Equipos de trabajo: la importancia de asignar un responsable

¿Cuántas veces te ha sucedido en tu empresa que llega el momento en el que debe estar finalizada una tarea o de entregar un pedido y no está listo? ¿Cuántas veces has necesitado saber alguna información específica y no has encontrado a quién preguntarle? ¿Cuántas veces tus colaboradores te han consultado a ti porque no tienen a quién referirse? Bien, estas son algunas de las situaciones que pasas a diario en tu empresa por el solo hecho de no definir responsables.

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A la hora de comenzar un negocio todos los empresarios asumen muchas y variadas responsabilidades y roles. Alguna veces se debe a la escasez de recursos económicos y humanos o falta de confianza en delegar tareas lo que los obliga a tener que hacer muchas cosas a la vez. Sin embargo, para hacer crecer tu empresa es importante que aprendas a delegar funciones en tu equipo de trabajo y a asignar responsables. Especialmente en las tareas que seguro son sencillas para ti o, por lo contrario, aquellas tareas de áreas que no dominas.

Pero, ¿por qué es tan importante? Bien, cuando le pides algo a tu equipo o grupo de trabajo, y no se ha definido uno o más responsables específicos, las posibilidades de que la tarea no se realice de manera completa o de manera correcta aumenta. Y es muy probable que cuando preguntes qué fué lo que pasó nadie se haga responsable y por lo tanto nadie pueda darte una respuesta a ello. Y con razón, no fuiste claro, no especificaste un responsable de equipo o de tareas.

Es importante que el equipo de trabajo sepa quien tiene que hacer cuál y qué cosa. Esta visibilidad de las tareas le permitirá saber qué tareas sigue, cual la antecede, y quienes son los responsables de cada una de ellas. Además el hecho de definir tareas es absolutamente necesario para que puedas planificar tus proyectos de manera eficiente, te va a permitir también tener un control más específico sobre las operaciones que realiza cada equipo. Es decir, con la asignación de responsables de equipo de trabajo o de tareas podrás lograr:

•         Aumento de la eficiencia.

  Asignar responsabilidades a los miembros del equipo de un proyecto aumenta la eficiencia por que el hecho de tener una comprensión clara de los roles que cada uno tiene dentro del proyecto, y permite al responsable desarrollar una línea de tiempo, por ejemplo. Esta gráfica le va a indicar quién está a cargo de qué tarea y cuándo se espera que una parte específica del proyecto se finalice. Por lo tanto, si las responsabilidades no son asignadas, el resultado de las tareas del proyecto se vuelve confuso, vago y a menudo incompleto.
  
  Asignar responsables y demás roles también permite a los miembros de un equipo tener una mejor idea de quiénes están trabajando en tareas estrechamente relacionadas. Ellos pueden revisar la lista de cosas por hacer, ver qué miembro está completando la asignación y pedir opiniones o hacer preguntas si es necesario. 

•         Incremento en la productividad.

  La productividad se incrementa cuando las responsabilidades asignadas están estrechamente alineadas con las fortalezas de los miembros del equipo. Ten en cuenta que el impulso a la productividad sólo surge cuando todos los miembros están de acuerdo con las responsabilidades que se les asignan. Los empleados también deben saber cómo lograr las tareas asignadas. Siempre debes realizar una delegación de tareas bien pensada y esta tiene que ser en presencia de todos los miembros del equipo de trabajo. Esto te dará la posibilidad de reasignar otras tareas si es necesario.
  
  

•       Sentido de pertenencia.

  Asignar responsabilidades a los miembros del equipo le da a cada persona un sentido de propiedad; hará que estas se involucren en el resultado del proyecto, por lo que aumentarán sus esfuerzos para lograr un resultado de calidad. Si no se asignan los roles, los miembros trabajarán de forma desinteresada, individual y posiblemente territorial sobre cada parte del proyecto. Es importante que los responsables de equipo reconozcan el éxito de las tareas para elevar este sentido de pertenencia. Además, los líderes, también deberán asegurarse de que el trabajo se distribuya de manera equitativa para así evitar roces, resentimientos y el estrés en algunos trabajadores.

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Finalizando, podemos concluir que para poder lograr tener una empresa que sea eficiente, productiva y que genere en sus colaboradores un sentido de pertenencia es importante planificar. Y para planificar, las tareas deben tener responsables específicos. Siempre recuerda que las personas que pertenecen a un equipo en particular deben recibir pedidos y una asignación de tareas de una sola fuente. Si no, es muy factible que se le asignen tareas contradictorias, que no sepa cuál priorizar, y por ende ninguna tarea estará lista en tiempo y forma, comprometiendo más de un plan en el proceso o proyecto.