Proyectos asociados a la planeación estratégica: Cuál es su aporte

En la gestión de resultados, habíamos afirmado en un artículo de la semana pasada que los procesos representan la base de la estructura piramidal de una organización. Al realizar el planeamiento estratégico y analizar el estado de los procesos, es decir, determinar su importancia, desempeño, qué funciona bien, qué funciona mal, si tenemos los recursos, si contamos con la tecnología, etc., se gestionan los proyectos. El objetivo de los proyectos es mejorar los procesos que funcionan mal dentro de la organización. 

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En el análisis de los procesos dependiendo de la puntuación, se puede establecer que hay procesos relativamente bien que solo necesita una mejora continua, mientras que hay otros que sí requieren una reingeniería completa o redefinición de los procesos. Entonces, los proyectos se encargan de buscar la causa raíz de por qué un proceso funciona de forma ineficiente en el caso de que se necesite una modificación. 

Generalmente, cuando un proceso funciona mal es porque no está estandarizado, y en cambio está muy personalizado, entonces los colaboradores realizan mayormente trabajo manual ante la falta de estandarización y de una plataforma tecnológica. Es básicamente cuando un proceso funciona mal que los proyectos cobran relevancia. En este artículo, te contamos cuál es el rol de los proyectos asociados a la planeación estratégica y qué valor aportan a los procesos de una organización.

¿Qué rol ocupan los proyectos en la planeación estratégica?

Un proyecto es un esfuerzo planificado, temporal y único, por lo que se realiza una sola vez para alcanzar un objetivo, que en este caso es mejorar o cambiar un proceso ya existente, que involucra personas, dinero y materiales. Suele suceder que la mejora de procesos abarque varios procesos de diferentes áreas, en especial cuando se trata de la implementación de una herramienta. 

Por este motivo, los proyectos son bien específicos, puesto que se ejecutan para modificar algo previamente diseñado. Cuando definimos el proyecto tenemos que definir también el propósito del proyecto y establecer la fecha límite para entregarlo, la fecha de inicio y el presupuesto. A partir de esto se realiza la planificación del proyecto proponiendo una mirada en retrospectiva para entender el resultado a obtener con ese proyecto. 

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Hitos, tiempo, costo, calidad

Los hitos son ciertos eventos claves en el proyecto para continuar con las demás fechas establecidas. En el caso de que tengas que implementar una plataforma, el hito viene a definir cuál es la plataforma elegida antes de continuar. Entre el tiempo y el presupuesto tiene que existir una concordancia, de lo contrario la empresa estaría haciendo una mala gestión. 

También tiene que existir una concordancia entre el presupuesto y el avance del proyecto, porque si a mitad de este se gasta el 80% del presupuesto, no llegará a entregarse a tiempo el proyecto. Ahora bien, la calidad se mide también a partir de los entregables, por lo que son necesarios aplicar indicadores. 

Los indicadores que más se utilizan son 3: tiempo planificado, el tiempo ejecutado, que se puede medir a través de los hitos teniendo en cuenta el presupuesto que calculaste para todo el proyecto, y un indicador de calidad que podemos considerar en términos de retrabajo, es decir, la cantidad de veces que tu equipo tuvo que repetir el trabajo porque se reveló algún error. 

Otro componente no menos importante en un proyecto es la gestión de los riesgos (falta de tiempo, renuncia de alguno de los colaboradores, etc.), que podrían presentarse durante el avance. Dependiendo del proyecto, los clientes deben definir los riesgos asociados, la ocurrencia o probabilidades de que ocurra, de cuánto es el impacto y las medidas a ejecutar en caso de que se materialice uno de los riesgos.

Entonces, si los proyectos se cumplen, puedes obtener indicios sobre si las acciones contribuyeron a mejorar los procesos. En el caso de que no se haya logrado, definir un nuevo proyecto para corregir lo que se mantuvo con fallas. Si logras cumplir con los plazos de un proyecto podrás comprender si todo el trayecto que realizaste con tu equipo te sirvió para mejorar un determinado proceso. 

En el caso de que no haya mejorado con la implementación, obtener métricas te permitirá redefinir un nuevo proyecto, en el cual sabrás de antemano las áreas de mejora gracias al análisis de los indicadores y gestión de riesgos. Una vez que ya están identificados los puntos clave a cambiar o mejorar, la variable tiempo se convertirá en tu mayor aliado, ya que debes destinar tiempo para redireccionar lo que no funciona correctamente en tus procesos, porque de lo contrario tu proyecto no tendrán un norte hacia el cual encaminarse y generar un resultado.

Si utilizas tus esfuerzos para mejorar los procesos de tu organización, no solo verás los cambios positivos en la reducción del trabajo manual o la cantidad de tiempo a tu favor por trabajar sobre procesos más simples y eficientes, sino que la empresa se beneficiará en su conjunto y esto se traducirá en un clima laboral mucho más agradable y colaborativo.

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En pocas palabras, los proyectos asociados a la planeación estratégica tienen el objetivo primordial de mejorar los procesos de una organización, a fin de que estos sean más fáciles de entender para los colaboradores y les ayude a aumentar la productividad diaria. De esta manera, no solo mejorarán en su rendimiento sino también toda la empresa lo hará y más factible será alinear los procesos y proyectos con la estrategia organizacional.