Consecuencias de no contar con un proceso de comunicación

En la gestión por procesos, la comunicación empresarial es sumamente importante para el correcto funcionamiento de una organización, porque permite que todas las personas que la integran puedan estar en sintonía y apuntando hacia la misma dirección. Una comunicación deficiente puede devenir de la falta de interacción entre los colaboradores, pero también puede deberse a la ausencia de un proceso de comunicación formal donde todos puedan expresar sus inquietudes, problemas y aportar nuevas ideas de mejora.

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La mayoría de las empresas no tienen formalizado su proceso de comunicación porque suponen erróneamente que tener una herramienta de comunicación y agendar reuniones de vez en cuando es suficiente. Sin embargo, con esta interacción no alcanza, en especial si los equipos trabajan en remoto. Muchas veces, estas mismas empresas confían la comunicación interna a aplicaciones de mensajería instantánea como WhatsApp, que se vincula más con el uso personal e informal que con los asuntos corporativos. 

Esto no significa que WhatsApp sea un canal inadecuado y que no cumpla su cometido de comunicar, más ahora que la plataforma está implementando actualizaciones para crear comunidades, sino que no debe considerarse de manera aislada fuera de un proceso que permita a los colaboradores sacarle el máximo provecho. En este artículo, qué consecuencias podría tener tu empresa si no cuenta con un proceso de comunicación formalizado.

Principales consecuencias de no tener un proceso de comunicación formalizado

A veces, la frontera entre la comunicación formal y la informal es tan delgada que las empresas deciden reducirla a una sola forma de interacción. Algunas organizaciones suponen que pueden ser más escalables si depositan toda su confianza en la comunicación formal dejando de lado la informal, cuando en realidad también es importante para establecer vínculos entre las personas y fortalecer el sentido de pertenencia. 

Por este motivo, la comunicación debe ser una sola y estar integrada en un proceso donde los colaboradores puedan manifestarse sobre algún aspecto o tema particular. Sin embargo, sin un proceso de comunicación, tu empresa puede sufrir las consecuencias que enumeramos a continuación.

1. Aparición de silos de información.

Cuando no hay un proceso de comunicación, es muy probable que aparezcan silos de información entre áreas, lo que significa que habrá datos que serán exclusivamente retenidos por un área, el resto desconoce, y viceversa. Esta situación, a la vez, impedirá la alineación departamental y de toda la organización, ocasionando que no se pueda avanzar en los macroprocesos, y que, al momento de requerir información de una de las áreas, esta sea suministrada en cuentagotas y en un clima de cierta desconfianza. 

Esto generalmente sucede cuando la empresa utiliza varios canales de comunicación, en lugar de uno solo de uso corporativo, lo que deviene en que la información se pierda entre canal y canal, al cortarse la continuidad de la interacción. Además, la presencia de silos en las empresas puede motivar la conspiración o las acciones de carácter ilegal. Mientras mayor seguimiento se tenga de la información que circula dentro de la empresa, menos riesgos se correrán de daños colaterales.

2. Desmotivación y reducción de la productividad.

Si a los colaboradores no se les informa debidamente sobre lo que sucede dentro de la empresa y además están convencidos de que sus opiniones e ideas no son tenidas en cuenta, perderán todo el interés en el trabajo que realizan, por lo que bajará su productividad, al suponer que su trabajo no es valorado por sus líderes. La desmotivación es el primer indicio de una renuncia silenciosa. No detectada a tiempo, puede conducir indefectiblemente a la renuncia explícita. Y todo por prescindir de un proceso de comunicación.

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3. Difusión de rumores y desconfianza.

Cuando en una empresa existen comportamientos incomprensibles debido a la falta de un proceso de comunicación, pueden generarse malos entendidos, surgir rumores y alimentar la desconfianza de las personas. Si todos los colaboradores no manejan los mismos códigos de comunicación, cada uno realizará su propia reinterpretación de la información. Incluso, los rumores más inofensivos pueden propiciar la reducción de la productividad y la falta de interés en los trabajadores. 

Los gerentes o líderes deben reconocer las primeras señales de que algo no está andando bien en el entorno de su equipo y tomar acciones inmediatas para frenar cualquier rumor. Con un proceso de comunicación este riesgo se reduce bastante, porque hay menos probabilidades de que el sentido de un mensaje se distorsione y llegue a provocar rumores o habladurías.

4. Dificultad en la toma de decisiones.

Si los colaboradores no cuentan con un proceso de comunicación que les facilite la interacción con otros compañeros o sus propios líderes, estos no podrán obtener información visible en tiempo real de las tareas que están realizando, porque de ello dependerá la toma de decisiones y actuaciones acertadas. Para tener un mejor control sobre los procesos de los colaboradores, tiene que existir un proceso de comunicación adecuado que no deje lugar a dudas ni ambigüedades.

5. Roles y responsabilidades poco claras.

Sin proceso de comunicación formalizado, los roles y responsabilidades no estarán bien definidos, por lo que cualquier consigna o instrucción que los líderes deleguen a su equipo podría ser fácilmente malinterpretada, dando lugar a retrasos en la entrega de tareas y posibles fricciones entre el equipo y su líder. Una comunicación adecuada con el equipo evitará que los colaboradores ignoren sus propias responsabilidades y no cumplan con los objetivos asignados.

6. Retrabajo.

Finalmente, la falta de un proceso de comunicación puede aumentar el riesgo de retrabajo tanto del equipo como de los líderes. Cuando las consignas no están claras debido a una mala comunicación, muchas veces los colaboradores se terminan complicando la existencia en una tarea que podría haberse resuelto pronto y de manera más sencilla, si hubiesen tenido las instrucciones correctas y el seguimiento adecuado para anticiparse a los errores antes de concluir la tarea y tener que rehacer todo el trabajo.

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En conclusión, tener un proceso de comunicación formalizado en tu empresa te permitirá agregar valor a la información que circula dentro de la organización y que esta sea decodificada de la manera correcta por todos los miembros. Para esto, es fundamental incorporar canales de comunicación corporativa que todas las personas puedan utilizar con facilidad para mejorar la interacción alineando procesos y áreas, en pos del cumplimiento de los objetivos estratégicos.