¿Cómo ayuda la gestión por procesos a la planificación en tu empresa?

La gestión por procesos es una metodología de negocios que está marcando tendencia entre las empresas que buscan optimizar sus procesos interdepartamentales, ya que agrega valor a los resultados que van a recibir los clientes. Trabajar por procesos no solo ayuda a visibilizar la carga de trabajo de la empresa, sino que permite una mejor planificación en tu empresa.

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Uno de los objetivos de la gestión por procesos es estandarizar los procesos empresariales para cumplir determinados objetivos de una manera más eficiente en la que se haga un uso más reducido de los recursos generando resultados más eficaces y rentables, enfocados a la satisfacción de los clientes.

Asimismo, la gestión por procesos contempla la posibilidad de automatizar procesos previamente formalizados mediante herramientas digitales para simplificar las tareas que no aportan valor a la empresa, como las tareas manuales y repetitivas, y centrarse en las que sí aportan valor y no consumen el tiempo de las personas.  

Por todos estos motivos, la gestión por procesos ofrece una alternativa efectiva y rentable para mejorar la planificación en tu empresa y sobre este tópico nos ocupamos en este artículo.

¿Cómo ayuda la gestión por procesos en la planificación de tu empresa?

La planificación implica desarrollar un plan orientado a cumplir determinados objetivos según un periodo de tiempo establecido. Permite un mayor seguimiento de las actividades incluidas en la planificación, su avance, posibles obstáculos, modificaciones, indicadores, entre otros elementos. 

Cuando la gestión empresarial está basada en funciones en lugar de en procesos, al tratarse de un modelo amparado en una estructura jerárquica, hay más posibilidades de que exista menos comunicación entre las áreas y, por consiguiente, se produzcan silos de información y se pierda visibilidad de las actividades y tareas de los colaboradores. Es el mayor riesgo que asumen las empresas que eligen trabajar por funciones. 

En cambio, en la gestión por procesos la estructura tiende a ser horizontal ya que integra los procesos de todas las áreas, permitiendo que se comuniquen mejor entre sí y que los procesos sean visibles por todos los miembros de la organización, ya que sí de algo se destaca la gestión por procesos es que comparte la información por el bien integral de la empresa, porque de otro modo, las áreas aisladas no podrían aportar ideas en conjunto. 

Pero ahora veamos qué acciones puntuales genera la gestión por procesos para ayudar a la planificación en tu empresa.

1. Procesos formalizados.

Contar con procesos formales en tu empresa te ayudará a adquirir mayor visibilidad de las tareas y actividades de tus colaboradores. Podrás conocer en qué está trabajando cada uno y obtener un mejor seguimiento de los procesos, a fin de identificar posibles inconvenientes durante el progreso que puedan ser resueltos sobre la marcha y no esperar hasta el final de la actividad donde podría provocar mayor gasto de recursos deshacer lo ya ejecutado.

Al tener estos procesos formalizados, es más fácil planificar cualquier objetivo porque se estará trabajando sobre variables concretas de tiempo, presupuesto, alcance, riesgos, etc., que garantizan una mayor previsibilidad de resultados positivos para tu empresa. 

Si no tienes un panorama definido de los tiempos y carga de trabajo que se maneja en tu empresa, es muy difícil planificar esperando cumplir un objetivo en un tiempo determinado.

2. Roles definidos. 

Introducir procesos formales a tu empresa le provee una impronta profesional que permitirá, a la vez, delimitar roles y responsabilidades que antes se mantenían grises o ambiguas. De esta manera, las personas involucradas en los procesos podrán conocer cuáles son sus actividades y tareas a realizar porque el proceso les servirá de guía para ejecutar cada actividad. 

Esto te permitirá establecer parámetros claros a la hora de la planificación de objetivos estratégicos, porque conocer los recursos (colaboradores involucrados, cantidad de tareas y actividades, presupuesto, plazo de tiempo, riesgos, etc.) con los que cuentas para llevar a cabo el plan o proyecto destinado a ofrecer valor al cliente te ayudará a mostrar una imagen más profesional de tu empresa. 

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3. Comunicación interna.

El hecho de que elijas la gestión por procesos para tu empresa favorece la comunicación interna y a mantener la alineación entre departamentos, lo que ayuda a brindar apoyo en la ejecución de un plan que requiera del aporte y puntos de vista de distintas áreas. 

Cuando los procesos y problemas adquieren mayor visibilidad en toda la empresa, es más fácil que los objetivos se cumplan en menos tiempo logrando mejores resultados, puesto que el trabajo colaborativo que promueve la gestión por procesos agrega más valor a clientes, colaboradores, proveedores y accionistas que se benefician en conjunto del esfuerzo humano en común. 

4. Automatización de procesos.

Asimismo, la gestión por procesos permite, una vez que los procesos adquieren un estatuto formal, pensar en una herramienta digital destinada a automatizar los procesos que realmente necesitan ser optimizados por medios tecnológicos. Puesto que no todos los procesos son susceptibles de ser automatizados, es importante que la digitalización sea un objetivo para reducir el esfuerzo manual.

5. Analítica de procesos.

La analítica de procesos puede definirse como un sistema de diseño, análisis, control de la fabricación, a partir de mediciones oportunas de los atributos críticos de rendimiento y calidad de los procesos, con el propósito de garantizar la calidad del producto terminado. 

El análisis profundo que se efectúa de los procesos, tanto en la primera instancia del proceso de producción como en la etapa final de producto terminado garantiza una planificación en tu empresa más eficiente, porque lograrás más visibilidad de los procesos de fabricación, que es un requisito indispensable para ofrecer trazabilidad a tus productos de cara a fortalecer la experiencia del cliente.

6. Reducción del tiempo en los procesos y los plazos de entrega a los clientes.

Siempre que trabajes en la gestión por procesos los tiempos de entrega y de ejecución se reducen significativamente, porque al estandarizar los procesos todos los colaboradores se apegan a un esquema definido a seguir para realizar sus tareas. 

En consecuencia, cuando se sigue una línea de trabajo durante un tiempo, el cerebro procesa la acción de forma casi automática, por lo que es posible mejorar la performance cada vez a fuerza de repetición y aprendizaje. Entonces, el empleo del tiempo será más eficiente y los resultados más efectivos. 

7. Indicadores de rendimiento para monitorizar la eficiencia de los procesos.

Por último, la gestión por procesos te ayudará a obtener indicadores de rendimiento para medir los resultados de tus procesos y comprobar qué tan eficientes y efectivos son para cumplir los objetivos propuestos a partir de una planificación estratégica. Si los indicadores reflejan números positivos, será posible llegar a los objetivos, pero si son negativos, habrá que replantearse qué parte de los procesos deberían ser modificados para alcanzarlos de forma exitosa.

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Para lograr una adecuada planificación en tu empresa, la gestión por procesos es una herramienta clave que te ayudará a formalizar tus procesos aportando valor a las actividades y tareas que ofrezcan una mejor experiencia a los clientes y mejores resultados en el alcance de tus objetivos empresariales.