Herramientas de colaboración: Beneficios y características principales

En la actualidad, por lo general, los equipos no están ubicados en un solo lugar, están distribuidos geográficamente, lo que puede ser un desafío para las empresas. Según algunas encuestas realizadas, alrededor del 53% de las empresas en todo el mundo han adoptado herramientas de colaboración desde 2016, y en 2020 sigue creciendo.

La palabra colaboración define el trabajo en equipo y el esfuerzo para mejorar el proceso de prueba. Por lo tanto, un software de colaboración ayuda a alcanzar los objetivos, cumplir con los plazos y reducir el tiempo invertido en cada tarea al simplificar todo el proceso. Este tipo de herramienta se utiliza en varias pequeñas y medianas empresas, ya que cierra la brecha de comunicación entre los equipos e incluso brinda sincronización entre departamentos. El enfoque principal del software de colaboración es mejorar la comunicación, el intercambio, la cooperación, la resolución de problemas y la racionalización de las diversas actividades que se realizan.

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¿Por qué usar un software de colaboración?

Las empresas están contratando a los mejores talentos incluso si están presentes en una ubicación remota, también se contratan trabajadores independientes y empleados a tiempo parcial para obtener lo mejor del talento. Esto obliga a las empresas a adoptar herramientas de colaboración a nivel de organización.

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Los beneficios del software de colaboración

• Fácil asignación de tareas y horarios de trabajo a diferentes miembros.
• Puedes ver los detalles de trabajo de tus colaboradores.
• Utiliza servicios de mensajería para una conexión instantánea.
• Ahorra tiempo.
• Las herramientas basadas en la nube son accesibles desde cualquier lugar.
• Mejora la eficiencia y productividad del equipo.
• Reduce la complejidad de las tareas y procesos.
• Facilita la adaptación a las nuevas tecnologías y soluciones.

Planear optar por un software de colaboración es una decisión comercial crítica que implica mucho tiempo y esfuerzo. Es viable verificar que la herramienta tenga algunas características esenciales. La herramienta debe ser escalable para adaptarse a las necesidades y requisitos futuros.

Factores críticos para preseleccionar una herramienta

Requisitos:  existen muchas herramientas de colaboración que brindan soluciones a muchos desafíos de gestión que enfrentan los equipos. Sin embargo, es imprescindible verificarlos según los requisitos comerciales antes de comenzar a utilizar un entorno colaborativo. Una herramienta de administración de pruebas puede ayudarte a mantener la calidad y el resultado del software de la aplicación. Pregúntate:

• ¿Qué hace este software?
• ¿Está basado en la nube o en la casa?
• ¿Qué tan seguro es?
• ¿Cómo resuelve los problemas existentes?

Características:  el software debe tener todas las características necesarias y nuevas que puedas necesitar para utilizar ese producto de manera efectiva. Es decir, la herramienta debe ser intuitiva, receptiva y fácil de usar. El equipo debería encontrar fácil obtener experiencia práctica de manera rápida. Si la versión de prueba está disponible para el producto, debes verificar sus características durante la prueba misma. Sería útil si considera los comentarios de los clientes de los expertos de la industria también.

Relación calidad-precio:  invertir en una herramienta es una decisión importante, por lo que debe tener una buena relación calidad-precio. La herramienta se utiliza para mejorar la productividad y el rendimiento de los equipos. La inversión debe sonar razonable y ventajosa para toda la empresa.

Centro de soporte:  es posible que te enfrentes a algunos desafíos al usar una herramienta que requiere servicios de soporte sólidos para resolver rápidamente tus consultas y problemas que se encuentran al usar la herramienta de colaboración. Debería tener actualizaciones y mejoras periódicas para mejorarlo con el tiempo.

Funciones esenciales para seleccionar el mejor software de colaboración.

La industria tiene una variedad de herramientas de colaboración disponibles en el mercado para ayudarte a realizar más trabajo en menos tiempo. Debes verificar la lista de características que deben estar presentes en la herramienta para entregar los resultados esperados.

Gestión de proyectos:  la entrega de un proyecto exitoso es trabajo en equipo; manejarlos implica mucho esfuerzo y tiempo. Como incluso los equipos más pequeños son difíciles de manejar, una herramienta debería ayudar a actualizar el trabajo realizado por el equipo. Debería permitirte rastrear los cambios, darte una lista de acciones pendientes y cuántas se finalizaron.

Anotación: la herramienta de colaboración debe ofrecer beneficios de anotación donde una herramienta puede ayudarte a editar un documento en tiempo real. También mejora la colaboración y le permite colaborar por completo.

Chat sin interrupciones:  un equipo esperaría que el software los ayude a colaborar con equipos de todo el mundo. Por lo tanto el software que elijas debe permitir compartir notas, mensajes, archivos y actualizaciones de estado. Si te permite "chatear" en tiempo real, se convierte en una herramienta de colaboración ideal. Se cerrará la brecha de comunicación entre los equipos.

Uso compartido de videos: la herramienta debe permitirte usar varias herramientas para compartir videos como Zoom, por ejemplo. Siempre es bueno usar llamadas de video para conectarse con tus clientes o compañeros. Mejora la comprensión y ofrece una visión real de las capacidades de la herramienta. Una función para compartir videos es imprescindible en el mundo actual, donde las personas se conectan a través de una videollamada.

Implementación fácil:  la herramienta de colaboración debe ser fácil de implementar y usar para todo el equipo. Debe contribuir al progreso general de la empresa. Se requiere mucho para utilizar una herramienta y asimilarlo en la cultura de la empresa. Debes involucrar y aprovechar el potencial de las mejores personas contratadas en todo el mundo al proporcionar una gran herramienta de colaboración.