Macroprocesos: Cómo se comunican y articulan las áreas

Durante muchos años, el diseño estructural de las empresas, no había evolucionado en relación con los requerimientos del enfoque organizacional. Se define ahora un nuevo concepto de estructura organizativa que considera que toda organización se puede concebir como una red de procesos interrelacionados o interconectados, a la cual se puede aplicar un modelo de gestión denominado Gestión basada en los Procesos.

Como ya sabrás, la gestión por procesos (Business Process Management),o simplemente BPM, es una disciplina de gestión compuesta por metodologías y tecnologías. Su objetivo es mejorar el desempeño y la optimización de los procesos de una empresa. Para este fin, se deben diseñar, modelar, organizar, documentar y optimizar los procesos de forma continua.

En este sentido, podría decirse que la gestión de procesos busca la mejora continua de los procesos por áreas que tienen las empresas. Ahora bien, no todos los procesos se pueden trabajar de la misma forma, ya que, según su nivel de complejidad podemos hablar de macroprocesos o de microprocesos. 

En este artículo, te contamos qué son los macroprocesos, cómo se comunican y cómo logran articular las áreas de una organización. 

¿Qué son los macroprocesos? 

A la hora de identificar un Macroproceso, se deberá garantizar el cumplimiento de la función y misión institucional, en los niveles estratégicos, misionales y de apoyo. En esta fase de identificación, es fundamental la participación de la Dirección, que debe orientar y validar el trabajo de los equipos operativos. 

En una organización los Macroprocesos pueden clasificarse en: Macroprocesos estratégico, Macroproceso Misional, Macroproceso de Apoyo / Soporte de acuerdo al impacto que tienen en la Función, Misión y Visión institucional. Así, la institución analiza las diferentes actividades que realiza e identifica sus procesos, los cuales clasifica dependiendo de su finalidad Estratégica, Misional y de Apoyo / Soporte. 

Los Macroprocesos agrupan a los procesos que comparten un objetivo común, por lo que resulta fundamental definir correctamente los objetivos, asegurando su coherencia con la misión y los objetivos institucionales. 

La definición de los objetivos para cada macroproceso debe ser clara y precisa, de modo que se pueda lograr su entendimiento por parte de todos los funcionarios de la institución. Para ello, se sugiere utilizar verbos en infinitivo, de tal manera que se promueva la acción y las responsabilidades asociadas. 

Procesos

Un proceso es un conjunto de actividades de trabajo interrelacionadas, que se caracterizan por requerir ciertos insumos (inputs: productos o servicios obtenidos de otros proveedores) y actividades específicas que implican agregar valor, para obtener ciertos resultados (outputs). 

Validados los macroprocesos, se deberá proceder a la identificación de los procesos, teniendo en cuenta las directrices del Nivel Directivo. Te sugerimos asignar a cada proceso un nombre que tenga relación con el producto o servicio que proporcionas. Para identificar los procesos, debes analizar el objetivo de cada macroproceso y establecer los productos / servicios esperados. 

Los procesos, entonces, tendrán que estar alineados con el logro del objetivo del macroproceso, a través de la definición de sus propios objetivos. 

Al definir los procesos se debe considerar que los mismos deben satisfacer algunos criterios elementales que hacen a su característica intrínseca: obtener resultados, crear valor para los destinatarios (ciudadanos/beneficiarios), dar respuesta a la función constitucional y legal, la misión y la visión de la organización. 

Para la definición de los objetivos de los procesos se deberá tener en cuenta las siguientes cuestiones: 

• Se debe verificar que los procesos identificados permitan obtener los productos /servicios definidos en el objetivo del macroproceso del cual se desprenden. De lo contrario, se deberán adicionar los procesos faltantes para garantizar su logro. 
• Alinear los objetivos con las expectativas y necesidades de los ciudadanos/clientes. 
• Mostrar cómo se organizan los flujos de información, documentos y materiales. 
• Reflejar las relaciones con destinatarios (ciudadanos/ clientes), con proveedores y entre diferentes unidades (clientes internos) u otras organizaciones, mostrando cómo se desarrolla el trabajo. 
• Por lo general, involucran a diferentes unidades funcionales de la institución. 
• Tienen un inicio y un final bien definidos. 
• Deben establecer la forma correcta de ejecutar las actividades de la institución.

En la gestión por procesos también hay que saber distinguir tres variables: tareas, actividades y procesos.

• Tareas: una acción que se realiza en una empresa y que involucra a un solo colaborador.
• Actividad: en una empresa se realizan muchas tareas que se agrupan en actividades.
• Procesos: posteriormente, si las actividades tienen en cuenta los flujos de información, se pasan a procesos.
  
  

Subprocesos

Una vez definidos y validados los procesos, corresponderá analizar la complejidad del proceso, de manera a determinar la necesidad de crear Subprocesos, para así garantizar el efectivo control y cumplimiento de dicho proceso. 

Los objetivos de un subproceso deben ser coherentes con los del proceso del cual se desprenden. Su definición debe seguir los mismos lineamientos que los definidos para los objetivos de los procesos. 

Mapa de procesos

Una vez definidos y validados los macroprocesos, procesos y subprocesos, la organización puede construir su Mapa de Procesos como una representación gráfica de su modelo de gestión. En este mapa se podrá visualizar la secuencia de interacción entre los macroprocesos, procesos y subprocesos, también la vinculación entre cada uno con respecto a los lineamientos de la Institución. 

Conformación de equipos de trabajo 

Para la conformación de los equipos de trabajo es clave, que los integrantes del mismo cuenten con un adecuado nivel de competencia técnica y experiencia en los distintos niveles de la gestión organizacional 

Asimismo, es absolutamente necesario asegurar un alto compromiso del Nivel Directivo, que garantice un apoyo absoluto a los equipos de trabajo, incluyendo la selección de los mejores talentos disponibles.