Efecto dominó en la delegación de tareas: ¿Cómo evitarlo?

Las habilidades de delegación de tareas son un complemento muy importante en el desarrollo del liderazgo de cualquier organización, pero también puede ser uno de los aspectos más desafiantes. Cuando se ejecuta correctamente, la delegación puede ayudar a asignar tareas a personas que están mejor capacitadas para llevarlas a cabo y darles la libertad de explorar nuevas oportunidades. 

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Sin embargo, si las tareas delegadas se vuelven ineficaces o irrealizables, el gerente puede quedarse con una gran cantidad de trabajo que no podrá manejar de manera efectiva. Entonces, terminará haciéndose cargo de un montón de trabajo que le resta tiempo valioso para dedicarse a la gestión estratégica del área, lo que podría retrasar las operaciones de cada uno de los procesos implicados, sin nadie mejor capacitado para apagar el incendio.

Frente a esta realidad, es crucial saber bien qué se puede y qué no delegar y qué hacer para realizar esta acción de la manera adecuada. Generar las condiciones organizacionales para la delegación de tareas es uno de los desafíos que se están planteando muchas empresas en la actualidad, especialmente las pymes. En este artículo, analizamos los principales problemas en la delegación de tareas que podrían generar un efecto dominó en una organización. 

Problemas comunes de la delegación de tareas

La delegación de tareas puede ser una estupenda manera de ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia. Sin embargo, es necesario ser consciente de los riesgos asociados a una mala delegación, para poder así ahorrar tiempo y mantener la calidad del trabajo en todos tus procesos. A continuación, enumeramos los principales problemas de no delegar correctamente. 

1. Falta de claridad.

Si tu equipo no entiende por qué ha delegado una tarea, puede generar frustración y conflicto. Esto ocurre porque las personas asumen sus tareas personalmente cuando no sienten que son parte del entorno general. Asimismo, les hace creer que sus actividades y funciones no tienen ningún sentido, lo que a su vez desmotiva más aún. Delegar tareas que sean fáciles de entender ayudará a tu equipo a mantenerse al día y optimizar la productividad.

Para hacerlo posible, explica el propósito, el método y la utilidad de la tarea asignada a tu equipo, diseña una línea de tiempo que contemple los objetivos a largo plazo. Y no olvides demostrarle a tu equipo cómo sus esfuerzos agregan valor.

2. Equipos de trabajo sin preparación y sin equipo.

Si los integrantes de tu equipo no tienen los medios o las habilidades necesarios para completar una tarea requerida, puede volverse muy difícil para ellos. Esto se debe a que no podrán completar una tarea de forma independiente. Si las tareas se delegan sin la preparación adecuada, tu equipo perderá el tiempo investigando cómo funciona alguna cosa y terminarán abandonando antes de comenzar.

Los conflictos y el caos generados por una mala delegación de tareas puede alejar a los equipos de conseguir sus objetivos. Puedes resolver la situación equipando a tus equipos con las herramientas y recursos necesarios, proporcionando capacitación sobre los procedimientos de finalización de tareas y permitiendo un espacio para la recepción de dudas.

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3. Tareas de conjuntos y habilidades que no coinciden. 

Si las tareas asignadas a tu equipo están demasiado alejadas de las habilidades requeridas, será difícil para ellos trabajar rápidamente. De hecho, tendrán que dedicar mucho tiempo a resolver problemas desde cero, ya que las tareas varían mucho de su trabajo de rutina. Además, los conjuntos de habilidades serán menos efectivos si la tarea requiere múltiples habilidades. Si delegas tareas que son demasiado complejas o desafiantes, los integrantes de tu equipo pueden frustrarse.

Para resolver este problema, identifica las fortalezas y debilidades de tu equipo, combina las dificultades de la tarea con las habilidades del equipo, y fomenta la colaboración a través de un objetivo común en donde diferentes miembros puedan colaborar.

4. Ausencia de comunicación continua.

Si los miembros del equipo se enfrentan solos a una tarea sin el apoyo constante del líder, pueden terminar sintiéndose sin rumbo y desmotivados. Como sus esfuerzos no son reconocidos con la suficiente regularidad, los colaboradores pueden sentirse poco valorados en el equipo. El problema puede ocurrir cuando los miembros tampoco se comunican entre sí, lo que puede provocar que las tareas puedan retrasarse y olvidarse. A medida que todo se retrasa más, se vuelve cada vez más difícil coordinar el trabajo entre los miembros del equipo.

Para resolver esta situación, recibe actualizaciones y comentarios regulares, asegúrate de que los plazos de las tareas se cumplan regularmente y utiliza herramientas de comunicación que faciliten la interacción entre los integrantes del equipo.

5. Microgestión.

Un problema de delegación de tareas que puede ser muy molesto es el control excesivo a los miembros del equipo. La microgestión, generalmente, interrumpe el trabajo y dificulta que los colaboradores se concentren en sus tareas. Esta supervisión desmedida puede crear una sensación de desconfianza entre algunos de los colaboradores que podría sabotear todos los esfuerzos para hacer bien el trabajo. 

La mejor manera de resolver esto es mantener una comunicación que respete los límites de la otra persona. Estos límites incluyen la propiedad de las tareas que estás ejecutando. Busca encontrar el equilibrio entre responsabilidad y confianza de parte de tu equipo.

6. Esperar la perfección.

No se debe pretender que las tareas que se delegan resulten perfectas. Como la tarea se asigna a un miembro del equipo, no puedes controlar factores como el tiempo y los recursos, que pueden afectar el resultado de tu trabajo. Además, las habilidades de delegación por sí solas no resolverán el problema si los colaboradores no comparten el entusiasmo por la tarea. 

Si todos las personas se muestran reservadas para participar en una tarea delegada, puede conducir al estancamiento y, en última instancia, al fracaso del proyecto. Alienta la delegación de tareas en tu empresa pero no olvides brindar retroalimentación y establecer objetivos realizables para el equipo.

7. Sobrecargar de trabajo a los colaboradores. 

Si al equipo no se le da suficiente tiempo para completar una tarea, es posible que se sienta abrumado, lo cual es una señal importante de delegación inadecuada e ineficiente. Este estilo de gestión a menudo da como resultado que el trabajo se acumule y genere más problemas de los que resuelve. Además, el equipo puede sobrecargarse de trabajo y ser improductivo si se delegan demasiadas tareas sin una planificación previa.

Siempre debes comprender las capacidades de tu equipo para delegar tareas en unidades manejables y dar feedback sobre la resolución de esas tareas, así como de ayuda, en caso de que tus colaboradores lo requieran.

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La delegación de tareas efectiva es una práctica que puede determinar el éxito o el fracaso de tu equipo. Muchas empresas se han quedado atrás en la carrera por el posicionamiento cuando no manejaron bien este tema. La delegación inadecuada afecta la eficiencia en equipos exitosos. Para superar tales problemas, es importante conocer las trampas al delegar tareas y responsabilidades a los nuevos colaboradores.