Escalabilidad de negocios: La clave está en tus procesos

"Necesito bajar los costos de producción/operación". "No llego a los plazos de entrega que me comprometí". "Tengo muchos recursos destinados a la operación". "No tengo indicadores de gestión confiables para la toma de decisiones". "Todas las decisiones pasan por mí."

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Cuando una empresa recién comienza, es normal pensar que el siguiente paso es centrarse en hacerla crecer y así poder escalar. Pero, es en ese momento en que todo empresario debe plantearse formalizar sus procesos internos de trabajo, aunque pocos lo hacen, ya que en su mayoría consideran que es irrelevante en comparación con la montaña de tareas que tienen que atender en su día a día. Por lo tanto, lo procesos se convierten en algo de lo que han oído hablar, que al parecer es recomendable, pero que está en el último puesto en su lista de tareas.

El trabajo con los clientes, responder e-mails, publicar posts en el blog, gestionar las redes sociales, preparar presupuestos y facturas… Todo eso son tareas que requieren tu atención, así que en esa espiral de “mil cosas por hacer”, no tienes tiempo para dedicarte a lo que sabes que es importante de verdad.

Como consecuencia de todo esto, entre los clientes que no paran de llamar a tu puerta y el tiempo que requiere gestionar un mayor volumen de trabajo hace que poco a poco quedes atrapado en cuellos de botella. Resulta ilógico, pero la mayoría de los empresarios que consiguen arrancar bien sus proyectos, se convierten ellos mismos en el freno que impide su propio crecimiento.

Entonces, es hora de que te preguntes: ¿Estás siendo el freno de tu propio negocio?

Así que si tu empresa ha crecido y prosperado, pero déjame advertirte de que sin procesos claramente definidos y optimizados,  corres el riesgo de que tu empresa "muera" por causa del éxito.

Por eso, aunque ahora te encargues tú de todo o sean pocas las personas que trabajan en tu empresa, es necesario que comiences a crear tus propios procesos de trabajo, ya que es la mejor manera de desarrollar la mentalidad empresarial adecuada para conseguir que tu negocio crezca de forma consistente en el tiempo.

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En este artículo voy a contarte cuáles son los beneficios que obtendrás al crear tus propios procesos para que veas claramente por qué debe ser una prioridad en tu lista de tareas.

• Ahorrar tiempo.

  Lo sistemas y procesos te ayudan a mejorar la gestión del tiempo y ser más rápido. Incluso para tareas no tan habituales, como puede ser la creación de un curso o un lanzamiento, ¿no sería genial saber exactamente cómo lo hiciste la última vez para no empezar de cero? Si tienes todo documentado, no tendrás que perder tiempo cada vez. Y, si ahorras tiempo, podrás recuperar horas para dedicarlas a tareas de planificación o de desarrollo que te ayudarán a conseguir objetivos.
  
  

• Resultados predecibles.

  Al hacer siempre las cosas de la misma forma, los resultados serán similares. Ya que al trabajar de forma más eficiente, los procesos minimizan los imprevistos, te permiten tener tu empresa bajo control, por lo tanto serás más productivo.
  
  

• Delegar es más fácil.

   Con procesos bien definidos, se acabaron las típicas excusas de: “No tengo tiempo para formar a nadie”, “Es que nadie lo va a hacer como yo”. Al tenerlo todo documentado tal y como quieres que se haga, da igual que lo hagas tú u otra persona porque el resultado es predecible.

Por lo tanto, como ves, aunque seas tú quien se encargue de todo, si tienes tus procesos detallados, formar a tu equipo será sencillo y rápido, porque solo tienes que remitir a la persona que será responsable de esa tarea al documento correspondiente.

Piensa en si fueras una empresa multinacional y debes abrir una nueva sucursal al otro lado del mundo, ¿cómo te asegurarías de que en esa nueva oficina se consiguen los mismos resultados que en el resto de ellas? A través de un manual interno de operaciones; es decir, a través de procesos.

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Empieza hoy y no seas perfeccionista. Como en casi todo, lo más importante es empezar. Seguramente cuando crees tus primeros procesos, te costará, te resultará algo difícil y (lo más probable) no te parecerá algo muy divertido, pero poco a poco le tomarás la mano.

Del mismo modo, no pretendas dejar hoy todos los procesos de tu negocio creados. Piensa en las acciones que realices con más frecuencia y documéntalas.

¿Qué área de tu negocio vas a documentar primero? ¿Has creado ya alguno? Me encantará que me cuentes en los comentarios.