Detección de oportunidades de mejora

Sin dudas, las empresas más exitosas en la actualidad no se conforman con permanecer en el tiempo. Aspiran a lograr un fin más trascendente superando el éxito obtenido con nuevos desafíos que hagan resaltar lo mejor de ellas en su máxima expresión y que el mundo lo sepa. 

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A veces el camino no será fácil porque habrá idas y vueltas, buenos resultados y otros no tanto, y quizá se tomen malas decisiones que pongan en peligro un negocio, pero incluso aprendiendo de los errores también podemos identificar oportunidades de mejora. 

Es por esto que el objetivo de este artículo es, a partir de la identificación y análisis de problemas, ayudarte a obtener de ellos oportunidades de mejora para que tu empresa logre crecer produciendo cambios significativos.

Ya sea si tienes una empresa importante o una pyme en crecimiento, en la búsqueda de oportunidades de mejora, debes tener en cuenta estos 6 pasos para llevar a cabo el proceso.

1. Identificar un problema.
2. Analizar la situación.
3. Detectar las oportunidades de mejora.
4. Valorar el impacto.
5. Priorizar necesidades.
6. Implementar.
   
   

1. Identificar un problema.

Es el paso inicial y el más difícil porque implica asumir que tu empresa tiene un problema y debes enfrentarte a él si no quieres correr riesgos de que el mismo problema, que puede ser perfectamente un síntoma, adquiera mayores dimensiones y se convierta en una suerte de bola de nieve imposible de detener. 

Para detectar un problema, se debe contar con procesos formalizados que lo revelen en alguna etapa de los mismos. Cualquier problema supone una demora en los plazos, resultados no tan eficaces, pérdida de productividad y también costos ocultos, cuando se minimizan sus efectos a largo plazo.

Existen diversos métodos para la fácil identificación de problemas. Uno de los más eficaces y utilizados es el diagrama de Ishikawa. A continuación, te contamos de qué se trata.

Diagrama de Ishikawa. 

También conocido como diagrama de cola de pescado o de causa y efecto, consiste en una representación gráfica de una especie de espina de pescado, cuya estructura relacional muestra las diferentes fases de un problema a analizar. Representa las relaciones de causa y efecto entre las diversas variables que intervienen en un proceso.

En teoría general de sistemas, un diagrama causal muestra gráficamente las entradas o inputs, el proceso y las salidas u outputs de un sistema (causa-efecto) con su respectiva retroalimentación (feedback) para el sistema de control.

El diagrama de Ishikawa se construye con mayor frecuencia utilizando los 5 factores, grupos principales de factores de influencia.​

• El ambiente. Hace referencia a las condiciones ambientales que influyen en el proceso, como el tiempo, la temperatura, la humedad o la limpieza.
• Factor humano. Cualquier persona que participe en el proceso a lo largo de toda la cadena de producción, incluidas todas las funciones de apoyo.
• Método. Define cómo se lleva a cabo el proceso y qué requisitos se necesitan para ello, como procedimientos de calidad, órdenes de trabajo, instrucciones de trabajo o planos.
• Maquinaria. Todas las máquinas y equipos necesarios para realizar la tarea, incluidas las herramientas.
• Materiales. Las materias primas, las piezas compradas y los conjuntos que entran en el producto final.
  

2. Analizar la situación.

Una vez que tienes identificado el problema de raíz, es momento de pasar a la segunda instancia en la detección de oportunidades de mejora. Nos referimos al análisis de la situación. 

¿Qué causas provocaron el problema y cuáles podrían ser las consecuencias a corto, mediano y largo plazo si no se actúa de inmediato? ¿Qué acciones podemos realizar para resolver el problema? ¿Cuáles son nuestras opciones o alternativas? ¿Cuál será el costo por encontrar una solución? Estas son algunas de las preguntas que deberán ser respondidas durante el análisis para pasar a la siguiente etapa.

Por ejemplo, un proyecto demorado. ¿Por qué lo está? ¿Faltan recursos para continuar? ¿Hay ausencia de operarios en la realización del proyecto? ¿El plan no es ejecutable?

3. Detectar las oportunidades de mejora.

Suelen decir que de las crisis surgen las oportunidades, es por eso que en la identificación y análisis de problemas se puede hallar la clave para una oportunidad de mejora. En este sentido, descubrir un problema puede ayudarte no solo a buscar soluciones para ese problema, sino a comprender necesidades encubiertas que pueden agregar valor a tu empresa optimizando todos tus procesos. 

Un ejemplo de oportunidades de mejora podría ser el siguiente: tienes un sitio web de tu empresa en español, por lo que atraes a clientes potenciales de Latinoamérica, pero de repente varios de los países en donde tienes clientes entraron en crisis financiera y dejaron de comprar tus productos o servicios. 

Entonces, una solución podría ser traducir tu sitio web al inglés para atraer a clientes de un mercado angloparlante. La oportunidad de mejora sería el feedback que lograrás establecer con países del primer mundo, que no solo aumentará la rentabilidad de tu empresa, sino que además la hará conocida en el mercado mundial. Le permitirá ampliar sus horizontes y crecer.

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4. Valorar el impacto.

Llegas a una etapa en que ya has descubierto oportunidades de mejora a partir de la identificación de un problema y su respectivo análisis, pero aún no has puesto en ejecución ninguna medida, porque antes es necesario evaluar el impacto que tendría su implementación, de aplicarse. 

Volviendo al ejemplo del sitio web en inglés: el impacto de semejante transformación implica una importante inversión en personal calificado para adecuar el sitio a la nueva lengua y mantenerlo en el tiempo. 

5. Priorizar las necesidades.

Sobre la base del impacto que podrían generar las oportunidades de mejora, tendrás que priorizar las necesidades, a fin de establecer un parámetro de objetivos realizables a alcanzar en un cronograma de tiempo determinado. Una herramienta que puede ayudarte a priorizar es el método Kaiser.

Método Kaizer.

El método Kaizer constituye un ciclo de mejora continua y tiene como objetivo clave eliminar las actividades que no agregan valor en la cadena productiva. Esta herramienta de gestión tiene un potencial enorme para mejorar la productividad de las empresas. 

Se basa en una antigua filosofía que busca producir cambios sustentables en el tiempo, de manera tal que cada día se generen pequeñas mejoras para que al final se logren alcanzar los objetivos que perseguimos. En pocas palabras, se trata de introducir pequeñas mejoras realizables cada día para obtener un gran cambio en poco tiempo.

El método Kaizer se rige en el principio de que una serie de eventos de mejora continua es superior y más efectiva que un solo cambio grande. Para lograr esto, deberás enfocarte en tu hacer diario, optimizando el tiempo en tus flujos de trabajo, separando lo importante de lo que no lo es tanto.

6. Implementar.

La última etapa en la gestión de oportunidades de mejora corresponde a la implementación de la mejora propiamente dicha. En esta instancia, el problema fue identificado, analizado, fue descubierta una oportunidad que fue evaluada y se tuvieron en cuenta las prioridades sobre las cuales enfocarse para tomar la decisión final de implementar la solución y mejora.

Generalmente, en la implementación se utilizan tecnologías para la gestión de procesos con el objetivo de hacerlos más eficientes. En consecuencia, si tienes procesos más eficientes, será más fácil gestionar las oportunidades de mejora para tu empresa en un plazo relativamente corto de tiempo.

Entre las herramientas que puedes implementar para garantizar una mejora continua, se destaca el sistema de gestión WCM, que puede ofrecer beneficios a todas las áreas de tu empresa.

Sistema WCM.

WCM es un sistema de gestión que incluye todos los procesos de manufactura (calidad, mantenimiento, administración, costos, logística, etc.), definido con la intención de aumentar el rendimiento de las empresas y estandarizarlo a nivel mundial, con un enfoque fuerte y preciso en la reducción de costos.

El objetivo de este sistema de gestión es atacar, disminuir y eliminar constantemente las pérdidas significativas generando ahorros, mejorando el flujo de caja y optimizando procesos y resultados.

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Hay muchas más herramientas y metodologías de gestión de oportunidades de mejora. Aquí solo hicimos un esbozo de las más importantes y de las etapas en las que puedes aplicarlas. En cualquier caso, no olvides que siempre que exista un problema, por más difícil que parezca de resolver, existe en el fondo una oportunidad esperando para llevarte a la cima.