“Si es rápido, hazlo ahora”, ley de los dos minutos en productividad

¿Cómo defines la prioridad de tus actividades día a día?, ¿cuánto tiempo tardas en preparar tu agenda al llegar a la oficina?. Regularmente tenemos actividades que demandan más tiempo que otras, en este artículo te diremos cómo optimizar tu tiempo.

¿Habías escuchado algo sobre la Ley de los Dos Minutos? En resumen, se trata de una regla enunciada por David Allen, consultor, instructor de productividad y creador de “Getting Things Done”, un método de productividad y organización personal.

En esta ocasión hablaremos solo de esta Ley, particularmente daremos respuesta a las preguntas más frecuentes:

        ¿Qué es la Ley de los Dos Minutos?       

“Si puedes hacer una tarea en menos de dos minutos, hazla ahora mismo. Si la tarea tomará más de dos minutos de tu tiempo, apúntala en tu lista.”

Se trata de una regla que nos permite evaluar una tarea que surge de una interrupción rápida para calibrar su impacto en lo que estamos haciendo en ese momento exacto. El razonamiento que existe detrás de esta regla es la esencia del sistema GTD (Getting Things Done): sacar de nuestra cabeza todo lo que podamos para emplear nuestra energía sólo en almacenar, procesar y ejecutar de forma ordenada.

Regularmente la gestión de este tipo de tareas, suele robarnos tiempo (no mucho, pero lo hace), por ello es importante identificar que si en hacer esa tarea, nos tardaremos menos de dos minutos, debemos hacerla en ese preciso momento, así evitamos perder más tiempo en procesarla que en ejecutarla.

        ¿En qué me beneficia?       

• Productividad máxima: Al emplear menos de dos minutos, no perdemos el hilo de la tarea que estábamos haciendo previamente, por ende, nuestro estado de concentración permanece óptimo, ayudándonos a lograr una productividad máxima.

• Avanzar con tu trabajo: Aunque no se trate de nada urgente o prioritario, si te tomará menos de 120 segundos procesarla, hazla inmediatamente, por ejemplo: responder un mail, llamadas rápidas, incluso, hacer algún pequeño favor.

• Evitar bloquear las actividades de los demás integrantes del equipo.

• Dejar de posponer: Olvídate de dejar para después las pequeñas acciones que día a día aumentan nuestra lista de “To Do”.

• Mantenemos nuestra cabeza vacía. Al externalizar nuestra mente en un sistema de confianza que nos permite tener nuestra mente libre, podemos llegar a concentrarnos en una tarea sin preocupaciones.

• No más compromisos de tiempo: El tener que realiza alguna tarea considerando su nivel de importancia, ocasiona que en la mayor parte del tiempo, te comprometas a entregar sin saber cuánto tiempo te tomará.

        ¿Cómo le hago?       

 Aunque es una regla de fácil comprensión, requiere demasiada práctica y un correcto empleo de nuestro criterio para definir la magnitud de la tarea en cuestión.

• Dos minutos significan dos minutos, no cinco ni diez. Debemos ser bien estrictos en ese aspecto, si la tarea tomará más de dos minutos, añádela a tu lista de cosas por hacer (“To Do List”) y asígnale un turno. Si te toma más de dos minutos, puedes aplazarla o delegarla.

• Sé muy estricto contigo mismo y no realices aquellas actividades que sabes, te harán romper el ritmo que llevas con relación a la tarea que estabas realizando previamente.

• Sé constante y repetitivo. En un inicio tu cerebro puede caer en la trampa de querer dejar todo para después. Insiste en valorar cada actividad antes de delegarla o enviarla a la lista de cosas pendientes.

        ¿Cómo puedo medir su impacto?       

La mejor manera de medir el impacto de esta acción está en el tiempo de entrega con relación a pequeñas acciones.

Cuando seas capaz de sacar toda la información de tu cabeza y exteriolizarlo.El objetivo del control es que seamos capaces de sacar todo lo que tengamos en nuestra cabeza y externalizarlo, ponerlo todo en nuestro sistema, un sistema fiable en el que podamos confiar. En definitiva, lo que de forma coloquial entendemos por sensación de control.

        ¿Existe alguna herramienta que me ayude?       

Lo ideal es trabajar con algunas herramientas de gestión de proyectos y en el mercado hay varias: Trello, Asana, Wonderlist, entre otras. Sin embargo, en Drew, utilizamos Monday.com para mejorar nuestra productividad y todos en el equipo lo agradecemos porque es la mejor manera de conocer en qué estamos y el estatus de nuestras actividades.

Si necesitas asesoría, contáctanos, nosotros podemos hacer un diagnóstico de tus procesos y una propuesta de mejora acorde a tu empresa.