Optimización de flujos de trabajo. ¿Cómo lograrlo?

En un artículo anterior, te revelamos las 5 señales de que tus flujos de trabajo necesitan automatización. Si ya advertiste una o varias de esas señales, aquí brindaremos las respuestas a los interrogantes que posiblemente te hayan surgido con respecto a la mejor forma de optimización de los flujos de trabajo.

La tecnología evoluciona a paso vertiginoso sin darnos un respiro. Cuando creías que te habías comprado lo último en tecnología, ya sea una notebook súper eficiente o un celular que es prácticamente mejor, incluso que una computadora y te permite trabajar y comunicarte de manera fluida, se lanza al mercado un nuevo dispositivo electrónico mucho más avanzado que el de la semana pasada.

Lo mismo ocurre con las herramientas o softwares que buscan automatizar los flujos de trabajos en las empresas, a fin de lograr una mejora en la productividad de los equipos, simplificando aquellas tareas manuales o repetitivas que no agregan valor y restan tiempo a la parte creativa e intelectual, que es la responsable de elaborar las ideas y estrategias para llevar adelante el crecimiento de una empresa. 

Es por esta realidad que impuso un cambio de paradigma en la manera de gestionar los flujos de trabajo en las empresas que la automatización es por lejos la mejor alternativa para vivir una experiencia anticipada al futuro que se aproxima. 

Ya es imposible sostener flujos de trabajo que no requieran de la ayuda tecnológica cuando las demandas del mercado son tan elevadas y los clientes son cada vez más exigentes con la calidad de vida que desean cuando existen productos y servicios capaces de brindársela. Entonces, hoy más que nunca la tecnología es una herramienta de mejora para las empresas. 

A continuación, te explicamos de qué forma se puede conseguir la optimización de flujos de trabajo en tu empresa, implementando, entre otras mejoras, la automatización de forma correcta y efectiva. 

1. Optimizar los flujos de trabajo reconociendo y anticipando problemas. 

Un flujo de trabajo totalmente optimizado ayuda a proporcionar soluciones a los problemas incluso antes de que surjan. Esto da como resultado que se aborde rápidamente el problema al identificar de inmediato quién está asignado a la tarea, qué sucede si no está disponible, quién más necesita una notificación y qué sucede con respecto a un seguimiento.

Un flujo de trabajo optimizado asigna la tarea a aquellos con habilidades que se alinean con el trabajo, además de proporcionar un orden lógico y secuencial para completar la tarea. Dicho flujo de trabajo ayudará a reducir el papeleo y fomentará la colaboración entre varios departamentos, además de hacer un seguimiento del progreso y hacer que el éxito futuro sea repetible.

2. Evitar la multitarea.

La gestión del flujo de trabajo debe concentrarse en tareas individuales a la vez, en lugar de intentar realizar múltiples tareas. Los estudios demuestran que trabajar en múltiples tareas complejas a la vez obstruye el flujo de trabajo diario, ya que a tu cerebro no le gusta mucho alternar entre tareas. Concentrarse en una tarea a la vez te ayudará a mantener un flujo de trabajo constante y te ayudará a evitar distracciones. 

Si notas una interrupción en el flujo de trabajo, puede deberse a que has asignado demasiadas tareas a la vez.

3. Delimitar roles y responsabilidades.

Pueden ocurrir grandes interrupciones en un flujo de trabajo si los miembros del equipo no están seguros de sus roles y tareas. Utiliza un software de gestión de flujo de trabajo y reuniones para delimitar claramente los roles y las tareas. Idealmente, los colaboradores también deberían saber cuánto tiempo llevará una tarea en particular. 

Con el conocimiento de este tiempo, es posible que puedan identificar fallas potenciales en el resultado si se toman demasiado tiempo para completar las tareas o sienten que la finalización de la tarea llegó demasiado pronto.

4. Utilizar un enfoque basado en procesos.

Las empresas pueden utilizar la gestión de procesos y el enfoque de procesos para mejorar su productividad y flujo de trabajo. El enfoque de procesos implica la gestión de procesos comerciales clave que impactan directamente en la capacidad de servir a los consumidores. 

Un proceso abarca desde tareas pequeñas, como ingresar datos en una computadora, hasta un proceso más grande, como que todo un departamento dedique su tiempo a una tarea en particular. Monitorear los resultados de cómo los procesos agregan valor a una empresa puede ayudar a aclarar las mejoras.

5. Proporcionar un eje central para proyectos.

La transparencia es una gran herramienta para mejorar el flujo de trabajo, ya que el conocimiento universal de en qué está trabajando cada miembro del equipo puede ayudar a delegar tareas y reasignarlas, si es necesario. 

El software de colaboración ayuda a los miembros del equipo a marcar el estado de un proyecto en tiempo real, proporcionando a todo el equipo información sobre cuándo se completará una tarea en particular. Los miembros del equipo también pueden marcar retrasos, lo que ayuda a evitar interrupciones imprevistas que pueden causar estragos en el flujo de trabajo.

6. Implementa una herramienta de automatización para lograr mayor optimización de flujos de trabajo.

Aunque lo mencionamos al principio, insistimos con esto y precisamente dejamos este punto para el final porque implementar una herramienta de gestión de flujos de trabajo no es una decisión fácil que se tome de la noche a la mañana. 

Cuando se detectan los primeros síntomas de que es necesario ir por la optimización de flujos de trabajo, es porque los equipos no dan abasto para completar todas las tareas que se les asignan, en tiempo récord y con calidad indiscutible. Y las tareas manuales son las responsables, en gran medida, de ralentizar el avance de sus procesos y de que estos, muchas veces, no sean eficientes y presenten algún error. 

La gestión digital del trabajo propone un nuevo estándar en productividad y colaboración empresarial, brindando a los colaboradores, dentro de la empresa, mayor visibilidad, responsabilidad y control para administrar con eficiencia los flujos de trabajo, a través de la implementación y uso de nuevas y adaptables herramientas.

Aunque puede parecer conveniente tener múltiples herramientas, todas en su conjunto no aportan el valor de un sistema integrado que vincule cada software departamental para conectar toda la empresa, integrando, centralizando y optimizando la comunicación y los flujos de trabajo digitales, de modo tal que se produzca un incremento de la productividad humana gracias a la ayuda tecnológica. 

Un sistema integrado de optimización de flujos de trabajo tiene la ventaja de brindar una visión global de las tareas, plazos, documentos y también conversaciones. 

En definitiva, te permite integrar y centralizar toda la información en un solo lugar, a fin de evitar los tan temidos silos y que todos los colaboradores de tu empresa mantengan una comunicación constante de lo que hace cada uno para que los procesos y proyectos avancen en evidente sincronización multifuncional. 

Como verás, la automatización llegó para quedarse, pero no para reemplazar el trabajo humano, sino para sacar lo mejor de él, en las áreas en donde ninguna máquina tiene alcance, que es en el mundo de las ideas, reduciendo el estrés de las operaciones mecánicas que ya no serán un problema, gracias a la optimización de flujos de los trabajo.