¿Qué tener en cuenta a la hora de adquirir un BPM?

En la gestión por procesos, el BPM es un conjunto de herramientas que vincula las tecnologías de la información con las tareas operativas. Tiene como principal beneficio para los negocios acelerar las tareas, reducir costos, promover una gestión eficiente y optimizar los procesos para que sean más escalables. Imagina un sistema en el que todas las aprobaciones de los proveedores vayan a una sola plataforma, con notificaciones automáticas, recordatorios e ingreso de datos. 

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En este entorno, los responsables de la toma de decisiones clave pueden revisar rápidamente las aprobaciones y permitir que los flujos de trabajo se inicien de manera oportuna. Con un BPM, cualquier proceso es más rápido, fluido y eficiente para los proveedores y los miembros del equipo interno. Supone una actualización importante con respecto a las aprobaciones manuales tradicionales que pueden tardar días o meses en ejecutarse. 

Este es un claro ejemplo de los alcances de la gestión de procesos de negocio (BPM) en su máxima expresión, en donde las iniciativas de BPM efectivas pueden conducir a una mayor eficiencia para la organización y sus partes interesadas. Sin embargo, hay algunos aspectos importantes que se deben tener en cuenta antes de adquirir un BPM. En este artículo, conocerás algunas de las mejores recomendaciones para optimizar tu BPM y construir una organización más resistente.

Principales recomendaciones a considerar para adquirir un BPM 

A pesar de los claros beneficios de BPM, los proyectos necesitan metas y objetivos claros para adoptar con éxito la automatización de procesos. Es importante centrarse desde el principio en la planificación, la estrategia de integración y garantizar la aceptación interna. Considera las siguientes prácticas recomendadas para adquirir un  BPM y tenlas en cuenta a medida que avanzas en tus propias iniciativas.

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1. Capacidad de integración.

Uno de los aspectos clave para elegir un BPM es decidirse por una herramienta que tenga integración nativa con otras herramientas tecnológicas, como por ejemplo, un ERP o un CRM. Almacenar toda la gestión de datos en una misma plataforma permite a las empresas utilizarlas dentro de sus procesos. 

La integración contribuye a facilitar la tarea de acceder más rápidamente a la información contenida, a fin de poder sustraer y evaluar los datos existentes según las necesidades de la empresa. Por este motivo, la integración permite que los procesos sean más ágiles, en tanto que proporciona información relevante para promover la toma de decisiones.

2. Usabilidad.

Una herramienta BPM debe tener la capacidad de favorecer la ejecución de procesos, razón por la cual debe ser comprensible para todas las partes involucradas. A la vez, este sistema podrá ser utilizado por colaboradores de distintas áreas y responsables de diferentes procesos, que no necesariamente tendrán los conocimientos requeridos para implementar softwares y herramientas tecnológicas.

3. Documentación y disponibilidad de la información.

Otro factor importante a tener en cuenta al adquirir un BPM es evaluar la documentación de la herramienta elegida, en donde podrás encontrar información sobre el funcionamiento del software. Hablará bien de una herramienta BPM si hay tutoriales de ella para aprender a manejarla de forma rápida, correcta y sencilla. Esto ayudará a que los usuarios logren mayor autonomía para manejar el software sin depender de los equipos de IT.

4. Precio e infraestructura.

Para adquirir un BPM también hay que considerar que tenga un precio acorde a la realidad de la empresa interesada en el software. De nada sirve que sea la mejor herramienta, la más completa y fácil de usar cuando su precio e infraestructura no son competitivos. Por eso, es necesario buscar un BPM que tenga una adecuada relación costo beneficio. 

Por otro lado, cabe destacar que será de vital importancia comprobar si la empresa cuenta con la infraestructura necesaria para implementar correctamente la herramienta.

5. Compatible con la cultura de la empresa.

Cuando las empresas aprenden a trabajar por procesos, debe incorporarse a la cultura empresarial, a fin de tener un enfoque de procesos en lugar de un enfoque funcional de áreas aisladas del resto y jerarquías verticales. Sin embargo, que la herramienta BPM esté adaptada a la cultura permitirá que todos los miembros se alineen junto con los objetivos estratégicos y vayan todos para el mismo lado. En este punto es importante recalcar que no se trata de elegir el mejor software del mercado sino el que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa.

6. Desarrollar una estrategia integral de evaluación de riesgos.

La mayoría de las empresas desarrollan BPM y metodologías de seguridad por separado. Como resultado, suele haber una evidente desconexión entre las plataformas de gestión de procesos y las necesidades de seguridad. Esto es un problema porque los riesgos de seguridad pueden detener los procesos internos.

El mejor enfoque consiste en incorporar seguridad en la estructura de BPM para reducir el riesgo. Todas las iniciativas de BPM deben tener un sólido control de la información, controles de acceso a la identidad, monitoreo de seguridad en tiempo real y soluciones de escalada de privilegios para las cuentas de usuario.

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En resumen, adquirir un BPM puede ser muy tentador desde un primer momento, pero hay que considerar antes las necesidades reales de tu empresa, y saber qué procesos críticos requieren una mejora o reestructuración. Los requisitos enumerados sirven a modo de guía para que tu elección de una herramienta BPM sea acertada y sume valor a tu empresa.