¿Cuáles son las principales limitaciones de RPA?

La gestión por procesos es un modelo que permite a las empresas optimizar la eficiencia de sus procesos de negocios. La tecnología RPA en poco tiempo se ha convertido en una solución de automatización de procesos bastante efectiva para agilizar diversas tareas. Es una tecnología emergente que se utiliza generalmente para realizar operaciones rutinarias a través de la interfaz gráfica de usuario GUI, de una forma similar a como lo haría un ser humano. 

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A pesar de lo beneficioso como herramienta que puede llegar a ser un RPA, no es lo suficientemente intuitivo y completo como para automatizar todos los procesos que las empresas requieren, y generalmente cuando contratan un software terminan buscando al tiempo otro para complementar las deficiencias y limitaciones de RPA en un intento por compensar las quejas de los colaboradores de las tareas manuales que aún siguen realizando en otras áreas fuera de la contable. 

Básicamente, las herramientas RPA sirven para automatizar las tareas de software repetitivas que solían encargarse las personas, ya sean trabajos simples como llenar formularios y facturaciones, o tareas más complejas como atención al cliente y resolución de problemas. Sin embargo, hay muchas más acciones para las cuales un RPA no es una solución efectiva. En este artículo, te contamos cuáles son esas limitaciones de RPA.

Principales limitaciones de RPA

Las limitaciones de los sistemas RPA actuales hacen que cumplir con estas expectativas sea un desafío, particularmente para las empresas con entornos expansivos que están sujetos a regulaciones estrictas.

1. Altos costos de implementación.

Implementar un sistema RPA suele presentarse como una tarea compleja metódica en donde es necesario dedicar tiempo y dinero. A causa de esto, son muchas las empresas que no cuentan con el dinero suficiente ni el tiempo requerido de implementación, por lo que no pueden incorporar esta herramienta. 

Para optimizar el lanzamiento de una solución RPA, existen distintas herramientas como las matrices de priorización, las cuales permiten medir el impacto, estimar el tiempo necesario para su implementación y los recursos a invertir para su desarrollo.

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2. Desplazamiento de la fuerza laboral.

Una de las principales críticas realizadas a los sistemas de RPA es el desplazamiento de su fuerza laboral que trae aparejada su implementación. Muchas veces, cuando se incorpora un sistema de RPA, habrá diversas tareas manuales y repetitivas que podrá realizar de una manera más rápida y menos propensa al error humano, por lo que algunos puestos que requerían personal mayoritariamente de trabajo manual se podrían ver perjudicados por la automatización de un RPA.

No obstante, esto no necesariamente tiene que reducir los puestos de trabajo ya existentes, sino que más bien se debe tomar como un llamado de atención para brindar capacitación permanente al personal en la utilización de estas nuevas tecnologías, a fin de que sus funciones dentro de una empresa, en lugar de reemplazarse, se reinventen y adapten a los nuevos tiempos y requerimientos.

3. Protección de datos insuficiente y cuestiones de gobernanza.

El entusiasmo por la tecnología RPA puede verse empañada por las preocupaciones sobre la seguridad y la gobernanza de datos de las empresas que pueden perder mucho, especialmente aquellas que están sujetas a una regulación estricta. Algunos problemas particulares de seguridad y gobernanza que deben resolverse incluyen:

• Forma de administrar, almacenar y usar los robots, las contraseñas u otras credenciales de inicio de sesión. Aunque esto puede resultar en cargos de licencia adicionales, muchos proveedores de RPA se integran con herramientas de almacenamiento de contraseñas de terceros.
• Acceso fácil de otros departamentos a la bóveda de contraseñas. Si es así, ¿cómo evitar que otras áreas o terceros accedan a las contraseñas que podrían proteger datos importantes, por ejemplo, datos financieros?
• Comprobar si existe un mecanismo para realizar un seguimiento de las transacciones sospechosas o evitar la pérdida de datos, como cuando los datos se envían a una dirección IP extraña o un tamaño de archivo increíblemente grande.

La mayoría de los proveedores de RPA abordan algunos de estos problemas, pero las empresas requieren soluciones integrales para todos ellos si quieren evitar que los equipos de seguridad y gobernanza tengan problemas de seguridad de datos y terminen declinando las iniciativas de RPA.

4. Automatización parcial de procesos.

El RPA en uso hoy en día no reemplaza completamente el trabajo humano. La causa principal de esto es que un RPA solo puede automatizar partes de las tareas que se hacen evidentes a través de una interfaz de usuario, no procesos complejos completos. Si bien el RPA puede ser útil para sustituir el trabajo manual en actividades repetidas con insumos predecibles, los procedimientos de finalización con frecuencia requieren la interacción con API u otras fuentes de insumos.

Por este motivo, un RPA debe integrarse en plataformas BPM más grandes, que ofrecen una perspectiva más amplia de los procesos y métodos más extensos de integración con una variedad de aplicaciones, para superar esta restricción. La integración óptima de RPA con las tecnologías BPM reducirá la cantidad de interfaces de usuario que los miembros del personal deben aprender y mantener, lo que ofrecerá la ruta más rápida y económica hacia la automatización.

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A medida que más empresas experimentan las limitaciones de RPA, buscan una solución más sólida, transformadora e integradora que pueda aprovechar las fortalezas de RPA y abordar sus debilidades.

Las organizaciones no deben abandonar las funciones comerciales centrales que no generan un ROI adecuado de RPA y, en su lugar, centrarse en tareas que pueden afectar la transformación digital de toda la empresa. La selección de tecnologías de próxima generación que puedan administrar formularios y documentación menos que perfectos y descartar menos excepciones maximizará la inversión de una organización.