzo operativo y que podría automatizarse. De esa forma, los supervisores simplemente tendrían acceso a la plataforma de gestión y ver el progreso de cada actividad por colaborador. Tendrían conocimiento de lo que se hizo y lo que no. 

4. Tú y tus colaboradores tienen que abrir varias aplicaciones al mismo tiempo para ejecutar una sola actividad que los termina retrasando.

Si tienes que mantener abierto tu correo electrónico para contestar los distintos mails que te envían, pero además estar atento a tus grupos de whatsapp del trabajo. Por lo tanto, debes abrir whatsapp web en tu ordenador. Y si aquello fuera poco, imagina tener la base de datos que necesitas para cargar o actualizar el Excel de manera manual, corriendo riesgos de cometer errores en alguna columna. 

Está comprobado que tener abiertas varias aplicaciones o pestañas en tu ordenador ralentiza el rendimiento de las acciones que necesites hacer con el mismo, porque si tu ordenador no es de última generación, cada vez que clickees una pestaña ya abierta esta deberá, necesariamente, actualizarse y perderás segundos valiosos de tiempo por cada una de estas acciones repetitivas, solo para consultar algunos datos específicos. 

Con una herramienta que automatice tus flujos de trabajo reducirás notablemente la cantidad de aplicaciones abiertas en tu ordenador y permitirás a tus colaboradores invertir el tiempo en actividades realmente más productivas que generen mayor valor a la empresa. 

5. Tienes gastos extras contratando más personal para ejecutar tareas manuales que no alcanzan a realizar tus demás colaboradores.

Volviendo a la sobrecarga de trabajo de tus colaboradores. Buscas como alternativa contratar a más colaboradores que realicen las tareas que no se completan o quedan pendientes. 

Pero en definitiva, no estás resolviendo el problema de las tareas atrasadas de manera práctica, sino que estás gastando tus recursos en capital humano que quizá no necesites, y que podría resolverse, invirtiendo mucho menos, en una herramienta digital integradora que automatice tus flujos de trabajo. 

Los resultados positivos saltarán a la vista cuando se reduzca notablemente la sobrecarga de trabajo, se reduzcan los tiempos de ejecución de procesos, siendo estos más eficientes y los resultados más optimizados. 

El mayor beneficio que tienen los flujos de trabajo automatizados, aparte de sustituir las tareas manuales, es el de optimizar la utilización de recursos como energía y materiales. Asimismo, aumenta la calidad, velocidad y precisión de producción en serie.

En resumen, si una o varias de estas señales percibiste en tu empresa, es posible que necesites automatizar tus flujos de trabajo, no solo para mejorar tu productividad y reducir los tiempos de ejecución, sino básicamente para mantener posicionamiento de tu marca en el mercado y crecer al mismo nivel de las grandes corporaciones que dominan el imperio económico.