Planificación y gestión de riesgos: Por qué y cómo realizarla

Para algunas personas el riesgo los impulsa a sacar la mejor versión de ellas mismas, pero para otros representa un panorama desalentador que desearían evitar pero al que deben hacer frente con las herramientas de las que dispongan. Sea cual sea tu caso, en toda gestión por resultados, es imprescindible realizar una correcta planificación y gestión de riesgos.

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En esencia, un riesgo es un evento de características inciertas que puede incidir de forma negativa o positiva en el objetivo de un proyecto, por lo que implica una alerta de algo que podría suceder, no algo que ya sucedió. De esta forma, si ese algo ya aconteció, se convierte en un problema con el que tu equipo tiene que lidiar. Ahora bien, si aún no ocurrió, entonces se trata de un riesgo, un problema potencial para el que debes estar preparado.

Para evitar que cualquier riesgo se transforme en problema, una adecuada planificación y gestión de riesgos podrá ayudarte en el camino hacia el éxito de tus proyectos. En este artículo te presentamos las mejores prácticas para desarrollarla sin errores.

¿Qué es la planificación y gestión de riesgos y por qué es importante?

La planificación y gestión de riesgos se trata de un plan estratégico orientado a la previsión de riesgos de todo proyecto en ejecución. La estrategia de la gestión de riesgos se realiza en toda la organización. Su nivel de importancia influirá en el proyecto, según la cantidad de recursos asignados y las herramientas que se utilizarán durante la puesta en marcha de este plan.

Puesto que los riesgos son comunes en todo proyecto, es necesario anticiparse a que aparezcan, con una estrategia para minimizar su incidencia. Si estamos prevenidos con un plan que contemple los posibles riesgos, previo análisis del proyecto, tenemos más posibilidades de que los riesgos nunca se materialicen en problemas reales.

Las contingencias son normales y esperables en cualquier aspecto de la vida, pero no enfrentarlas ni averiguar sus causas cuando apenas son indicios hará que con el paso del tiempo se hagan más difíciles de manejar y terminemos peor de lo que empezamos. Ocurre muy similar con las enfermedades. Un síntoma es un indicio de una enfermedad, pero tratar los síntomas sin conocer primero las causas que las propiciaron solo provocará que estos síntomas regresen.

Por este motivo es tan importante diseñar un plan de gestión de riesgos, ya que riesgos habrá siempre, pero la gravedad de estos dependerá de las decisiones que hayan tomado los gerentes y project manager a la hora de definir los objetivos del proyecto. Una estrategia de riesgos es la mejor alternativa para evitar el fracaso del proyecto o, si es inevitable, reducir su impacto. 

Los riesgos a los que se intenta anticipar y planificar son los que afectan la línea de tiempo, el presupuesto o la calidad de los entregables. Pese a su connotación negativa, como anticipamos, los riesgos pueden tener un impacto positivo. 

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Proceso de una planificación y gestión de riesgos

A continuación, compartimos los 5 pasos esenciales para realizar una planificación y gestión de riesgos efectiva.

1. Identifica los riesgos potenciales.

De la mano de tu equipo y todas las partes interesadas, realiza un brainstorming sobre los posibles riesgos para un plan de gestión de riesgos que puede involucrar tu proyecto. Cada participante debe considerar detalladamente el proyecto desde la perspectiva de su rol e identificar todo lo que esté dentro de su alcance que puede considerarse como un evento de riesgo. En pocas palabras, es ver lo que otros no ven.

En esta etapa de brainstorming, todas las ideas deben ser cotejadas, contrastadas, seleccionadas y descartadas. Dependerá del director de proyecto segmentar y finalizar los elementos que se incluirán en la planificación de gestión de riesgos. Asimismo, el director de proyecto deberá basarse en la investigación, experiencia acumulada, otros directores y proyectos similares con los que se hayan trabajado los riesgos. 

2. Evaluar esos riesgos.

En esta instancia, organiza toda tu lista de riesgos potenciales por probabilidad (riesgo bajo, moderado y alto) e impacto (leve, moderado y grave). Esta información se puede recolectar en un registro de riesgos, como un documento vivo al que regresará y posiblemente cambiará durante el proyecto.

Para promover una efectiva gestión de riesgo, la comunicación es un activo fundamental para garantizar una comprensión colectiva de las tareas que deben realizarse. Los problemas ligados a la comunicación son comunes, pero lo que realmente importa es cómo se gestionan estos. Probablemente, la manifestación de este tipo de riesgos comunicacionales se deba a la ausencia de detalles relevantes de un proyecto y de decisiones vitales en el momento adecuado que hagan la diferencia.

3. Asigna la propiedad por cada riesgo potencial.

Para asignar miembros de tu equipo a supervisar los riesgos, prioriza tu lista y verifica cuántos recursos necesitarás para cada riesgo. Los miembros designados serán responsables de entrar en acción en caso de que el riesgo potencial se convierta en un problema real. Asignar la propiedad de riesgo en tu planificación y gestión de riesgos asegura que siempre esté alguien alerta a cada problema y lo pueda resolver de forma rápida y eficiente.

4. Crear respuestas preventivas.

El director del proyecto y el propietario de cada riesgo deben trabajar juntos y utilizar el registro de riesgos para determinar las respuestas adecuadas en caso de que un riesgo se convierta en un problema. Tendrás que decidir cuál de las siguientes cuatro respuestas es la apropiada: 

• Evitar: cambiar tus planes o enfoque para eliminar el riesgo.
• Transferencia: asigna el riesgo a otra persona dentro del equipo, dentro de la empresa o fuera (por ejemplo, una entidad bancaria o un proveedor).
• Mitigar: reducir la probabilidad y/o el impacto de la amenaza sobre el proyecto.
• Aceptar: permitir el riesgo y manejar sus consecuencias con un plan de contingencia.

Tu plan de gestión de riesgos debe ser visible para todos los miembros del equipo, a fin de que todos sepan qué riesgos deben tener en cuenta y a quién contactar en caso de que surja uno de ellos. En esta era digital, puedes conectar fácilmente tu empresa con una única solución de gestión del trabajo empresarial . 

5. Monitorear continuamente los riesgos.

Además del riesgo que ya has identificado en tu planificación y gestión de riesgos, es probable que surjan nuevos riesgos. En este punto es donde se instala un sistema de gestión de riesgos, así como su seguimiento y control continuo. La gestión de riesgos requiere el seguimiento y la elaboración de informes sobre los eventos desencadenantes que precisan iniciar los planes de respuesta. Esto significa analizar el riesgo contra la evaluación original para el aprendizaje y la planificación futura.

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En resumen, la planificación y gestión de riesgos es una parte compleja y continua de una sólida gestión de proyectos. Es imposible predecir todo lo que saldrá mal, pero contar con una previsión cuando se manifiesten los problemas, sin duda, mejorará tus posibilidades de éxito y ofrecerá una mejor perspectiva a los proyectos futuros. Además, la práctica de anticipar el riesgo solo alentará a tu equipo a permanecer flexible y sin miedo a probar alternativas nuevas.