Auditoría estratégica: ¿Cómo saber si el plan propuesto es correcto?

La gestión por resultados en las organizaciones contempla diversas actividades en el camino por alcanzar las metas y objetivos a largo plazo. Una auditoría estratégica es una de esas prácticas medibles, definidas y comunicables que busca alinearse a la estrategia para determinar el norte a seguir para obtener los resultados que te permitirán hacer competitiva tu empresa en el mercado.

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La auditoría estratégica define la hoja de ruta sobre la cual se van a trazar las acciones necesarias para alcanzar los objetivos de negocios. Si los planes estratégicos construidos sobre la base de los objetivos no son medibles, comunicables ni definidos será difícil auditar de manera coherente y precisa el progreso en el cumplimiento de tales objetivos.

La auditoría en la planeación estratégica tiene como principal propósito asegurar que los objetivos se cumplan midiendo y analizando todos los planes que se han establecido, a fin de que sean claros para todas las partes involucradas entiendan el mensaje, pero además que se traduzca en métricas específicas. En este artículo, buscamos comprender el rol de la auditoría estratégica y qué aspectos deben tenerse en cuenta a la hora de analizar si un plan estratégico está correctamente definido.

¿Qué es una auditoría estratégica?

La auditoría estratégica es un proceso de diagnóstico para verificar y analizar los resultados de la aplicación de los objetivos estratégicos, identificar los problemas o mejoras, y presentar las propuestas de acciones a implementar para erradicar deficiencias e introducir avances. 

Estos estarán dirigidos a evaluar y determinar, a partir de la visión y sus objetivos estratégicos, un diagnóstico actualizado sobre sus potencialidades, mejores resultados y experiencias, así como los posibles obstáculos y deficiencias a superar. A partir de ahí, derivar un plan de acciones con cronogramas, las cuales serán chequeadas sistemáticamente en sus respectivas entidades.

Los puntos clave de una auditoría son:

1. Identificación de las métricas. 

Define si el estado actual y los objetivos de la función para que se encuentren alineados. En este sentido, la estrategia empresarial debe estar claramente definida para poder identificar las métricas vinculadas directamente con los objetivos planteados. El valor de las métricas debe establecerse al inicio de la planeación para realizar luego un seguimiento del proceso.

Es importante asegurarse de fijar un periodo lo más reducido posible para alcanzar los objetivos, que sea de un trimestre como mínimo y cinco años como máximo. Si los objetivos fueron trazados a largo plazo, el seguimiento debe realizarse trimestralmente. Aquí la recolección de información es una pieza clave para identificar tiempo y personal involucrados durante la auditoría estratégica.

2. Documentar y monitorear los supuestos clave. 

Los supuestos sirven para sustentar la estrategia que permitirá analizar el estado final objetivo, así como las iniciativas necesarias para mejorar los procesos que participan en el cumplimiento de los objetivos. A la hora de realizar una auditoría es fundamental que los supuestos se manifiesten de manera concreta con rangos cuantificables para identificar si hay algún tipo de relación entre lo que se planificó y lo que se viene desarrollando.

Mantener el control sobre los supuestos te permitirá controlar y prevenir una posible irregularidad o falta de cumplimiento del plan estratégico. Para obtener evaluaciones objetivas e intuitivas de los procesos, será necesario recolectar información estratégica, pero asimismo no es menos importante identificar y documentar hallazgos que allanen el camino para aplicar una solución.

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3. Identificación de iniciativas e hitos clave dentro de la organización para analizarlos y llevarlos a la fase final. 

Esto hace referencia a los procesos clave, los roles clave dentro de la empresa, la identificación del core del negocio que mayor valor presenta. Para identificar las iniciativas seleccionadas que promuevan la planeación estratégica en la organización, estas tienen que representar la agenda para escalar el negocio.

Al mismo tiempo, estas iniciativas e hitos deben generar valor más allá de la trayectoria empresarial e integrar proyectos que sean afines a los objetivos de la planeación estratégica y que impulsen su ejecución en los plazos establecidos.

4.El aborar un mensaje que logre captar la esencia de los objetivos.

El último punto clave de la auditoría estratégica consiste en crear un mensaje que comunique la esencia y fundamentos centrales de la estrategia de una manera contundente. Para lograr esto, la comunicación debe incluir un mensaje claro, interesante, genuino y que involucre a todos los miembros dentro del equipo mediante la asignación de roles y responsabilidades definidos, en función de las habilidades y competencias profesionales más valoradas de un colaborador para una empresa.

Existen además otras particularidades a tener en cuenta en la auditoría estratégica, como es la automatización y seguimiento de la planeación estratégica mediante el uso de la tecnología. Muchas veces, en cuanto a la formulación, se considera el control para una corrección que sea oportuna y a tiempo, evitando tener que corregir cuando la desviación está sucediendo, lo que permite anticiparse a esos factores de riesgo que pueden desencadenar la amenaza. 

A través de esta medida, se busca que el trazado o el análisis de la estrategia sea colaborativa en el que participen todos los miembros de la organización, sobre todo los que tienen un rol clave dentro de la empresa para que el seguimiento sea lo más preciso posible. Cabe destacar que la comunicación de los aspectos susceptibles de una auditoría debe ser, además de efectiva, rápida, a fin de que todos los involucrados tengan un conocimiento claro de las acciones a realizar.

¿Por qué es importante auditar en la planeación estratégica?

La auditoría estratégica facilita el camino para que los objetivos estratégicos de una empresa se cumplan o, mínimamente, el recorrido trazado hacia el logro de dichos objetivos esté bien encaminado. Por el hecho de que existe mucha contaminación de información cuando se efectúa una auditoría, porque a menudo el auditor interno de la empresa busca ser juez y parte interesada al mismo tiempo, por lo que se producen diversos sesgos propios de la contaminación generada por ser miembro de la empresa.

Si por ejemplo, estás trabajando en un proceso ineficiente y defectuoso y ya lo tienes naturalizado a ese procedimiento, no entenderás que ese proceso naturalizado te impide avanzar en el alcance de los objetivos de una manera segura. Entonces, la empresa tenderá a repetir el proceso en lugar de identificar los puntos de mejora y corregirlos. En cambio, una persona ajena a la organización que llega en calidad de auditor externo, va a tener una mirada más objetiva de cómo se trabaja por procesos y proyectos en la empresa. 

Por este motivo, generalmente las auditorías son realizadas por entes internos en primer lugar para asegurarse de que se reduzca el margen de error y dar pie para que la empresa quede bien preparada frente a las auditorías externas, que en definitiva son entes reguladores de la actividad empresarial para propiciar la mejora y el crecimiento. 

En otras palabras, toda empresa debería realizar una auditoría interna que le permita obtener un panorama general del estado actual de la organización, con el propósito de habilitar una auditoría externa que ofrezca una mirada más imparcial de todos los procesos de negocios de la empresa. Si lo trasladamos al modelo de planeación estratégica, la auditoría cobra mayor relevancia, ya que todo plan estratégico es el camino a recorrer de una empresa y que va a determinar la supervivencia a largo plazo.

Por tal motivo, ejecutarlo de manera incorrecta puede conducir a una empresa, obtener resultados confusos o poco claros. Entonces, es sumamente importante apoyarse no solo en la auditoría interna sino también en la auditoría externa. A esto hay que agregar el aporte de la tecnología en la búsqueda de oportunidades de mejora. Si no te apoyas en la tecnología, se torna mucho más complicado llevar a cabo el control en tiempo real de cómo se están operando los procesos. 

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En síntesis, la auditoría estratégica es una práctica muy necesaria para las empresas que permite diagnosticar, verificar y analizar los procesos y resultados de la ejecución de los objetivos estratégicos. También es una herramienta determinante para identificar problemas, detectar puntos de mejora y proporcionar propuestas de valor a partir del camino trazado, con el fin de acortar los tiempos de aplicación del plan estratégico.