Problemas de coordinación de equipos remotos y cómo resolverlos

A medida que la tecnología mejora y el mercado cambia, el mundo del trabajo se está volviendo verdaderamente independiente de un espacio físico. Los softwares colaborativos o las diferentes herramientas de comunicación han hecho que sea más fácil que nunca administrar un equipo completamente internacional. Estos pueden ser muy beneficiosos por muchas razones, como permitir que las organizaciones tengan acceso a mayores habilidades, mano de obra más barata o garantizar la producción o el soporte las 24 horas.

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Sin embargo, dirigir equipos remotos viene con su propio conjunto específico de desafíos y problemas. Pero, estamos aquí para ayudarte con algunos consejos para superar el más común de estos problemas.

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Problemas de comunicación: Una de las diferencias obvias cuando se trabaja con un equipo ubicado en diferentes localizaciones es que no están en su oficina. Esto significa que la comunicación no puede estar al mismo nivel , especialmente para pequeños factores como darse cuenta de su estado de ánimo o cómo están haciendo frente a una tarea.

Soluciones:

• Introducir y usar herramientas de mensajería. Fomente su uso usándolos usted mismo.
• Tenga un canal "divertido" o no formal para que los miembros del equipo compartan información interesante de su vida para conocerse mejor.
• Antes de las conferencias grupales, mantén hasta 10 minutos al comienzo para chatear de manera informal (aunque debes asegurarte de evitar que las personas lo usen para llegar tarde).

Coordinación de tiempos: Las grandes diferencias de zona horaria son un gran desafío para un equipo internacional, ya que crea situaciones en las que los miembros del equipo ya han terminado cuando otros comienzan. Esto significa que se pueden perder días completos de trabajo porque las preguntas importantes no se pueden responder o los entregables no se coordinan.  

Soluciones:

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• Establece un cuadro con las zonas horarias de cada uno de los miembros y calcula un tiempo aceptable para las reuniones, esto puede significar que algunos miembros deberán iniciar sesión fuera de un horario normal, por lo tanto la coordinación debe ser bien pensada.
• Para aquellos que de manera definitiva no pueden asistir, usa una herramienta de comunicación con una función de grabación para que puedan escuchar lo que se ha discutido y agregar su opinión.

Barreras lingüísticas / culturales

Las diferentes regiones del mundo tienen diferentes formas de acercarse al trabajo, por ejemplo, algunos prefieren cosas más formales, mientras que otros pueden tener una visión más relajada. Luego están las dificultades de idioma que surgen con un equipo internacional.

Soluciones:

• Tú debes establecer el tono de trabajo para el equipo, encontrando lo más cerca posible a un medio feliz entre los miembros del equipo involucrados y lo que deseas.
• En un canal más informal, solicita a los miembros del equipo que se presenten a sí mismos y a su país o región y enumeren algunas formas en que piensan que su cultura funciona de manera diferente. Esto les ayudará a familiarizarse entre sí con posibles diferencias de enfoque.
• Siempre que sea posible, usa términos y expresiones más simples en español (si esa es su lengua materna) para que los miembros del equipo no tengan que perder el tiempo e ir corriendo al traductor de Google por cada correo electrónico que reciba.

Seguimiento de rendimiento

Con tus colaboradores fuera de la oficina, puede ser difícil asegurarse de que realmente estén haciendo el trabajo que se supone que deben hacer.

Soluciones:

• Pon en claro los objetivos y los resultados para todos los miembros del equipo en cada etapa del proyecto.
• Aléjate de un sistema de trabajo por hora hacia un sistema basado en resultados. Hazle saber a tu equipo que lo más importante es obtener los entregables en sus fechas establecidas, todo lo demás depende de ellos.

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Administrar equipos remotos puede ser un poco difícil, pero también puede proporcionarte enormes beneficios para ayudarte a alcanzar los objetivos de tu proyecto. Superar algunos de los obstáculos naturales que representa la coordinación de un equipo internacional requiere tiempo, esfuerzo y comprensión, pero a la larga valdrá la pena.

¿Qué otros inconvenientes estás teniendo con tu equipo remoto?