Principales beneficios de la automatización en el sector educativo

Es innegable que la automatización ha ganado terreno en la vida de las personas de manera evidente facilitando muchas de las tareas manuales y repetitivas que tanto tedio generan. En la industria de la educación no es la excepción, ya que a pesar de que es quizá uno de los sectores en donde más se ha resistido la automatización, hoy en día parece estar en condiciones para dar el paso de manera definitiva. Pero ya los primeros atisbos de aplicar la tecnología en el sector educativo para mejorar el trabajo diario se han puesto de manifiesto.

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Existe la creencia de que el avance de la automatización indefectiblemente va a terminar con la mano de obra humana, cuando en realidad hay mucho desconocimiento acerca de las funcionalidades y sus alcances reales de cada herramienta de automatización para mejorar en gran medida la manera de trabajar de las personas.

Ante un crecimiento acelerado de la tecnología, es lógico que el primer pensamiento sea que tarde o temprano las soluciones automatizadas serán tan complejas y efectivas como una acción humana, pero esto es falso, puesto que, a menos que la tecnología se genere espontáneamente, siempre dependerá de un humano, ya sea creando la herramienta o activando el inicio de una secuencia de automatización. Para arrojar un poco de luz al asunto de la automatización, en este artículo indagamos en qué beneficios aporta la automatización en el sector educativo.

Principales beneficios de la automatización en la industria de la educación

La automatización en el contexto de la educación se refiere al uso de tecnología de software para reducir la necesidad de mano de obra humana en tareas específicas que históricamente se realizaban manualmente. Esto se puede lograr a través de varios medios, en primer lugar, asumiendo el peso de organizar, conducir y analizar clases con software. 

Existe una necesidad inminente de que todos los sectores adopten la automatización y evolucionen con la tecnología de los tiempos actuales. Y ese momento se ha presentado ahora para el sector de la educación. Veamos cuáles son las ventajas de la automatización en el sector educativo.

Gestión optimizada mediante automatización.

El mayor beneficio de incorporar la automatización en escuelas, universidades y educación es la facilidad de administración de las distintas actividades académicas que brinda. Sin embargo, debe establecerse una distinción entre la gestión de la escuela y la gestión del aula, ya que ambas están habilitadas por el proceso de automatización.

1. Administración escolar.

Cuando se trata de la administración de las escuelas, el proceso de automatización puede ayudar mucho al hacer que toda la ejecución sea en línea y digital. Un ejemplo de esto es la gestión de tarifas. Tradicionalmente, la gestión de tarifas implicaba el seguimiento de quién ha pagado una tarifa escolar mensual, quién no, cuánto ha pagado cada individuo, y constantemente se actualizaba manualmente en un libro mayor, fuera de línea o en línea. 

Sin embargo, con el uso de un sistema de gestión de tarifas, todo el proceso de la gestión de tarifas puede automatizarse, lo que permite que la mayoría del trabajo manual relacionado con el cobro de tarifas y la reparación de quejas relacionadas prácticamente desaparezca de la administración escolar.

2. Gestión de asistencia.

El aula es el espacio en donde el maestro no solo imparte una lección, sino que busca que su labor se torne lo más ágil y eficiente posible, a fin de que sus alumnos reciban un valor diferencial de la enseñanza. Uno de los mayores problemas a los que se enfrentan los profesores cuando se trata de su clase es la gestión del tiempo en clase. Esto se debe principalmente a que hay deberes administrativos que los maestros tienen que realizar además de las obligaciones de enseñar, asesorar a los estudiantes y mantener el orden en la clase.  

Uno de los más importantes es mantener la asistencia a través del pase de lista. Esto ocupa una parte importante del tiempo que los profesores tienen en clase. Sin embargo, este proceso se hace más fácil con las herramientas de participación en el aula o gestión del aula, como un sistema de gestión de asistencia para realizar un seguimiento del patrón de asistencia de cada estudiante individualmente, a fin de obtener mayor visibilidad del número de alumnos que asisten cada día de manera más eficiente.

Con la ayuda de la automatización en forma de un sistema de gestión de asistencia, este proceso se vuelve automático y continuo, eliminando por completo la necesidad de pasar lista.

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3. Gestión bibliotecaria.

Esta es una de las principales ventajas de la automatización en el sector educativo que puede verse como análoga al proceso industrial en el sentido de que la eficiencia de todo el sistema se vuelve más fácil. En este aspecto, pensemos en la gestión de la biblioteca: entran libros nuevos, se descartan libros viejos, catalogación, surtido, etiquetado. Todos estos procesos requieren mucha mano de obra y alta concentración. 

Cualquier error que pueda suceder durante el proceso daría lugar a libros no contabilizados, lo que puede provocar una pérdida para la biblioteca y otros estudiantes de la escuela. Con una adecuada gestión bibliotecaria en la institución, la eficiencia de todos estos procesos se puede mejorar en gran medida. La organización es sumamente importante en una biblioteca, y un sistema automatizado que sigue un algoritmo en la mayoría de los casos supera las habilidades de gestión humana cuando se trata de grandes cantidades de datos.

4. Reduce la cantidad de mano de obra necesaria.

Debido a la gran cantidad de trabajo que facilita la automatización, las tareas manuales involucradas se reducen significativamente. Por ejemplo, el complicado proceso de gestión de admisión. Al comienzo del año escolar, muchos estudiantes solicitan admisión en la escuela, colegio o universidad de su elección. 

Cuanto mayor sea la popularidad de la institución educativa, mayor será el número de solicitudes. El proceso de seleccionar a los estudiantes adecuados sobre la base de sus talentos es en sí mismo una tarea ardua y desgastante, especialmente cuando la fuerza es grande, pero lo que es aún más agotador es el papeleo que hay detrás. La reparación de quejas es otro departamento que puede verse abrumado en el proceso. 

Sin embargo, con un sistema de gestión de admisión adecuado todas las operaciones mencionadas anteriormente se vuelven múltiples y simplificadas. Todos los procesos están automatizados, desde el mantenimiento de registros hasta la gestión del proceso de seguimiento, lo que reduce sustancialmente la cantidad de personas necesarias para cada tarea. De igual manera, un software de gestión de procesos empresariales (BPM) puede ayudar a automatizar el proceso de inscripción.

Los registros centralizados permiten al personal de inscripción de estudiantes acceder a los datos desde cualquier lugar y poder notificar rápidamente las decisiones de solicitud a los aspirantes.

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Redondeando, los beneficios de la automatización en el sector educativo se orientan a la implementación de sistemas de gestión de procesos administrativos y contables que suelen involucrar papeleo y mucha carga de trabajo manual. 

Asimismo, la automatización puede utilizarse en procesos dentro de la misma aula, como la toma de asistencia, pero también en el mismo dictado de clases, con el uso de computadoras portátiles y tablets, en donde los alumnos pueden seguir la clase accediendo directamente a los contenidos que expone el docente sin perderse nada. Incluso, pueden grabar las clases, tomar fotografías, capturas de pantalla, etc., para complementar la exposición del tema. Son cada vez más ilimitadas las posibilidades con la tecnología al servicio de las personas.