Mejora de procesos: Six Sigma

Comencemos con una pregunta: ¿Equivocarme el 1% del tiempo en mi empresa es malo? Muchos dirán que “NO, eso quiere decir que el 99% del tiempo hago las cosas bien”, pero ¿qué pasa con ese 1% de tiempo en el que no se está favoreciendo a la productividad de tu empresa?, ese 1% de tiempo implica: casi 15 minutos al día, en tiempo laboral se traslada a 1,6 horas mensuales, es decir que casi 20 horas anuales (dos días y medios en una jornada de 8 hs diarias) en las que CADA UNO DE TUS EMPLEADOS no están siendo productivas.

Seguramente te estás preguntando cuál es la solución para toda esta pérdida de tiempo. Bien la solución a todo esto fue diseñada y dirigida por Bill Smith con el máximo apoyo de Bob Galvin, CEO de Mortorola, llevando a esta empresa a ganar el premio americano a la excelencia Malcom Baldrige National Quality Award, en 1988. La solución se llama “Six Sigma”.

¿Qué es Six Sigma? Es una metodología de mejora de procesos cuyo objetivo se centra en la reducción de la variabilidad, consiguiendo reducir o eliminar los defectos o fallos en la entrega de un producto o servicio al cliente. La meta de 6 Sigma es llegar a un máximo de 3,4 defectos por millón de eventos u oportunidades (DPMO), entendiéndose como defecto cualquier evento en que un producto o servicio no logra cumplir los requisitos del cliente.

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El proceso de implementación de esta metodología se caracteriza por tener 5 etapas concretas:

Definir: Esta etapa consiste en concretar el objetivo del problema o defecto y validarlo, a la vez que se definen los participantes del programa. Una vez seleccionado el proyecto objetivo, se prepara y se escoge el equipo más adecuado para ejecutarlo, asignándole la prioridad necesaria. En esta etapa deben responderse preguntas cómo: ¿Qué procesos existen en su área? ¿De qué actividades (procesos) es usted el responsable? ¿Quién o quiénes son los dueños de estos procesos? ¿Qué personas interactúan en el proceso, directa e indirectamente? ¿Quiénes podrían ser parte de un equipo para cambiar el proceso? ¿Tiene actualmente información del proceso? ¿Qué tipo de información tiene? ¿Qué procesos tienen mayor prioridad de mejorarse?

Medir: La etapa de medición consiste en la caracterización del proceso identificando los requisitos clave de los clientes, las características clave del producto (o variables del resultado) y los parámetros (variables de entrada) que afectan al funcionamiento del proceso y a las características o variables clave. A partir de esta caracterización se define el sistema de medida y se mide la capacidad del proceso. En esta etapa deben responderse preguntas cómo: ¿Sabe quiénes son sus clientes? ¿Conoce las necesidades de sus clientes? ¿Sabe qué es crítico para su cliente, derivado de su proceso? ¿Cómo se desarrolla el proceso? ¿Cuáles son sus pasos? ¿Qué tipo de pasos compone el proceso? ¿Cómo obtiene la información?

Analizar: Aquí se pretende averiguar las causas reales del problema o defecto, es decir, en esta etapa, el equipo evalúa los datos de resultados actuales e históricos. Se desarrollan y comprueban hipótesis sobre posibles relaciones causa-efecto utilizando las herramientas estadísticas pertinentes. De esta forma el equipo confirma los determinantes del proceso, es decir las variables clave de entrada o "pocos vitales" que afectan a las variables de respuesta del proceso. En esta etapa deben responderse las siguientes cuestiones: ¿Cuáles son las especificaciones del cliente para sus parámetros de medición? ¿Cómo se desempeña el proceso actual con respecto a esos parámetros? ¿Cuáles son los objetivos de mejora del proceso? ¿Cómo los definió? Entre muchas otras más.

Mejorar: En la etapa de mejora el equipo trata de determinar la relación causa-efecto para predecir, mejorar y optimizar el funcionamiento del proceso. Por último se determina el rango operacional de los parámetros o variables de entrada del proceso. Aquí deberá prestar mucha atención a lo siguiente: ¿Las fuentes de variación dependen de un proveedor? ¿Quién es el proveedor? ¿Qué está haciendo para monitorearlas y/o controlarlas? ¿Qué relación hay entre los parámetros de medición y las variables críticas?, etcétera.

Controlar: Esta etapa, consiste en diseñar y documentar los controles necesarios para asegurar que lo conseguido mediante el proyecto Seis Sigma se mantenga una vez que se hayan implementado los cambios. Cuando se han logrado los objetivos y la misión se dé por finalizada, el equipo informa a la dirección y se disuelve. En esta etapa se deberá tener en cuenta: ¿Qué exactitud o precisión tiene su sistema de medición? ¿Cómo lo definió? ¿Cuánto se ha mejorado el proceso después del cambio? ¿Cómo mantiene los cambios?, entre otras.

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En conclusión, Six sigma es una metodología donde se realiza un proceso de mejora, sistemático, científico y basado en hechos. Este proceso cerrado elimina pasos improductivos, se enfoca en mediciones nuevas y aplica tecnologías de mejoramiento.

Para poder lograr con éxito la implementación de esta metodología será importante que entender que el uso de planillas de excel, word, listas interminables de e-mails, eternos chat de Whatsapp son soportes ineficientes e insuficientes. Por lo tanto la mejor manera de llevar a cabo el uso de esta metodología

metodología será importante que se implemente un software que nos permita la gestión de procesos y el seguimiento a los resultados de los mismos en tiempo real.