Prestación de servicios: ¿Cómo reducir los tiempos de implementación?

Muchas empresas dedican la mayor parte de su tiempo a optimizar los procesos de sus equipos de colaboradores con el fin de ganar en eficiencia y productividad para el alcance de los objetivos. Este personal de trabajo ejecuta diferentes actividades en relación de dependencia, gozando de un sueldo fijo mensual, aportes, vacaciones y obra social, características que le conceden estatuto formal.

Sin embargo, existen otras formas en que las empresas también pueden beneficiarse del trabajo realizado por profesionales de forma particular, es decir, no pertenecen a la empresa pero prestan servicios remunerados a desarrollar en determinado plazo y bajo determinadas condiciones.

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Este acuerdo comercial se conoce como prestación de servicios. Es el contrato mediante el cual una persona, normalmente un especialista, en algún área, por ejemplo operaciones, se obliga con respecto a otra a realizar una serie de servicios a cambio de un precio. Cabe señalar que el pago del contrato está dirigido al cumplimiento de metas, horas, objetivos, proyectos; etc. 

Se trata de un contrato oneroso, y a la contraprestación de pago, es en dinero o especie, la cual será pagada proporcionalmente conforme a las actividades realizadas. En este tipo de contrato, el contratista no paga ni licencias de maternidad, ni incapacidades, ni primas, ni cesantías, ni pensiones, ni para-fiscales, ni salud, ni vacaciones. 

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Además, la prestación de servicios al no estar regulada por el código del trabajo no está sometida al salario mínimo, motivo por el que puede hacerse por el monto que se desee. Un ejemplo de prestador de servicios es un trabajador freelance profesional en determinada área, que es contratado por una empresa para realizar un servicio especial por el cual se le va a remunerar el monto que el freelancer defina, según un cálculo estimativo.

Para esto, el contratado debe estimar plazo, capacidad de gestión y costos, en función del diseño del proceso a implementar, que a la vez determinará el presupuesto que fijará con su contratista (cliente). Como el presupuesto se fija de antemano por el contratado, debe esforzarse por cumplir con los plazos requeridos, a fin de que no se le generen costos, ya que aunque tarde más y gaste más, no podrá aumentar el presupuesto.

Por eso es tan importante poder estimar el tiempo que le llevará ejecutar el proceso, realizando un cálculo preciso del trabajo, previendo posibles imprevistos y desviaciones, para evitar retrasos y garantizar una prestación de servicios que cumpla satisfactoriamente con el tiempo de implementación.

¿Cómo acelerar los tiempos de implementación de una prestación de servicios?

Generalmente los prestadores de servicios menos experimentados, en su afán por complacer a un cliente exigente, realizan un presupuesto en detrimento de sus ganancias, ya que se esfuerzan en ejecutar el trabajo en un plazo muchas veces imposible, y cuando finalmente lo concluyen y se lo entregan al cliente, se dan con que perdieron tiempo por un trabajo menos rentable de lo que debería ser.

Entonces, ¿qué soluciones viables puedes decidir para acelerar los tiempos de implementación? Aquí te damos una serie de consejos, a modo de indicadores, que pueden guiarte en el proceso.

1- Estimar el plazo, capacidad de gestión y costos de la prestación de servicios.  

En primer lugar, antes de comenzar a trabajar sobre el encargo de tu cliente, es fundamental que te tomes tu tiempo para atender a estas variables que definirán el presupuesto. Calcula el tiempo que te demandaría cada tarea del proceso total, sobre la base de experiencias pasadas, según tu capacidad de acción. 

Recuerda que a mayor experiencia, más fácil te será establecer estos parámetros de cálculo, porque ya conoces tus propios tiempos, tus fortalezas y debilidades y podrás trabajar con eficiencia sobre las mismas para lograr el resultado deseado. Si esto no es así, crees que puedes pero luego no, diseña un plan de trabajo con cronograma tentativo de fechas, pero que sea un cronograma realizable, y ajústate a él. 

Procura definir un presupuesto realista acorde a tus posibilidades de organización, a fin de que no se traduzca en costos ocultos para ti al final de la prestación de servicios.  

2- Diseñar el proceso teniendo en cuenta las variables de tiempo, costos y alcance.

Estimar el tiempo que te llevará la implementación del servicio depende de forma directa de tu capacidad de diseñar un proceso de ejecución adecuado para las tareas. Un proceso bien diseñado hará un exhaustivo seguimiento y cálculo de las variables de tiempo, costos y alcance para que sea factible cumplir con la prestación de servicios acelerando los tiempos de implementación.

Hacer esto te ayudará a que cada vez te resulte más sencillo cumplir con los tiempos fijados, ya que tus plazos reales van a coincidir cada vez más con tus plazos estimativos.

3- Incorporar una herramienta de integración de tareas para tu prestación de servicios. 

¿Quieres acelerar los tiempos de implementación de tu servicio? Prueba incorporando una herramienta, sencilla e intuitiva, que te ayude a agilizar el proceso reduciendo tiempo y costos automatizando las tareas que te resulten repetitivas y poco productivas. 

Por ejemplo, con una herramienta digital de gestión, tu carga de datos es automática y única, y puedes llevar un seguimiento más eficiente y práctico que una planilla de Excel, anotando el progreso de tus actividades calendarizadas en tableros correctamente organizados. 

Olvídate de las agendas manuales, con una herramienta digital podrás guardar toda tu información en la nube para acceder a ella cuantas veces lo necesites, y no preocuparte si perdiste tu cuaderno de anotaciones o la agenda.  

4- Anticiparse a futuros errores desde el comienzo de la prestación de servicios.

Cualquier problema identificado durante la implementación debe abordarse lo antes posible. Además, los sistemas del software de gestión que utilices deben integrarse para que funcionen como una sola unidad. En este sentido, es fundamental que no solo tengas un diseño del proceso adecuado sino que también poseas la herramienta adecuada a tus necesidades y que sea de fácil manejo para evitar retrasos innecesarios.

Lo ideal es que puedas resolver cualquier error o desviación al comienzo de tu prestación de servicios, a fin de que las tareas que realices en el transcurso no se contaminen de estos errores y arruinen todo tu trabajo. Para esto, ayúdate de una herramienta digital que detecte al instante los posibles errores. No esperes hasta el final, tu tiempo es dinero. 

Resumiendo, para acelerar los tiempos de implementación de tu prestación de servicios, ten en cuenta tres cosas: estimar el tiempo en que cumplirás el encargo, diseñar un proceso bien hecho que se complemente con el plazo acordado e incorporar una herramienta digital de gestión que te ayude a agilizar cada tarea, en vistas a un rendimiento mucho más óptimo y cercano a tus expectativas de producción y ganancias.