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A medida que la competencia se intensifica en el mercado de la construcción, el departamento de adquisiciones juega un papel crítico, ya que debe gestionar la ejecución y el cierre de cada proyecto a tiempo. Esto se puede explicar en términos de planificación de pedidos de material con asignación de presupuesto, planificación del mismo y ahorro de costos, y para garantizar la entrega del material al sitio a tiempo, sin poner en peligro todas las actividades del proyecto.
Por ello en este artículo vamos a enumerar seis mejores prácticas de adquisiciones que pueden aplicarse para maximizar la contribución de valor de las adquisiciones a las organizaciones:
1- Seleccionar la tecnología adecuada: Las empresas deben comprender que contar con un software de adquisiciones no mejorará automáticamente la eficiencia, estos deben ser evaluados primero por el proceso actual. Ya que es importante primero comprender dónde se necesitan mejoras y luego seleccionar el software adecuado para cumplir con los requisitos. El sistema adecuado permitirá que se recopilen datos y se recupere información significativa.
Con el volumen y la disponibilidad de datos, la nueva tecnología facilita el seguimiento de los procesos de toma de decisiones. Además, los datos históricos también se pueden utilizar para crear puntos de referencia para el rendimiento futuro. Con la ayuda de la tecnología, se puede aumentar la agilidad de las adquisiciones y proporcionar valor a las organizaciones.
2- Abastecimiento estratégico colaborativo: Las habilidades de abastecimiento estratégico juegan un papel importante en la estructura de costos, y el objetivo principal del abastecimiento estratégico es mejorar el proceso de adquisición, el desempeño del proveedor y minimizar el riesgo. El abastecimiento colaborativo es la mejor manera de mitigar los riesgos de categorías y proveedores que podrían amenazar las operaciones comerciales actuales o futuras.
El enfoque colaborativo involucra a los clientes internos en el proceso de toma de decisiones. Existe una conversación significativa sobre los objetivos y estrategias de adquisiciones cuando se crean los canales de retroalimentación, lo que conduce a costos más bajos, procesos eficientes y una mejor capacidad de respuesta a las necesidades del cliente.
Y otra participación es analizar compras de alto volumen y desarrollar asociaciones a largo plazo con un grupo selectivo de proveedores que pueden brindar productos y servicios de calidad a bajos costos.
3- Mirando más allá del precio de compra: Una adquisición exitosa no es obtener el precio más bajo, pero de hecho es imperativo obtener la especificación correcta al costo correcto. Un enfoque en el costo total de propiedad permite pasar de un simple ojo al precio de compra al costo total de propiedad y uso de un material o servicio adquirido, en lugar de depender de la decisión de los proveedores basada en el precio cotizado, es mejor considerar los costos de operación, almacenamiento, mantenimiento, requisitos de capacitación, impactos ambientales, transporte y costos de eliminación.
4- Establecer el nivel de control y minimizar los riesgos: Las políticas y los procedimientos para las adquisiciones deben tener una estructura y una secuencia. Ambos deben revisarse y actualizarse periódicamente para que sigan siendo pertinentes y eficaces. Existe una mayor probabilidad de que se sigan los procesos si son realistas y fáciles de entender. Es necesario crear el equilibrio adecuado de complejidad y control al analizar estas políticas y procesos.
No debe haber cuellos de botella y se debe tener un proceso fluido con los controles adecuados para prevenir robos, fraudes y otros problemas. La mitigación de riesgos es un aspecto importante de las adquisiciones que tiene que ser parte de las políticas y controles. Los aspectos importantes aquí son identificar todos los riesgos, determinar la probabilidad de que ocurra un riesgo, evaluar el impacto del costo del riesgo en las actividades de adquisiciones y priorizar la prevención y el monitoreo. La gestión de riesgos también puede involucrar el desarrollo de fuentes alternativas en caso de desastres naturales o Los problemas financieros provocan interrupciones en la cadena de suministro.
5- Alianzas con proveedores clave: Se necesita una buena relación de trabajo con los proveedores para gestionar un solo curso o un único proveedor, ya que el equilibrio de poder está en la fuente de suministro. A través de una comunicación bidireccional eficaz, tanto el proveedor como las organizaciones trabajarán juntos para fortalecer la relación, y es fundamental influir en la calidad del cumplimiento del contrato. También permite un lugar donde los problemas se pueden resolver, se puede trabajar en la mejora continua.
Las bases que se necesitan para formar una relación de trabajo con los proveedores son el respeto; la confianza, el beneficio mutuo y honestidad. Se debe tener en cuenta la creación de una asociación sólida al seleccionar proveedores. Una buena asociación puede fortalecer el negocio de la organización. Por otro lado, los buenos proveedores también quieren construir asociaciones sólidas porque eso también les genera un negocio sólido. La selección, el cultivo y la creación de relaciones con los proveedores deben ser un proceso continuo que se esfuerce por equilibrar las necesidades comerciales de la organización.
6- Alineación y dotación de personal para la función de adquisiciones: Hay muchas formas posibles que pueden funcionar para una función de adquisiciones. Para algunas organizaciones preferiría optar por un departamento centralizado. Mientras que para otros, funciona un enfoque más descentralizado con profesionales de adquisiciones presentes en cada departamento. Aún así, algunas organizaciones pueden elegir una combinación de estas dos posibilidades, ya que esperan que la estrategia a un nivel centralizado con ejecución a nivel departamental. Pero la estructura adecuada debe ser seguida por profesionales de adquisiciones.
Los profesionales que ejecutan el proceso de adquisiciones deben tener excelentes habilidades y conocimientos de gestión de la cadena de suministro. Pero para ascender y unirse a los equipos de gestión, también debe haber un enfoque de acompañamiento en habilidades sólidas de comunicación y construcción de relaciones, pensamiento estratégico y un enfoque centrado en el valor.
Finalizando, es importante entender que la adopción de las mejores prácticas se ha vuelto necesaria para el éxito donde los métodos, procesos y filosofías correctos pueden cambiar la organización. La industria de la construcción necesita pasar por la transformación antes mencionada para mejorar, estas prácticas le dan, a una empresa, la posibilidad de verificar la efectividad de una función de adquisición (o compra) y los esfuerzos para mejorar.
La organización tiene la responsabilidad de tomar las acciones necesarias para implementar las mejores prácticas de adquisiciones y hacerlas exitosas, esto te ayudará a que todo tu equipo de colaboradores se desempeñen de la mejor manera y logren cumplir los objetivos en tiempo y forma.
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